Já Encontrou aquele documento que precisava?

Já Encontrou aquele documento que precisava?

Quantas vezes, nesta última semana, você foi questionado por um documento, ou por uma informação sobre um projeto no qual você e sua equipe estão trabalhando?

São relatórios de acompanhamento, listagem de materiais expedidos, materiais faltantes, sobressalentes, consultas sobre o avanço físico, financeiro, cronograma para entregas ou recebimentos relatórios de não conformidade. Enfim, uma infinidade de informações geradas e recebidas diariamente, que precisam estar disponíveis, acessíveis e atualizadas.

E quando não estão? Quando você abre um relatório e descobre que não está atualizado com os dados do último mês? Quando seu superior questiona se uma pendência foi solucionada e você não sabe a resposta?

São situações delicadas, que afetam diretamente o andamento de um projeto, podem prejudicar, e muito, uma empresa quando decisões são tomadas baseadas em informações desatualizadas, além de evidenciar uma a desorganização ou o verdadeiro caos em que um projeto está inserido.

Muitos acham que isso é um problema das pessoas, que não possuem capacidade, ou são desorganizadas, quando na verdade isso está relacionado a uma questão de cultura organizacional. Quando existe uma estrutura implantada e enraizada de Gerenciamento de Informações e Documentos, com práticas de Gestão do Conhecimento, encontramos processo de trabalhos bem definidos, fluxos de informações dinâmicos, critérios para controle de prazos e equipamentos, além de uma sistemática contínua de auditorias e fiscalizações internas.

Nesse ambiente, as pessoas são levadas a manter uma organização especificada em procedimentos e instruções técnicas, cumprir alguns passos para realização de suas atividades, atender a algumas regras de registro e organização de informações e documentos. De forma a cercar todas as atividades e garantir que os documentos estejam disponíveis em sua versão mais atual e pessoas que precisam dessas informações tenham acesso direto a elas em tempo real, sem intermediações.

Com isso, muitas situações ruins, não mais acontecerão, como por exemplo, de precisar de um contrato e não saber com quem está, encontrar documentos arquivados em pastas erradas, ou documentos que deveriam ser expedidos há 3 dias, mas ainda estão na sala do gerente esperando assinatura, ou ainda, receber uma auditoria e descobrir que falta um documento muito importante, e que sem ele a empresa será multada.

Está convencido da importância da Gestão de documentos para sua empresa?

Então vamos conversar, por que profissionais capacitados, que buscam de forma objetiva, orientar pessoas e empresas para utilização de todo seu potencial através de processos de trabalhos bem estruturados e alinhados à sua realidade, é exatamente o que você precisa.

 

[author] [author_image timthumb='on']https://docmanagement.com.br/wp-content/uploads/2018/10/edenilza-magalhaes-thumbnail.jpg[/author_image] [author_info]Edenilza V. S. Magalhães

Sócia Consultora - Doc Expert[/author_info] [/author]

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