Há 30 anos dedicando-se à guarda e digitalização de arquivos físicos, a Metrofile está iniciando uma profunda mudança em seu modelo de negócio para se adaptar ao novo cenário em que os documentos, cada vez mais, já nascem no formato digital.

O objetivo da BPO (Business Process Outsourcing) é passar a prover soluções capazes de não apenas guardar os arquivos nos meios físico e eletrônico, mas também facilitar o acesso a eles pela web de maneira segura, automatizar processos de diversos departamentos em seus clientes e fornecer relatórios gerenciais periódicos para atuar diretamente nas tomadas de decisões das empresas.

Para isso, acaba de firmar parceria com a SML Brasil, que utilizará as plataformas Orquestra ECM e Orquestra BPMS para realizar a transformação digital do negócio.

“Estamos promovendo nosso reposicionamento como uma empresa de soluções em gestão da informação e não somente de guarda de caixas, como foi há muito tempo. Já estávamos oferecendo soluções de formalização e análises documentais para nossos clientes e agora este processo será acelerado com o uso da tecnologia, o que permitirá também a redução de custos e de prazos para a execução de tarefas”, afirma José Guilherme Junqueira, Diretor da Metrofile.

A princípio, a Metrofile e a SML Brasil estão desenvolvendo em conjunto um produto direcionado à gestão de prontuários de recursos humanos, solução já oferecida pela Metrofile, que passará a contar com novos recursos e facilidades. A partir dos resultados obtidos nessa primeira fase, o serviço será expandido para outras áreas da BPO, que conta com mais de 1.000 clientes espalhados pelo país, em diferentes setores da economia.

Foco na gestão

De acordo com o CIO da SML Brasil, David de Freitas Neto, o principal objetivo neste primeiro momento é passar a trabalhar de maneira totalmente digital, sem que haja a necessidade de a Metrofile receber os arquivos físicos, digitalizá-los e armazená-los. A guarda dos arquivos físicos, portanto, passará a ser uma opção do cliente da Metrofile e não mais um pré-requisito.

“Com o documento eletrônico já disponível desde o início da operação, todo processo acontece de forma muito mais rápida e com uma grande economia logística, já que não será necessário transportar estes documentos até uma das filiais da Metrofile”, afirma Freitas Neto.

Mas o principal benefício, segundo o executivo, será a agilidade na gestão destes documentos, com a possibilidade de automatizar e desburocratizar uma série de processos na relação entre a Metrofile e seus clientes.

“Se a empresa precisa periodicamente colher o atestado de saúde ocupacional dos seus trabalhadores, por exemplo, a plataforma automaticamente notifica o responsável na data programada. Além disso, vários outros serviços poderão ser solicitados pela web, como o resgate de um documento físico, por exemplo, para ser utilizado em processos na Justiça ou para qualquer outra necessidade”, explica.

 

José Roberto Lazari

José Roberto Lazari

BPO, um setor estratégico

Para José Roberto Lazari, CEO da SML Brasil, a parceria é estratégica à medida que fortalece a presença da desenvolvedora de soluções de TI no mercado de BPO’s, que está passando por um amplo processo de reinvenção diante da transformação digital dos negócios.

“Faz parte do nosso propósito sermos atores da transformação digital das empresas. E quando falamos isso é transformar o negócio, e não simplesmente digitalizar processos e documentos. Diante deste cenário, faz todo sentido nos voltarmos ao mercado das BPO’s, pois entendemos que conseguimos encurtar o caminho dessa jornada”, afirma Lazari.