Reengenharia histórica promovida na infraestrutura que abriga a massa documental do Ministério de Minas energia garantiu integridade e segurança às informações, acelerou o atendimento aos usuários e reduziu em  ais de 60% a área ocupada.

Na cadeia de produção da gestão documental, as atenções quase sempre se concentram na migração da informação do mundo físico para o virtual, que aliado a recursos tecnológicos proporcionam o gerenciamento de conteúdo adequado aos negócios de cada organização, impulsionando a eficiência e produtividade.

Com todo o avanço da tecnologia e o engajamento cada vez maior das empresas para eliminar o papel, a informação física mantém o seu nicho. Isso se deve principalmente aos aspectos legais, que obrigam a guarda física dos documentos por vários anos ou até décadas, dependendo do setor.

Apesar da importância de se manter um acervo físico, a infraestrutura dedicada ao armazenamento fica muitas vezes relegada ao segundo plano, seja por falta de conhecimento ou devido à escassez dos recursos financeiros.

A esfera pública, embora tenha evoluído no campo da gestão documental nos últimos anos, é um dos segmentos que mais enfrentam grandes desafios para preservar e resgatar milhões de documentos em papel que estão sob sua responsabilidade. O cenário se agravou ainda mais com a entrada em vigor da Lei de Acesso à Informação, no ano passado.

Um exemplo que espelha bem a situação que se observa no âmbito governamental é o Ministério de Minas e Energia (MME), instalado em Brasília. Durante os seus 50 anos de existência, o órgão viu seu acervo físico, que hoje já está 100% digitalizado, se deteriorar de forma acentuada.

Em 2006, o próprio MME fez um levantamento da situação. Mas foi só no ano passado que veio a decisão de modernizar e organizar a massa documental, com a implementação de uma iniciativa histórica, batizada de Projeto de Revitalização das Áreas de Acervos do Ministério de Minas e Energia, focado em infraestrutura de ambiente físico para armazenamento de documentos.

Instalado inicialmente em 700 metros quadrados de um subsolo do MME, o acervo cresceu de forma desordenada e sem qualquer cuidado, ficando exposto a riscos de incêndio e até de alagamento. Mas a necessidade de organizá- -lo começou a ganhar força dentro do órgão, pois além do atendimento crônico aos usuários, a perda de documentos por parte do poder público poderia acarretar penalidades aos responsáveis por essa área. Além disso, a Lei de Acesso à Informação estabeleceu regras cujo cumprimento está ligado diretamente à gestão documental.

"Se um cidadão nos pedisse a cópia de um documento, tínhamos 20 dias para localizar. Impossível, não conseguiríamos achar, pois a documentação estava desorganizada, com difícil acesso, insalubre e completamente fora do estabelecido pela legislação, que não faz distinção do documento físico e eletrônico em termos de segurança e integridade documental", explica o Subsecretário de Planejamento, Orçamento e Administração do MME, Marcelo Cruz.

Ao contrário do que normalmente se costuma ver em projetos de gestão documental, a maior parte dos investimentos aplicados foi dedicada à infraestrutura do subsolo, que passou por uma reengenharia e reforma capitaneada pela Caviglia, empresa que oferece soluções integradas em arquivamento e tem como carro-chefe a fabricação de arquivos deslizantes e mobiliário corporativo, além de possuir conhecimento sólido em gestão documental.

Em apenas quatro meses de trabalho, uma equipe multidisciplinar da empresa, que reúne de arquivista a arquiteto, entre outros profissionais especializados, transformou o subsolo em um ambiente moderno, ágil, avançado e altamente seguro para armazenamento de documentos, com ganhos fundamentais em diversas áreas.

Dos 700 metros quadrados ocupados originalmente, hoje são utilizados apenas 300 metros quadrados; o prazo de entrega de documentos aos usuários, tarefa que demandava dias de trabalho, foi reduzido em mais de 80%; e a segurança do ambiente se tornou completa, com a instalação de equipamentos para detecção precoce de incêndio, monitoramento remoto de infraestrutura, supressão de incêndio por gás, sistemas de climatização de alta eficiência e circuito fechado de TV, além de arquivos deslizantes.

"O projeto realizado pela Caviglia deu integridade, segurança e velocidade na recuperação dos documentos no meio físico. Hoje entregamos a documentação ao cidadão no prazo de 24/48 horas", afirma o Subsecretário.

Segundo o gerente de projetos da Caviglia, Marco Aurélio dos Santos, o trabalho realizado foi desafiador, mas gratificante. "Implantar e gerenciar um projeto com tamanha importância e lidar com pessoas de diferentes níveis hierárquicos na administração pública sempre exige uma gestão ainda mais eficiente da nossa parte", afirma ele.

Além do Ministério de Minas e Energia, a Caviglia já realizou vários projetos de gestão documental nas áreas pública e privada. Entre eles estão a modernização da infraestrutura e implantação de programas de gestão da informação para a FIAT (Betim), a UNESP, a Faculdade Anchieta, a Esso, o Hospital da Aeronáutica de São Paulo e a Associação Palotina, dentre outros. Recentemente concluiu a revitalização do arquivo central e 11 agências de atendimento da Secretaria de Fazenda do Distrito Federal. Atualmente, a empresa está em processo de implantação de dois projetos semelhantes ao do MME na Esplanada dos ministérios, em Brasília.