Gestão eletrônica de documentos, retenção de impressão e reembolso automático de despesas são algumas das soluções tecnológicas que estão sendo implementadas
A Reis Office, empresa especializada em soluções de impressão e digitalização, está inovando na oferta de serviços digitais com foco em aumento de eficiência, redução de custo e geração de valor agregado. O objetivo é otimizar ainda mais os procedimentos, reduzir o custo das operações e eliminar perdas nos processos que envolvem impressões e cópias.
Um dos maiores custos das empresas que optam por esse tipo de serviço é o papel. Por isso, é importante que o uso da tecnologia otimize, ao máximo, a precisão de uma impressão para que folhas não sejam perdidas. Além disso, outras inovações podem ser adotadas para que se evite o desperdício de papel e seu consequente aumento de custo para as empresas. As inovações da Reis Office seguem justamente nessa linha.
Retenção de impressão
Conhecido como Follow-me, por meio de um software, todas as impressões realizadas pelos funcionários são encaminhadas para um servidor de impressão, sendo liberadas apenas quando os mesmos se identificam com usuário e senha, ou pela nova tecnologia RFiD – Identificação por radiofrequência.
Desta forma, acabam-se as pilhas de impressões sem dono, reduzindo o número de páginas desperdiçadas e o tempo gasto pela área de TI para localizar quem imprimiu os documentos. Outro benefício é a possibilidade de imprimir em qualquer impressora disponível, seja em outros andares, ou até mesmo em outra filial, evitando perda de tempo com locomoção até um local específico.
De acordo com Rodrigo Reis, diretor comercial e sócio da Reis Office, a importância de cortar esses gargalos no processo de impressão por parte das empresas é fundamental. "Hoje em dia, as empresas são medidas por sua organização e pela quantidade de papel que geram. Quanto menos papel, menos burocracia, menos gargalos em processos, sem contar o fator sustentabilidade", afirma.
Digitalização de arquivos
Uma das inovações da Reis Office é o Arquivo Digital que funciona como um sistema simples de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Não se trata apenas de digitalizar arquivos, mas também criar fluxos de trabalho personalizados, que facilitem a rotina organizacional, gerando economia de tempo com a busca de arquivos físicos e agilizando os processos gerais dos departamentos das empresas.
Um dos grandes diferenciais desta solução é o sistema de digitalização, que separam as informações mais importantes dos documentos e as indexam em sistema de busca. Ou seja, é possível pesquisar não apenas pelo nome do arquivo, como também pelas informações contidas no documento. Além disso, arquivos que não precisam ser arquivados fisicamente poderão ser descartados de maneira correta, evitando o acumulo de material na empresa de maneira sustentável.
"Esta solução de outsourcing de impressão vem com o propósito de trazer mais praticidade no dia-a-dia da companhia, além de rapidez e precisão na localização de documentos", afirma Rodrigo Reis. O Arquivo Digital pode ser utilizado por empresas de pequeno, médio e grande porte entre elas Hospitais, Transportes, RH e Advocacia.
Redução de custo e desperdício de papel
Outra solução é o Reembolso de Despesas. Com essa inovação é possível reduzir a possibilidade de que recibos de despesas se percam ou extraviem, economizando papel e tempo, uma vez que os recibos são enviados de maneira rápida e fácil para o setor responsável a partir de vários dispositivos, como Impressoras e smartphones.
De acordo com o Diretor comercial da Reis Office, o funcionário da empresa que utiliza o serviço acessa de onde estiver uma única aplicação, disponível em diversas plataformas, inserindo sua identificação e selecionando algumas informações já pré-definidas, como alimentação, por exemplo. Na sequência digitaliza o comprovante e esse já é enviado automaticamente ao setor responsável. Automatizando o processo, evitando a perda de recibos e aumentando a produtividade do setor de Contabilidade e Finanças nesse processo.
Para saber mais das inovações da Reis Office, acesse: www.reisoffice.com.br
