* por Oerton Fernandes
A resposta objetiva e direta à pergunta por que adotar solução de Business Process Management (BPM), feita por muitos executivos, é simples: porque ele é fundamental para o crescimento sustentável das organizações.
No entanto, esse argumento não é suficiente para endossar a decisão dos gestores e nem para convencer os opositores. Mas há outros aspectos da sustentabilidade – ganhos em produtividade, aumento da qualidade, redução de custos operacionais etc. – que sensibiliza até os mais resistentes.
As diferentes visões sobre o que é e no que consiste BPM/Workflow também ajudam a tornar o cenário mais nebuloso. Para alguns, BPM/Workflow é apenas uma ferramenta de tecnologia e, por isso, nem sempre traz os resultados desejados; para outros é o redesenho de processos de forma desconectada da implementação desses mesmos processos. Nesses casos, o conceito utilizado está distante do real, pois BPM/Workflow permite padronizar processos corporativos, com ganhos em produtividade e eficiência. As soluções de BPM/Workflow servem ainda para medir, analisar e aperfeiçoar a gestão do negócio e dos processos do ponto de vista financeiro das empresas.
Gestão do negócio e de processos e aumento de produtividade e de eficiência são comuns a todas as empresas, independentemente dos produtos e dos serviços que ofertam ao mercado. Isso torna o BPM/Workflow um instrumento poderoso para as organizações, pois entre seus objetivos está o acompanhamento sistêmico de como os recursos (físicos, financeiros, humanos, tecnológicos etc.) de uma organização, a partir da definição de prioridades, são alocados e convertidos em ações operacionais na busca das metas organizacionais.
Em outras palavras: o BPM/Workflow permite análise, definição, execução, monitoramento e administração de processos, incluindo o suporte para a interação entre pessoas e aplicações informatizadas diversas. As soluções de BPM/Workflow têm o propósito de otimizar a gestão do negócio e processos. Acima de tudo, possibilita transformar as regras de negócio, que podem ser criadas e informatizadas pelas próprias áreas de gestão, sem interferência das áreas técnicas, e dispensa o conhecimento de programação, padronizando assim processos corporativos em poucos minutos.
Mais do que um sistema, BPM/Workflow é uma metodologia que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização de resultados das organizações por meio da melhoria e/ou reorganização dos processos.
Em resposta aos investimentos praticados, a metodologia simplifica o fluxo de trabalho dos processos considerados gargalos dentro das organizações, garantindo a competitividade no mercado e aumentando a percepção de valor de clientes e fornecedores. Favorece, também, a tomada de decisões mais assertivas, rápidas e seguras com base em informações atualizadas e disponíveis a qualquer momento, permitindo visão panorâmica e controle de todos os processos de trabalho. Possibilita, ainda, alinhar estratégias e objetivos das empresas.
Outro ganho significativo envolve a rastreabilidade dos processos e a possibilidade de identificar melhorias em etapas consideradas críticas, obtendo uma gestão transparente contribuindo na otimização de resultados e na alta performance da empresa. A ele soma-se a facilitação do entendimento do papel e da responsabilidade de cada colaborador dentro da equipe, pois a padronização aumenta a participação e o envolvimento dos profissionais, diminuindo retrabalhos e maximizando a entrega das atividades.
A visibilidade e o controle dos processos que contam com etapas automatizadas, ou seja, executadas por uma solução de BPM/Workflow, muitas vezes sem nenhuma interação de pessoas, são elencados entre os benefícios.
Uma solução de BPM/Workflow de última geração faz uso de ferramentas de controle de acesso capazes de garantir que informações e documentos estejam disponíveis somente às pessoas autorizadas, com suporte à criptografia de dados utilizando SSL (Secure Sockets Layer). Dispõe de interfaces para modelagem e documentação de processos, utilizando, para isso, ferramentas de desenho totalmente web, com elementos baseados em padrão mundial: a notação BPMN. Tal recurso torna possível agilizar o desenho de todo o processo, diminuindo o tempo para adoção de uma gestão mais estratégica e automatizada, favorecendo a criação de ações e a parametrização das funcionalidades em cada etapa do processo, como por exemplo, prazos de execução, denominação de responsáveis, entre outras adequações à produtividade de cada negócio.
Além disso, integra suporte à gestão de documentos (ECM/ GED), permite assinatura digital, aloca atores nominalmente ou baseado em papéis, define atividades do tipo "humanas" e “computacionais", faz a publicação de manuais e/ou procedimentos na internet/intranet, assim como encaminhamento de atividades para outros usuários (ad-hoc), emissão de relatórios para acompanhamento e indicadores de performance em tempo real, integração de sistemas via webservices ou acesso a fonte de dados e com ferramentas de correio eletrônico.
Os benefícios refletem-se também nos clientes, pois a solução interfere diretamente no processo do negócio, ampliando a qualidade percebida da gestão, dos produtos e dos serviços prestados, com melhorias significativas nas vendas e no faturamento das organizações.
Todos esses ganhos vêm paulatinamente sendo percebidos pelos gestores. Mesmo assim, a utilização da metodologia e tecnologia de BPM/workflow ainda é insipiente e deve crescer nos próximos anos de forma sensível, pois garante o foco no negócio e a perpetuação da atividade, com reflexos sobre os resultados econômicos, comerciais e sociais das organizações.
* Oerton Fernandes é diretor comercial e de marketing da SML Brasil.
