Capture e o admirável mundo digital

O mundo corporativo tem passado por grandes transformações. E a utilização intensiva da tecnologia da informação tem viabilizado uma série de melhorias nas rotinas de trabalho que seriam inviáveis sem este suporte tecnológico. 

[private] Na vida pessoal, também temos experimentado o avanço da tecnologia. Pagamos nossas contas sem irmos aos bancos, nos comunicamos virtualmente com voz, texto e imagens de e para qualquer lugar do planeta com qualidade e custos baixos, compramos em lojas virtuais, notícias correm o mundo em questão de segundos e assim caminha a humanidade rumo ao mundo digital.

Quando se trata de documentos em papel, o escritório sem papel ainda é um sonho. O temor de perder documentos, o tempo longo de espera até localizar e receber um prontuário, um processo, um contrato, enfim qualquer documento, parece não ter fim.

A pergunta que fica é: dado todo esse avanço tecnológico, qual seria a alternativa para tratar deste assunto?

A resposta a essa pergunta tem sido o tema principal desta coluna: Capture, Document Imaging, Digitalização de Documentos e todas as tecnologias correlatas.

Com essa tecnologia, o documento em papel deixa de circular na empresa, toda consulta é feita na imagem digitalizada do documento que, por sua vez, pode ser armazenada em servidores na internet. Da mesma forma com que compartilhamos nossas fotos, vídeos e música, podemos compartilhar nossos documentos.

Com a digitalização de documentos, podemos converter em imagens centenas de milhares de documentos em papel por dia, a um custo muito próximo ao de uma cópia em papel. Essa solução tem sido adotada em todos os segmentos em que documentos em papel são um desafio a ser enfrentado.

Evidentemente, para que a solução seja implantada com sucesso, alguns cuidados devem ser tomados – desde a elaboração de um projeto adequado, mapeamento e melhoria de processos de negócio, metodologias adequadas e, logicamente, a escolha de uma empresa que possa dar todo o suporte para o sucesso do projeto.

Neste ponto, um fato que tem chamado atenção é a inclusão das empresas de Outsourcing de Impressão no fornecimento de solução e serviços voltados à digitalização distribuída de documentos.

Para essas empresas, as oportunidades são imensas, uma vez que a tecnologia de impressão digital está em constante evolução e contempla produtos que interagem com soluções de Gerenciamento de Documentos e Conteúdos.

É evidente a necessidade de integrar o mundo da impressão a soluções do ECM, uma vez que os documentos são gerados com softwares de autoria como Word, Excel, CAD, formulários eletrônicos etc. e, depois de finalizados, são impressos para dar prosseguimento ao processo do qual fazem parte.

Esses documentos impressos, em algum ponto do processo ou ao final deste, serão digitalizados para poderem ser acessados e distribuídos de forma eletrônica, para novamente serem, ocasionalmente em alguns casos, impressos para distribuição/consulta/leitura.

Em outras palavras, as impressões de documentos podem ser consideradas como entrada e saída de sistemas de ECM e a forma e o conteúdo da impressão afetam diretamente os processos de digitalização.

Como exemplo, documentos e formulários impressos em larga escala poderiam conter alguma identificação na forma de código de barras que serviriam de pré-índice. Quando da sua digitalização, a identificação e separação destes formulários seriam feitas de forma automática e precisa, diminuindo custos e aumentando a produtividade.

Atualmente, a utilização de formulários para coleta de dados já contemplam esse tipo de procedimento e são essenciais para o sucesso da implementação dessa nova abordagem.

Não por acaso, o “AIIM info360”, maior congresso e exposição de ECM do mundo, ocorre no mesmo espaço e em conjunto com o congresso e exposição de impressão digital “On Demand”. Não por acaso, empresas brasileiras como a CNC Solutions têm mostrado produtos e serviços nesse evento, onde é comum fabricantes e fornecedores apresentarem soluções de impressão integradas com soluções de ECM - digitalização distribuída.

Este cenário nos remete a enfatizar a importância da elaboração de projetos de soluções de digitalização distribuída por profissionais e empresas preparadas e que tenham visão de todo o escopo de uma solução de ECM. Isso evitaria desvios de projeto e custos adicionais na adequação destes desvios e, principalmente, atenderia a todas as demandas de Gestão de Informação e Processos das empresas. [/private]

 

* Texto escrito por Wilton Tamane, administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos.

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