O setor jurídico da Souza Cruz, empresa do mercado nacional de cigarros, enfrentava grandes problemas em relação à gestão interna de sua documentação. Os principais eram o armazenamento desordenado de arquivos eletrônicos em rede compartilhada, o que dificultava a busca e localização de tais arquivos, e, a necessidade de espaço e local para a guarda dos documentos no arquivo físico da empresa.
Assim, tendo em vista a rigidez regulatória existente no setor, inclusive com auditorias anuais pela holding, era de suma importância a implementação de uma solução que resolvesse esses problemas pertinentes à documentação.
Nesse sentido, a Souza Cruz iniciou um processo de análise das empresas que prestam o serviço de GED no mercado nacional, tendo sido a Destaque Gestão Documental, junto com o software McFile, escolhidos, por conta da expertise de ambas no mercado jurídico e a flexibilidade delas para as customizações solicitadas pelo cliente.
Logo no início do trabalho, foram realizadas diversas reuniões no sentido de alinhar as expectativas da Souza Cruz e, dessa maneira, encontrar o melhor modelo para a empresa, o que propiciou um ambiente de muita integração entre os advogados da Souza Cruz e os técnicos da Destaque e da McFile
“A solução apresentada (McFile) atendeu às expectativas por ter um layout bastante friendly, ser fácil de usar e possibilitar a divisão do conhecimento por todas as áreas do Jurídico. As melhorias foram a diminuição do custo com a locação do espaço físico destinado ao arquivo, bem como a diminuição do tempo gasto com a busca de documentos”, enfatizou a advogada Mariana Otero.
O projeto levou um ano para ser integralmente finalizado, e, após sucessivas migrações, atende a 75 usuários e armazena cerca de 185 mil arquivos, tendo uma média de 200 arquivos inseridos por dia.
Além disso, uma política de retenção de documentos corporativa, com base em uma tabela de temporalidade foi implementada, o que permite que arquivos fora do prazo de retenção sejam anualmente excluídos.
