Considerando os pilares da transformação digital: Digitização, Digitalização e Iot, grandes mudanças vêm sendo provocadas nas organizações socioeconômicas através de novos padrões e processos organizacionais, quebrando barreiras culturais em função das novas tecnológicas.

Essas inovações já vêm sendo realizadas por boa parte das IES conforme o roteiro da transformação digital e com ela a implementação do novo modelo de gestão de documentos para a educação “GED – que transforma o documento físico em digital, está causando grande preocupação em função da interpretação das portarias 315 e 330.  

Independentemente das mudanças que vem ocorrendo nas duas vias deste processo, o uso do certificado digital Icp-Brasil, é dito como meio obrigatório na autenticação dos documentos digitais e nato digitais.

 

  • Documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em outro formato (físico) e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital.
  • Documento nato digital é o documento que nasceu em formato digital, tal como um documento produzido pelo sistema eletrônico seja ele de gestão ou back office e tantos outros que nascem no formato digital.

 

Para engrossar o caldo, interpretações diversas foram realizadas por algumas IES e sobretudo pelo uso dessas portarias que deixaram margem de dúvida e fazem com que algumas delas tomasse caminhos diferentes adotando a digitização e a digitalização de todos os documentos sem validar e guardar o documento oficio em meio físico conforme a tabela de temporalidade.  

Os documentos dos alunos antigos precisam ser preservados e não podem ser substituídos pela simples digitalização mesmo que seja certificado, ele não tem valor jurídico de propriedade em função da apresentação do mesmo quando da sua validação, a medida não prevê a sua substituição até que uma nova portaria possa sancionar este processo.

 

  • Digitização: é a transição da forma analógica para a digital, documentos em imagem convertidos por meio de valores binários e transformados em dados e bits.

 

O uso do certificado digital também vem sendo questionado em razão de algumas dúvidas: 1º - pelo uso obrigatório do certificado digital padrão ICP-Brasil e o mercado pratica o uso de outros certificados que não estejam dentro deste padrão. O 2º - é como utilizar o certificado internamente na validação dos documentos tendo como manuseio o e-cpf ou e-cnpj “este tende a permitir o uso por mais de uma pessoa” e, é aí que vem o outro ponto de dúvida: as pessoas autorizadas poderão fazer uso do certificado em um ou mais documentos de diferentes setores em função de sua acessibilidade?  O certificado dá ao usuário o poder de manusear qualquer documento ligado a Instituição. Essa é uma medida que deve ser definida na política de segurança do uso da informação em conjunto com a área de TI para que os responsáveis da IES não sejam penalizados pelo uso indevido.

Já no modo operacional, os sistemas de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) ganharam sobrevida e deixaram de ser um simples sistema hospedeiro de documentos assim como um projeto para redução de custos onde os arquivos e espaços físicos reservados para armazenar documentos deixaram de existir para dar espaço ao sistema eletrônico digital gerando outra realidade de usabilidade dentro da Instituição.

Pelo lado tecnológico, as empresas detentoras dos sistemas: Acadêmicos e de ERP´s, também querem entrar neste jogo e correm para se adaptar a esta nova realidade no que diz ao respeito a implementação de funcionalidades que permitem alinhar o desenho dos processos com a inserção, armazenamento e indexação dos documentos e as pesquisas serem realizadas a partir do documento utilizando uma plataforma acessível independente do dispositivo que fará o acesso de busca.  Tudo isso deve ser considerado no projeto que mediante o planejamento a ser realizado com a equipe interna para definição dos modus operandi.

 

  • Numa breve reflexão as portarias indicam o modelo padrão de arvore a ser utilizado pelas IES para facilitar os instrumentos de avaliação institucional quando do reconhecimento do curso.

 

Já os investimentos em tecnologia devem ser constantes para atender ao fortalecimento da plataforma de servidores, rede e links de internet que irão suportar todo este processo cujo qual deve ser validado com muita cautela para que o armazenamento dos documentos digitais e nato digitais devam ter vida eterna em função da nova modalidade digital.  

A plataforma de TI terá como principal característica, escalabilidade para atender a gama de documentos a serem armazenados e através do processamento atender a todos os meios de acessos sem limitação sejam eles por inserção e/ou consulta de forma ágil e flexível independentemente do ambiente de hospedagem em datacenter local ou na nuvem.

 

Dalton Quadros

Especialista em tecnologia da informação, inovação, transformação digital e processos para o setor educacional