Após alguns anos de crescimento no consumo e investimento, grandes expectativas em relação aos eventos esportivos e o legado que deixariam, vivemos, atualmente, uma mistura de decepção e perplexidade.

Ao invés de destacarmos os avanços sociais, somos consumidos pelas notícias de desemprego, corrupção e decadência dos serviços públicos, cada vez mais caros e ineficientes. Além disso, não conseguimos ver um caminho no curto prazo para a retomada do crescimento.

Em paralelo, vivemos uma acelerada evolução das tecnologias móveis e seus aplicativos, da análise de dados e programação cognitiva, do uso das redes sociais e dos serviços em nuvem, além do compartilhamento de serviços e recursos promovidos por essas tecnologias.

Isso empoderou o consumidor, facilitou o acesso à informação e à opinião, trouxe excesso de ofertas, maior concorrência e redução dos preços. Qualidade no atendimento, velocidade de resposta, baixo custo e investimento com rápido retorno passaram a ser imprescindíveis. Apercepção de valor não está mais no ato de possuir, mas sim na experiência do consumo.

As empresas precisam se reorganizar e, principalmente, inovar para se adequarem a essa realidade. Mas como fazer isso diante da baixa capacidade de investimentos e dasincertezas da economia?

Internamente, ainda enfrentam outros desafios com a rigidez da estrutura organizacional, a baixa integração e grande concorrência entre os departamentos, além da ausência da cultura de gestão por processos e de metas compartilhadas.

Todos estão ocupados cuidando da operação. Situações indesejáveis são muitas vezes tratadas superficialmente, a partir dos sintomas e com uma visão departamental.

Uma proposta de valor é buscar a TRANSFORMAÇÃO DOS PROCESSOS através de uma abordagem simples, rápida e colaborativa, que chamamos de PROCESSOS ÁGEIS.

Através da colaboração entre equipes, mudança de abordagem, eliminação de desperdícios, reaproveitamento de recursos e permanente acompanhamento de seu desempenho, esses processos permitirão ganhos na eficácia e eficiência, redução de custos, aumento da satisfação dos clientes e rápida adequação diante da evolução do mercado.

Para sua construção, não são necessários grandes projetos e intermináveis horas de mapeamento, modelagem ou implantação de sistemas. A ideia é não se prender a métodos, metodologias ou tecnologias e usar ao máximo a capacidade e competências internas. Devemos apenas nos basear nos principais princípios da colaboração, dasmetodologiaságeis, da inovação, da qualidade e do desenho de serviço, como LEAN Startup, MVS, SCRUM, Design Sprint, Design Thinking, LEAN, Kanban, Kaizen, PDCA, entre outros.

Empatia: Não adianta mais ter foco no cliente. Precisamos trabalhar com o FOCO DO CLIENTE. Ajude-o a vencer os desafios, que ele te ajudará a vencer os seus.

Colaboração: Reúna pessoas-chave de vários departamentos e desenvolva atividades integradas.  Pensem juntos, compartilhem metas, distribuam o esforço das mudanças. Façam isso regularmente.

Treinamento: Promova treinamento dos conceitos, estimule as pessoas a se desenvolverem, demonstre que a transformação de processos também abre oportunidades para a promoção ou remanejamento de função.

Análise da Causa Raiz:Pare de atuar em função dos sintomas e investir em soluções de contorno. É necessário identificar a causa raiz, entender o problema e compartilhar a busca pela solução.

Redesenho de Processos: Repense seus processos identificando como eles irão atender suas necessidades e de seus clientes diante dos novos desafios e expectativas.

Não foque em headcountou nos contratos dos prestadores de serviço. Se concentre nas atividades essenciais, nas ferramentas e suas integrações, nos papéis que as pessoas devem desempenhar e nas competências necessárias.

Lembre-se que quando muitos desses processos foram criados, não existiam smartphones, scanners portáteis, serviços em nuvem e a Internet ainda não era popularizada. O correio eletrônico era o principal meio de integração e comunicação.

Visão Holística: Procure avaliar os processos de ponta a ponta, entenda como é feita a entrega de valor aos clientes. A responsabilidade precisa ser compartilhada por todos os envolvidos, inclusive as áreas de apoio.

Entregas Rápidas e Constantes: Mude a abordagem, quebre os objetivos, priorize, faça mudanças constantes e demonstre os resultados e benefícios; assim, motivará as pessoas e conseguirá mais engajamento.

Simplicidade e Desperdício: Elimine qualquer atividade que não agregue valor, que não esteja relacionada ao cumprimento do objetivo do processo. Por exemplo: a construção e troca de planilhas auxiliares e excesso de conferências e aprovações, retardam os processos e demonstram fragilidade nos controles.

Elimine o Papel, seja Digital: Formulários, requerimentos e notificações em papel geram custos muito além da impressão, com o seu manuseio e armazenamento.

Automatize: Elimine o trabalho manual não especializado, integre sempre que possível com bases de dados ou outros sistemas. Se necessário, busque ferramentas de workflow (existem opções gratuitas ou de baixo custo).

Reduza o uso de e-mails na execução dos processos, pois não oferecemgarantia de cumprimento de prazos, fica difícil acompanhar com quem estão as tarefas, bem como medir a performance do processo como um todo.

Gestão à Vista: O desempenho precisa ser medido e os resultados precisam ser publicados, por mais que isso incomode os gestores.

Melhoria Contínua: Seguindo os princípios do Kaizen e PDCA, a partir dos resultados, reúna a equipe, colete as oportunidades de melhoria e promova os ajustes.

Mas como começar?

A sugestão é que se identifique as pessoas-chave para participarem da transformação de processose se reserve parte de seu tempo para a construção dessa nova visão comum.

Eleja um facilitador para conduzir as atividades. Divulgue os conceitos, identifique os principais problemas, debata, priorize o que pode trazer maior ganho, desenvolva seu plano de ação, distribua o esforço e compartilhe as responsabilidades.

 

Agenor Roris Filho

Consultor e gestor de projetos, processos e negócios