John Mancini, presidente da AIIM - Association for Information and Image Management  fala nesta entrevista exclusiva sobre o Mercado de ECM no mundo e as perspectivas para o ano que se inicia.

[private] Document Management: O senhor poderia fazer uma breve análise do estado atual do mercado global de ECM?
John Mancini: Por muitos anos, as organizações têm sobrevivido sem uma estratégia de gestão da informação. Eles costumam dizer coisas como: “Sim, precisamos de uma estratégia para a gestão dos ativos financeiros da organização, por isso vamos investir em um sistema de contabilidade”. Ou, “sim, precisamos de uma estratégia para a gestão dos ativos físicos e seus dados associados, por isso vamos pôr em prática um sistema de ERP”,e ainda, “sim, nossos recursos humanos são importantes, então vamos gastar dinheiro com um sistema de RH.”

Mas e quanto a uma estratégia de gestão da informação? Muitas vezes essa questão não é resolvida. No entanto, a grande quantidade de informação que está assolando nossas organizações são frutos de uma criação rápida e de um conjunto de circunstâncias, diante das quais não vamos mais ser capazes de sobreviver sem uma estratégia. É imperativo e estratégico gerenciar informações de forma eficaz ou muito em breve este quadro se tornará irreversível - com consequências devastadoras para quem pensa o contrário.

DM: Quais são os principais desafios e benefícios da Enterprise Content Management, neste momento em que a crise financeira não é mais o foco principal para a economia de muitas empresas ao redor do mundo?

J.M.: A boa notícia é que há uma grande quantidade de opções de conteúdo e documentos lá fora. A má notícia é que há uma grande quantidade de opções de conteúdo e documentos lá fora.

O “elefante está sala”, em uma série de discussões sobre ECM e principalmente sobre Sharepoint. Desde o seu lançamento, o Sharepoint 2007 demonstrou um crescimento fenomenal. Pesquisas recentes da AIIM têm indicado taxas de adoção de mais de 65% em várias regiões geográficas e setores diferentes, e o Microsoft Sharepoint tem se posicionamento como o sistema de “Informações Operacionais” para as organizações. Parece que todas as organizações que já usam produtos Microsoft ao longo dos próximos anos, vão  implementar o Sharepoint, e a própria Microsoft já começou a criar uma cultura em torno do Sharepoint 2010.

Em muitos aspectos, “Sharepoint” tornou-se um pouco um substantivo no espaço do ECM (como Bombril para esponjas de lavar louça ou Xerox para cópia), representando para muitos usuários finais, um conjunto de funcionalidades, que começa como um substituto para unidades compartilhadas para documentos do Office até uma plataforma de colaboração e se estende para outras áreas mais complexas como os spreads da plataforma. Até os concorrentes para o Sharepoint, no aspecto da colaboração, cada vez mais tendem a utilizar o Sharepoint como ponto de referência, essencialmente, dizendo: “Nós podemos fazer como no Sharepoint “Y” coisas, mas em uma infraestrutura diferente”. Alguns dos players mais tradicionais em ECM estão focados no conteúdo transacional e na missão crítica dos processos relacionados com este conteúdo e têm demonstrado uma tendência de enfocar seus diferenciais naquilo que Sharepoint não proporciona.

DM: Como a AIIM olha para o mercado latino-americano neste momento?
J.M.: Estamos muito otimistas sobre as tendências no mercado latino-americano. As condições econômicas têm forçado as organizações a serem muito mais criativas na condução de seus gastos e melhoria da produtividade. A chave para essas melhorias está no conteúdo e nas tecnologias de gestão documental. Essas tecnologias são fundamentais para a melhoria dos processos.

DM: O senhor sente algum tipo de evolução ou maturidade no mercado latino-americano para a utilização de ferramentas de ECM?
J.M.: Em todo o mundo existe uma evolução e uma maturidade quanto ao uso do conteúdo e quanto às ferramentas de gestão de documentos. Dez anos atrás, essas ferramentas só eram encontradas dentro de grandes organizações em áreas isoladas, e eram utilizadas por apenas 5% dos colaboradores. Agora, a tendência é que essas tecnologias sejam empregadas por todos os trabalhadores em uma organização. Claro, isso significa que muitos colaboradores nem percebam que estão usando ferramentas de “gestão de documentos.” Eles só veem essas tecnologias como parte de fazer o seu trabalho. O que significa que a gestão de documentos deve tornar-se muito mais simples de implantar e utilizar.

DM: Se o senhor pudesse fazer uma análise sobre as principais tecnologias que as empresas devem ter foco durante os próximos anos, quais seriam?
J.M.: A gestão intensiva de documentos é para a maioria das organizações o melhor lugar para procurar por melhorias para se obter e maior eficiência. Muitas organizações pensam nos processos sem notar os documentos que os envolvem. As organizações precisam pensar em dois tipos de processos e compreender como sua estratégia de informação facilita ou frustra essas políticas. O primeiro tipo de processo é aquele específico para a indústria em particular. Muitas empresas, primeiro se testam no gerenciamento de documentos e conteúdo, automatizando esses tipos de processos. Muitas organizações sobreviveram à primeira onda da revolução da informação, reunindo uma “colcha de retalhos” de tecnologias e sistemas manuais. Como resultado:

• O custo é de 20 dólares por um arquivo de documento, 120 dólares para encontrar um documento enviado por engano, e 220 dólares para reproduzir um documento perdido.

• 7,5% de todos os documentos  se perdem e os demais 3% do restante estão desorganizados.

• Um documento é fotocopiado, em média, dezenove vezes.

• Profissionais chegam a gastar de 5% a15% do seu tempo na leitura de informações, mas  perdem até 50% do seu tempo procurando as informações corretas.

A viabilidade desta estratégia manual de uma “colcha de retalhos” tecnológica será cada vez mais utilizada em razão do volume crescente de informações que deve ser administrado. Estamos rapidamente nos aproximando do ponto em que só a tecnologia poderá automatizar a ingestão suplementar de informação e só sua digestão poderá resolver o problema. Muito em breve, as organizações que dependem de cada funcionário para suavizar as lacunas e os espaços em branco na sua estratégia de gerenciamento de informações estarão em clara desvantagem.

O princípio-chave para as organizações agora é começar o treinamento e capacitação de seus profissionais para maior compreensão dessas tecnologias e como elas podem ser usadas para melhorar o desempenho da companhia. O melhor lugar para começar com essa formação é com a AIIM - www. aiim.org/training e no Brasil em português www.certificacaoaiim.com.br. [/private]