Nada Mais comum do que ter dúvidas na hora de escolher um modelo de sistema de gerenciamento de documentos, ou qualquer outro sistema de TI. Por isso, pedimos a alguns especialistas que derrubassem os mitos e mostrassem o que é real em cada uma dessas questões.

[ private] Enquanto as soluções de gerenciamento de documentos existentes hoje no mercado oferecem uma série de benefícios relacionados à eficiência e produtividade para empresas de todos os tamanhos e em todas as verticais da economia, muitos equívocos sobre a tecnologia ainda permanecem. A seguir discutimos cinco mitos sobre gestão de documentos e damos algumas dicas úteis para ajudar a dissipar esses mal-entendidos comuns. 

Sistemas de gestão de documentos são projetados para grandes empresas – não para pequenas empresas - Verdade:

Os sistemas de gestão de documentos são historicamente caros, produtos complicados que requerem extensa atividade de serviços de TI e suporte, que geralmente os tornam inacessíveis para as pequenas empresas. Como resultado, muitas empresas de menor porte ainda empregam processos arcaicos de gestão da sua documentação e processos relacionados, o que inevitavelmente leva à perda de dados, de produtividade e, o mais importante, de dinheiro.

No entanto, as ofertas de gerenciamento de documentos projetadas especificamente para pequenas e médias empresas já estão disponíveis. Essas soluções permitem o acesso rápido e fácil a informações cruciais e capacita pequenas empresas para prontamente atender às necessidades de clientes exigentes. Com um preço razoável e de implementação simples, especialmente quando se considera as opções em cloud, elas permitem que agora as pequenas empresas colham os mesmos benefícios associados à gestão de documentos profissionais, que costumavam ser reservados somente para grandes organizações.

Como enfatiza o consultor Wilton Tamane, os grandes players foram os principais responsáveis por essa mudança. “Empresas como a SAP e EMC são exemplos disso e hoje têm produtos para o SMB, isso sem contar outras tão grandes como a Alfreco, a Microsoft (SharePoint), e a IBM, somente para citar algumas. Todos esses fornecedores descobriram no SMB, nichos importantes para o mercado, com a oferta de sistemas acessíveis e eficientes”.

As empresas em setores regulamentados (como Bancos, Saúde, etc.) requerem soluções caras e complexas para garantir a conformidade - Verdade:

Soluções de gestão altamente configuráveis e acessíveis para documentos existem e podem ser fácil e rapidamente customizadas para atender requisitos regulatórios. Isto é particularmente importante para as organizações que precisam gerenciar documentos e registros de forma específica para assegurar a conformidade com os regulamentos e normas, como a ISO (para Sistemas de Gestão da Qualidade na fabricação) e outras indústrias como FDA ou CFM - Conselho Federal de Medicina, ANVISA, além de outros da União Europeia relacionados à registros eletrônicos e assinaturas digitais na indústria farmacêutica, bem como sobre dispositivos médicos, biotecnologia etc, além é claro da Sarbanes-Oxley ou da Receita Federal.

“Ao manter uma trilha de auditoria detalhada de toda a atividade dos documentos de forma segura, além do monitoramento por usuário, sempre apoiadas em assinaturas digitais, as soluções de gestão documental podem fornecer os controles necessários para as empresas garantirem a conformidade com as normas e regulamentos do setor, ao mesmo tempo em que simplificam a implementação e administração contínua da solução e economizam muito tempo e dinheiro que podem ser despendidos em litígios”, ressalta Brian Lincoln, gerente sênior de produtos para a plataforma DocuShare, Unidade de Negócios da Xerox.

As empresas devem, hoje, optar por uma implantação de gerenciamento baseada na nuvem, ao invés de partir de processos documentais existentes - Verdade:

A nuvem oferece às empresas novas opções e flexibilidade relacionadas à tecnologia da implantação, mas as soluções com software instalado no local são ainda o modelo de implantação dominante e continuam a oferecer benefícios importantes. No entanto, é possível obter o melhor dos dois mundos. As organizações podem aproveitar seus investimentos existentes no local e tirar proveito das soluções cloud-based, que aumentam as possibilidades dos sistemas atuais, e fazê-lo sem investimentos financeiros significativos e recursos adicionais para apoiá-las. Segundo pesquisas da consultoria americana GigaOM, 60% das empresas daquele país planejam implementar um modelo de nuvem híbrida, combinando soluções em nuvem e soluções locais para suas implementações.

Conforme reforça o especialista da VMWare, Anderson Germano, o cloud computing permite o acesso a informação corporativa e traz todos os benefícios desses sistemas. Mas, sem dúvida, é possível obter o melhor dos dois sistemas, sem ter que optar por um em detrimento do outro, pois se trata de uma questão de investimento e de projeção que se tem para os negócios a médio e longo prazos”.

A implementação de um sistema de gerenciamento de documentos requer um investimento significativo na formação do novo usuário - Verdade:

A adoção bem-sucedida de qualquer novo sistema é amplamente baseada em quão fácil ou difícil é para os usuários aprendê-lo e incorporá-lo, e como eles irão trabalhar com esse sistema no seu dia a dia. Se os novos usuários tiverem que gastar um tempo significativo com aprendizagem, em um complexo sistema novo, ou mesmo um que os obriguem a mudar a forma como trabalham, este será percebido como um obstáculo,  que em vez de melhorar a produtividade, terão de sair de seu caminho e encontrar uma maneira para contornar o sistema.

Sistemas de gerenciamento de documentos, com índices de aprovação mais alta e de satisfação do usuário, são aqueles que não necessitam que os trabalhadores alterarem significativamente como já trabalham. “A boa notícia é que hoje existem soluções de gestão documental no mercado que são fáceis de implantar, usar e treinar novos usuários, porque são baseadas em interfaces familiares e plataformas que muitos funcionários já usam e, o principal, foram desenvolvidas para a língua local, no caso, para o português”, lembra o consultor da indústria e diretor da AIIM, Bob Larrivee.

Sistemas de gestão de documentos são difíceis de integrar a outras aplicações de core business - Verdade:

A maioria das empresas utiliza sistemas de contabilidade, gestão financeira, CRM ou sistemas de ERP para ajudá-las a gerenciar os setores financeiro e operacional, vendas e marketing, entre outras tarefas administrativas e atividades. Apesar de os documentos serem um componente crítico da maioria dos processos de negócios, os sistemas mencionados não são projetados para gerenciar documentos. Como resultado, as ineficiências de gestão de documentos limitam significativamente a eficácia desses sistemas e o ROI resultante.

Uma conexão entre um aplicativo central de negócios e um sistema de gerenciamento de documentos permite um acesso rápido a documentos relacionados, diretamente de dentro do aplicativo, e é realmente muito simples de implementar, se o sistema de gerenciamento de documento fornece as interfaces necessárias. “Neste caso, ele pode ser facilmente implementado com simples declarações SQL ou serviços web em minutos. Quando integrados ao ERP, CRM, Contabilidade etc, os aplicativos tornam-se acessíveis a toda a empresa, incluindo vendas, RH, marketing, contabilidade e muito mais. Assim, as organizações podem atingir seu potencial de produtividade total de negócios, ligando documentos importantes aos registros associados dentro de cada aplicativo, o que aumenta exponencialmente o ROI de todos os sistemas”, ressalta Brian Lincoln da Xerox. [/private]