Com a publicação pelo Banco Central da Resolução nº 4.474 e da Circular nº 3.789 do Banco Central, as instituições financeiras e demais organizações autorizadas a funcionar pelo BC passaram a ter de respeitar uma série de regras para a digitalização e gestão de documentos em suas transações.

As exigências vão desde a aspectos relacionados a captura, armazenamento e indexação dos documentos, até a assinatura digital e cópia de segurança, entre outros parâmetros.

Baseada nesta nova obrigatoriedade, a SML Brasil desenvolveu uma solução capaz de se adaptar a todos os requisitos definidos pelo BC.

A plataforma permite, por exemplo, capturar os arquivos em formato  TIFF ou JPEG sem perda de informações e enviá-los ao servidor da empresa com segurança, convertendo-os para PDF/A, em consonância com o padrão ISO 19005-1:2005 ou posterior.

Rafael Bortolini

Rafael Bortolini

“Além disso, armazenamos todos os formatos de transição destes documentos (versões) até sua conversão para PDF/A e assinatura, possibilitando auditoria futura. E além dos metadados obrigatórios estabelecidos pelo Banco Central para classificação dos documentos, suportamos a criação de outros campos para armazenamento de dados, aderindo também as suas regras de negócio”, explica Rafael Bortolini, diretor de P&D e Inovação da empresa.

De acordo com o executivo, a solução também se adapta à Resolução no que diz respeito à assinatura digital, ao utilizar o padrão ICP-Brasil. A exigência é de que seja assegurada a autenticidade e integridade do documento digitalizado, permitindo a conferência das assinaturas durante todo o período de validade do documento.

Outro parâmetro que deve ser respeitado é em relação à cópia de segurança dos arquivos digitalizados. “Além dos procedimentos internos das empresas para cópia de segurança destes arquivos, possibilitamos o uso de storage sincronizado, no qual cada movimentação de arquivos realizada no storage principal também reflete em um storage  secundário”, afirma Bortolini.

Em conjunto com a instalação redundante do sistema Orquestra ECM, este recurso permite o uso deste ambiente apontando para o storage secundário. “Isso viabiliza a auditoria manual e pontual em conferências dos documentos”, conclui Bortolini.