obrigatoriedade do eSocial passará a vigorar em 2018. O sistema tem como propósito unificar todas as informações referentes às obrigações trabalhistas e fiscais, entre as empresas e seus respectivos funcionários.

As informações de folha de pagamento, obrigações de cunho trabalhista, previdenciárias e fiscais agora devem estar reunidas em uma única plataforma. Com essa integração, o eSocial passa a ser capaz de vincular todas as informações entre a RFB, MTE, INSS, CEF, FGTS e Justiça do Trabalho.

O que é o eSocial?

O eSocial, que também pode ser entendido como um sistema de folha de pagamento digital, corresponde ao Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, e integra o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Tendo sido um projeto idealizado pelo governo federal, o eSocial nasceu com o propósito de unificar a emissão de informações por parte do empregador em relação ao seu quadro de empregados, proporcionando dados totalmente consolidados entre todas as diferentes instituições.

O que muda com o eSocial?

Com o advento do eSocial, a maior parte das informações fornecidas virão do departamento de Recursos Humanos das empresas, entretanto, a integração de informações entre os diferentes departamentos da empresa será fundamental, dados dos departamentos de medicina do trabalho, compras, produção, vendas e fiscal serão utilizados e unificados.

O eSocial será dividido para facilitar o envio das informações, na medida em que um evento acontece, por exemplo: demissão, contratação, afastamento de um colaborador, etc.

Essa obrigação também vai permitir que os empregados verifiquem se as empresas estão, de fato, cumprindo com suas responsabilidades. Também oferecerá um melhor acesso à produção de provas, no caso de litígios trabalhistas.

Qual o cronograma do eSocial?

De acordo com o novo cronograma, para empresas que possuam faturamento acima de 78 milhões de reais, o eSocial será obrigatório a partir de Janeiro de 2018. Já para as demais empresas, o prazo é a partir de junho de 2018.

A nova resolução garante o tratamento diferenciado em relação às menores empresas e o prazo mais flexível para envio dos eventos associados à Saúde e Segurança do Trabalhador (SST). Sendo que esses últimos apenas serão devidos seis meses depois do início do novo prazo de obrigatoriedade.

O que a minha empresa precisa para se adequar?

É importante, desde já, atentar a alguns aspectos importantes para ser capaz de se adequar com facilidade quando o eSocial se tornar obrigatório na sua empresa:

Livro de Registro de Empregados

É preciso, por exemplo, prestar atenção aos detalhes dos processos que fornecem as informações dos empregados. Ou seja, se o livro de registro dos empregados não estiver atualizado com todos os dados necessários, será necessário atualizá-lo.

Como estratégia, os empregadores podem desenvolver um projeto de implementação e manutenção do eSocial, tendo como ponto de partida uma revisão dos arquivos de trabalho e a correção de eventuais divergências.

Ainda que o aplicativo da Qualificação Cadastral não esteja disponível, a atualização dos dados deverá garantir a identificação do colaborador na previdência social, bem como a validação deles.

Padronização de códigos

O eSocial irá exigir a parametrização dos códigos de acordo com o layout da obrigação acessória. Em relação ao CBO (Código de Brasileiro de Ocupação), por exemplo, os empregadores deverão verificar se o código empregado pela empresa corresponde àquele atualizado pelo IBGE.

Em algumas situações, o código se inicia por "00" e, caso esses dígitos sejam desconsiderados, o cadastramento não será aceito. Inclusive, situações semelhantes já aconteceram antes, quando as organizações se adaptavam ao SPED.

Disposição das informações

Vale também dizer que é preciso atenção no que diz respeito a como as informações sobre Folha de Pagamento, Medicina do Trabalho, Jurídicas e Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) são tratadas.

Se a empresa faz uso de planilhas eletrônicas ou softwares para armazenar esses registros, é preciso ter certeza do tamanho, tipo de campo (se é numérico ou alfanumérico). Isso por conta de que os arquivos são gerados de forma estruturada e deverão obedecer ao formato XML, assim como determina o Governo.

Sobre os antigos formulários e declarações, estes serão extintos. Ou seja, não serão mais necessários quando a implantação do eSocial for consumada na empresa. Todavia, é impossível realizar a transição de uma só vez. Sendo assim, durante alguns meses, as empresas precisarão conviver com ambos os formatos.

Coleta e compartilhamento de informações internas

Os gestores precisam organizar como os setores — tais como RH e finanças — a coleta e transmissão dos dados, e quem será o responsável por cada departamento a liderar esses esforços.

Vale ressaltar que as informações sobre os empregados serão carregadas e enviadas, praticamente, de imediato após os eventos, tais como a data de admissão, aumento de salário ou uma solicitação de licença. Já a folha de pagamento e as informações de seguro social serão transmitidas em periodicidade mensal.