Quantas vezes, nesta última semana, você foi questionado por um documento, ou por uma informação sobre um projeto no qual você e sua equipe estão trabalhando?

São relatórios de acompanhamento, listagem de materiais expedidos, materiais faltantes, sobressalentes, consultas sobre o avanço físico, financeiro, cronograma para entregas ou recebimentos relatórios de não conformidade. Enfim, uma infinidade de informações geradas e recebidas diariamente, que precisam estar disponíveis, acessíveis e atualizadas.

E quando não estão? Quando você abre um relatório e descobre que não está atualizado com os dados do último mês? Quando seu superior questiona se uma pendência foi solucionada e você não sabe a resposta?

São situações delicadas, que afetam diretamente o andamento de um projeto, podem prejudicar, e muito, uma empresa quando decisões são tomadas baseadas em informações desatualizadas, além de evidenciar uma a desorganização ou o verdadeiro caos em que um projeto está inserido.

Muitos acham que isso é um problema das pessoas, que não possuem capacidade, ou são desorganizadas, quando na verdade isso está relacionado a uma questão de cultura organizacional. Quando existe uma estrutura implantada e enraizada de Gerenciamento de Informações e Documentos, com práticas de Gestão do Conhecimento, encontramos processo de trabalhos bem definidos, fluxos de informações dinâmicos, critérios para controle de prazos e equipamentos, além de uma sistemática contínua de auditorias e fiscalizações internas.

Nesse ambiente, as pessoas são levadas a manter uma organização especificada em procedimentos e instruções técnicas, cumprir alguns passos para realização de suas atividades, atender a algumas regras de registro e organização de informações e documentos. De forma a cercar todas as atividades e garantir que os documentos estejam disponíveis em sua versão mais atual e pessoas que precisam dessas informações tenham acesso direto a elas em tempo real, sem intermediações.

Com isso, muitas situações ruins, não mais acontecerão, como por exemplo, de precisar de um contrato e não saber com quem está, encontrar documentos arquivados em pastas erradas, ou documentos que deveriam ser expedidos há 3 dias, mas ainda estão na sala do gerente esperando assinatura, ou ainda, receber uma auditoria e descobrir que falta um documento muito importante, e que sem ele a empresa será multada.

Está convencido da importância da Gestão de documentos para sua empresa?

Então vamos conversar, por que profissionais capacitados, que buscam de forma objetiva, orientar pessoas e empresas para utilização de todo seu potencial através de processos de trabalhos bem estruturados e alinhados à sua realidade, é exatamente o que você precisa.

 

Edenilza V. S. Magalhães

Sócia Consultora - Doc Expert