Com tantas rápidas mudanças no mercado, inovação e transformação digital são termos bastante comentados. Cada vez mais, as empresas procuram formas para se reinventarem. Otimizar processos e encontrar as maneiras mais eficientes para atingir as metas são verdadeiros desafios para as organizações nesse cenário de constantes alterações.

Apesar de tantos comentários e movimentos, ainda são poucas as companhias que levam o discurso para a prática. Todos querem participar da onda de transformação digital, mas poucos conhecem, de fato, o potencial dessa tendência – até por terem muitos dos processos pouco automatizados. A digitalização de documentos, por exemplo, é algo que faz parte do dia a dia de diferentes departamentos. Mas, esse processo é feito de forma eficiente? Como utilizar a tecnologia a favor do negócio de verdade? Com processos simplificados e resultados positivos em menos tempo?

Segundo a PwC, o índice de digitalização no Brasil é de 9%, com estimativa de que até 2020, esse percentual salte para 72%. O crescimento será bastante expressivo e as soluções escolhidas pelas companhias para este fim são as mais diversas: scanners, multifuncionais ou até mesmo smartphones. A solução ideal para o negócio, na verdade, depende do momento da companhia e dos objetivos de negócios atrelados à essa digitalização. É preciso colocar na balança, também, questões como tempo, investimento e qualidade do produto final.

É claro que o legado do papel continua em muitos setores. Mas, empresas de diferentes áreas, como saúde, finanças, educação e jurídica já conseguem se destacar por adotarem softwares capazes de agilizar os processos de digitalização para autenticação e aprovação automática dos documentos. E vão além: adquirem soluções que auxiliam na estruturação dos dados de forma automática. Tudo isso sem comprometer a qualidade e a segurança da informação.

Algumas companhias utilizam multifuncionais e não percebem o potencial de otimização de todos os procedimentos de digitalização que poderiam alcançar com o uso de um scanner, por exemplo. As multifuncionais são ideais para impressões, cópias e digitalização de documentos básicos do dia-a-dia, porém podem apresentar limitações para gestão de dados e digitalização em grandes quantidades. Nesse caso, é recomendado, estruturar todo um processo digital, com soluções específicas para captura e gestão dos documentos e é aí que entra a escolha pelo scanner. Esses equipamentos economizam muito tempo e, por consequência, aumentam a produtividade dos funcionários – que passam menos tempo dedicados à estruturação dos dados digitalizados e focam maior esforço em ações estratégicas.

São muitas as etapas nesse longo caminho da digitalização dentro das empresas. A captura de imagem é só o início de todo o processo - digitalizar é aproveitar todo o poder da conectividade para estruturar dados de maneira inteligente e estratégica onde o material, o tempo demandado, mão de obra e, consequentemente, os resultados serão otimizados. Com a digitalização e seus múltiplos recursos para melhoria de qualidade e reconhecimento de caracteres (OCR), a correta estruturação do fluxo de informações (workflow) e respectivo armazenamento (storage) e busca (tracking), as empresas alcançam um alto nível governança de todos os seus dados.

No fundo, a mensagem é única: antes de transformar seus negócios com ajuda da digitalização e estruturação de informações é preciso dar um passo atrás e entender, realmente, quais os objetivos da sua empresa e o que ela quer entregar, de valor, ao cliente final. Se sua intenção for oferecer soluções completas e de impacto para os usuários, repense o modo como aproveita a digitalização dentro da companhia.

Não devemos apenas procurar uma alternativa, mas, sim, buscar soluções que se complementem e juntas, aprimorem os processos, valorizando e favorecendo o negócio.  Escolher os equipamentos mais adequados é o começo. Opte pela qualidade em detrimento da competição por preço.

 

Marcelo Freitas Gomes

Diretor de scanners da Fujitsu no Brasil