A Winsdata, companhia de tratamento de documentos e imagens, e a CorpFlex, operadora tecnológica que oferece soluções em Infraestrutura de TI como serviço e Cloud Computing , fecharam uma aliança estratégica para a oferta no modelo SaaS (Software as a Service) da Solução de Custódia Digital Mobidata, software de gestão ecológica de documentos, que conseguiu combinar tecnologia com sustentabilidade, onde os documentos em papel podem ser transformados em documentos originais eletrônicos (PDF com validade jurídica).
Para as companhias, a gestão ecológica apresenta diversas características em relação a uma custódia física tradicional (papéis), incluindo, a redução de despesas com transporte, logística, manuseio, armazenamento, cartório e pessoas, impossibilidade de perda e/ou desaparecimento do documento, economia no uso de papel, otimização nas atividades operacionais dos setores de recursos humanos, financeiro e administrativo e rapidez e facilidade no acesso às informações documentadas. “O custo para manusear um documento armazenado em uma custódia física é alto, além do risco de o local ser atingido por um desastre natural, como inundação, ou provocado por um acidente, como incêndio”, explica Sylvio Emygdio, diretor executivo da Winsdata. Nesse novo modelo, as companhias obtêm grande economia , uma vez que o pagamento é mensal e a manutenção e suporte estão inclusos, funcionando em 24x7x365. “O ROI – Retorno para Investimento - é obtido, no mínimo, em seis meses”, calcula o executivo.
O tempo para o início do serviço também é diferente. Em SaaS, o tempo médio de instalação é de aproximadamente duas semanas contra uma média de cinco meses, no tradicional. O objetivo inicial da aliança estratégica é ampliar a atuação das duas empresas no mercado PME e, também, em escritórios de advocacia e em companhias com um grande volume de papel e conteúdo. “Estamos oferecendo um produto acessível, econômico, prático e sustentável. Por isso, onde houver a necessidade de gerenciamento de conteúdo, teremos condições de prover a melhor alternativa”, diz Emygdio.De acordo com informações das companhias, a solução de custódia digital Mobidata é um software que trabalha com uma diversidade de formatos de arquivos eletrônicos: documentos, imagens e mídias. Cada documento fica armazenado em pastas com atributos para facilitar a busca por informações. O acesso às pastas fica restrito aos usuários cadastrados, de acordo com o plano contratado. São três níveis de permissão: os administradores, os operadores e os pesquisadores. O tipo de serviço pode auxiliar em situações de problemas com a justiça trabalhista, uma vez que, nesses casos, é necessário que a empresa contratante apresente o prontuário completo de seu colaborador para defesa.
