A transposição de procedimentos, processos e documentos acadêmicos para o meio digital é um entendimento antigo da CONSAE (Consultoria em Assuntos Educacionais). Esta técnica é foco de estudos e trabalhos realizados pelo escritório há quase 20 anos para mais de 100 Instituições de Ensino Superior (IES) em todas as regiões do país.

As normas publicadas em dezembro de 2017 reafirmam um direcionamento sinalizado em 1990 quando o Ministério da Educação (MEC) publicou a Portaria nº 255. No documento, em seu artigo sétimo, possibilita a guarda dos documentos acadêmicos por meio de três plataformas: o papel, o microfilme e o sistema computadorizado. Foi a primeira vez que o MEC deu um indicativo de que caminharia para a virtualização do acervo acadêmico que, naquela época, já apresentava números gigantescos e se apresentava como um desafio para todas as IES (Instituições de Ensino Superior) do país.  

Posteriormente, em 2007, a Portaria Normativa nº 40 instituiu o e-MEC, uma base de dados que faz uso de certificação digital para validar juridicamente os documentos e atos praticados em meio digital. Foi aí que a certificação digital se expandiu e sua utilização ultrapassou os setores tributários e contábeis das IES de todo o país passando a contribuir na gestão de documentos e processos de alunos do ensino superior.

Já em 2013 vieram as Portarias nº 1.224 e 1.261 mostrando que o MEC não havia esquecido o assunto e que as IES deveriam continuar sua caminhada no sentido de manutenção de seus acervos de forma a adequá-los às novas tecnologias disponíveis. Os volumes apresentados pelas Instituições de Ensino Superior em 2013 eram impensáveis em 1990, por mais otimista que fosse a previsão de crescimento do setor.

Diante deste cenário de quase três décadas de apontamentos realizados pelo Ministério da Educação, não houve surpresa para o CONSAE. Com isso, o artigo 21, inciso VIII, do Decreto nº 9.235, de dezembro de 2017, incluiu ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) a obrigatoriedade de um projeto de acervo digital.

Ainda em 2017, por meio do artigo 42 da Portaria Normativa nº 22, estabeleceu-se um prazo de 24 meses para que todos os acervos acadêmicos das IES fossem transportados para o meio digital com o uso de tecnologias que garantam a integridade, a autenticidade, a confiabilidade e a duração da informação em meio digital.

Em abril de 2018, tivemos com a publicação da Portaria nº 315 que revoga a Portaria Normativa nº 22, mas reafirma as obrigações e prazos estabelecidos para o projeto de acervo acadêmico digital. O prazo agora, passa a ser abril de 2020.

Se pensarmos apenas nos próximos 24 meses temos a sensação que será um período de muito trabalho para as IES, mas com um bom projeto, boas ferramentas, bom treinamento das pessoas envolvidas, é uma tarefa perfeitamente viável, desde que as Instituições de Ensino se movimentem de forma rápida no atendimento das referidas normas.

No final, é importante se adequar e estar de olho nas mudanças que visam a implantação de uma Secretaria Acadêmica Digital (SeAD) nas IES de todo o país.

 

Tiago Muriel

Diretor de Negócios da CONSAE