Ainda que como uma novidade, ao menos em terras tupiniquins, pouco se fala a respeito do CKO, sigla para Chief Knowledge Officer, ou no tradicional Diretor do Conhecimento. Inexistente e desconhecido na grande maioria das corporações, de qualquer tamanho, esse profissional deve responder pelos procedimentos internos no que se refere à Informação, principalmente a não-estruturada.
Daniel Dias fala sobre o que é e como age um Arquiteto da Informação.
Se tirarmos o status de Chief deste cargo, temos o Arquiteto da Informação. Exatamente a mesma função, o mesmo objetivo, mas um profissional um pouco mais operacional, e um pouco menos pomposo. O Arquiteto da Informação, dentro de uma organização, é responsável por intermediar a definição de procedimentos internos, estruturando a maneira com as informações pertinentes a estes processos serão criadas, capturadas, armazenadas, recuperadas e descartadas. Não é mera semelhança com as capacidades da tecnologia de ECM (Enterprise Content Management).
O escopo de informação para o Arquiteto abrange principalmente as informações não-estruturadas, que podem ser formulários, documentos, emails, material de marketing, notícias, relatórios e registros físicos, por exemplo, podendo ficar de fora os dados estruturados, como aqueles gerenciados por sistemas, e normalmente armazenados em tabelas de bancos de dados.
Analisando fase por fase, em primeiro lugar define-se a criação da informação. Neste ponto, o Arquiteto da Informação deve obter onde, de que maneira e por quem a informação será gerada. Com isso, pode-se sugerir o melhor suporte para este processo, como formulários impressos ou eletrônicos, por exemplo. Um ponto importante na utilização de formulários é a definição dos layouts a serem utilizados. Com uma visão ampla da cadeia de informação da empresa, o Arquiteto de Informação deve ser o responsável por gerenciar (ou mesmo fazer) a criação dos modelos de formulários, atentando-se a padronização, classificação, versionamento, disponibilização e semiótica do documento.
A captura de um documento não se refere apenas a digitalização de papeis. Abrange também a varredura de pastas locais de usuários, upload de documentos por sistemas web, recepção e armazenamento de físicos e até o gerenciamento de caixas de email. Esta definição baseia-se na origem e o destino das informações, os repositórios utilizados, e as necessidades de negócio.
É muito comum uma organização abrigar uma série de diferentes repositórios de documentos no seu parque tecnológico. File Systems, múltiplas ferramentas de ECM e servidores de e-mail são bastante comuns. Essa diversidade reflete a ausência de uma política de gestão da informação, o que por sua vez reflete a falta de um profissional dedicado. Quando centralizamos o conhecimento da informação em um profissional, ou um departamento, responsável, permitimos que o armazenamento das informações seja centralizado, unificado, seguro, otimizado e eficiente.
A partir da utilização de repositórios unificados, cabe ao Arquiteto da Informação fornecer suporte aos administradores dos sistemas, ou no cenário ideal, do sistema de ECM, sobre as políticas de segurança, indexação, taxonomia, correlação das informações, e da interface usuário-repositório para tornar a recuperação das informações simples e eficientes.
Na Era do gerenciamento de registros, ou Records Management, a do Arquiteto da Informação é levantar e aplicar as políticas de retenção e descarte das informações, atentando-se a regulamentações (compliance), requisitos de negócio, otimização do uso de recursos (storages, arquivo físico, etc), garantindo que as informações ficarão disponíveis somente pelo tempo necessário, definido pelo fator mais importante para cada ocasião.
Na leitura deste artigo, percebe-se a recorrente utilização da palavra, ou suas derivadas, eficiência. Ter um profissional responsável pelo gerenciamento de informações em uma organização não diz respeito apenas ao cumprimento de requisitos, organização de procedimentos, suporte a departamentos, ou qualquer outra atividade alheia ao negócio. É sim prover capacidade de melhorar processos e procedimentos a fim de torná-los mais ágeis e seguros, e ainda, despendendo a menor quantidade de recursos possíveis. Isso é ser eficiente.
A função primordial do Arquiteto de Informação é tirar a responsabilidade por tarefas que envolvem a estruturação de informações de profissionais que não devem tê-la, e tratá-las como ferramentas de suporte às operações e procedimentos. Isto é possível com a definição de uma equipe apta e exclusiva, conscientização das áreas, determinação de políticas e principalmente visão, por parte do corpo diretivo, dos benefícios que um trabalho bem realizado, com a sinergia das equipes, com certeza trará.
Daniel Dias .·.
daniel@smartged.com
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Meu querido Ir.’. parabéns pela matéria, o assunto foi bem abordado.
T.’.F.’.A.’.
Terma muito importante e oportuno! A geração da informação de forma organizada e planejada sem duvida é fundamental para a Gestão da Informação.
A questão que gostaria de colocar seria qual o perfil deste Profissional da Informação? Qual a formação? Que competências deve ter este profissional?
Olá Wilton… agradeço seu comentário.
Ao meu modo de ver, o arquiteto da informação deve ter a base tecnologica, sendo um conhecedor das principais ferramentas de ECM, BI, Banco de Dados, etc, do mercado e também um conhecimento dos conceitos de criação e organização de documentos, tendo sua base em biblioteconomia, por exemplo. É também importante incluir o conhecimento da análise de processos, bastante necessário na hora de integrar informações e processos de uma maneira eficiente.
Somente com essa visão ampla das tecnologias e dos conceitos que um arquiteto pode agregar valor aos processos documentais da organização.
Concordo plenamente com o Daniel Dias. Diria que as competências são multidisciplinares. Existe uma formação chamada Ciência da Informação que contempla ensino e pesquisa nestas e em outras questões.
Um profissional graduado em arquivologia, com desejável pós graduação em gestão de projetos.
Oi Gente,
Sou Bibliotecário de uma empresa de Gestão da Informação Eletrônica e pesquisador.
Gostei do post. Concordo quando o Daniel Dias ressalta a relação de conhecimento que o Arquiteto da Informação (AI) deve possuir da área da Biblioteconomia.
Não procuro defender nenhum profissional, sem especificar áreas de atuação, e nem mesmo delimitar certas possibilidades de atuação. Contudo, afirmo: é importante que vários profissionais estejam envolvidos com o Diretor de Conhecimento (podendo ser um AI ou Bibliotecário), para que este coordene uma atuação multidisciplinar objetivando integrar funções e obter resultados concretos para a empresa.
Ótimo artigo, excelente! Esse profissional está sendo também conhecido nas grandes corporações como Records Manager e geralmente faz parte de uma área definada como Records & Information Management (RIM).
Juntamente com essa função temos as suas variáveis que auxiliam no processo de disseminação do conhecimento, conhecido como Records Coordinator (RC).
O Record Manager (RM), por ter uma visão holística da empresa, além de participar ativamente no desenvolvimento de RIM deve contar com o RC. Essa figura deve existir em cada área da empresa, sendo representada por um funcionário especialista no que faz, mas que dedica parte do seu tempo em colocar em prática os aprendizados de RIM em sua área.
Essa função de RM ainda está com uma definição bem complexa, sendo realmente necessário exercer competências multidisciplinares, como comentado pelo Teruo.
Ah, não podemos esquecer do CRO – Chief Records Officer.
Olá Fabiano, obrigado pelo comentário.
No entanto, na minha visão, o Records Manager é um profissional mais voltado ao compliance, ou adesão dos processos (e seus registros) a normas e técnicas. Ainda, deve cuidar da guarda e segurança destes registros, ditando métodos para a melhor execução destas funções.