A Chief Document Officer da Andrade Gutierrez

A tradicional Belo Horizonte foi durante 52 anos, a sede da empreiteira Andrade Gutierrez - 4o. lugar no ranking das empresas de engenharia do Brasil. E tradição também envolvia os conceitos de gerenciamento dos processos de documentação da empresa. Com a mudança da sede administrativa para São Paulo, no centro nervoso das empresas paulistas, na região da Avenida Luis Carlos Berrini, outras transformações e modernidades acompanharam a construtora mineira.

Mônica de Castro Faria

Uma delas foi a criação, desenvolvimento e estruturação do CDIC – Centro de Documentação, Informação e Conhecimento da empresa. A encarregada de elaboração de todo o processo foi Mônica de Castro Faria, formada em Biblioteconomia e Ciência da Informação, com especialização em Gestão do Conhecimento que, entre outras experiências profissionais, ficou à frente da biblioteca da Febraban-Federação Brasileira dos Bancos por 17 anos.

São muitos os papéis gerados na empresa das mais diversas origens, desde um alvará de licença da prefeitura, até os projetos de uma obra, enfim, existe ali um número considerável de documentos. Para se ter uma idéia desse volume, hoje, são mais de 8.500 caixas arquivo de documentação de obras encerradas e cadastradas no sistema único de gerenciamento da construtora. “Quando cheguei à empresa não havia nada estruturado. Cada obra, cada departamento, tinha o seu próprio controle, e cada um executava de um jeito diferente. Depois, quando terminava a obra, mandava-se tudo que era possível para um grande galpão da companhia, nos arredores de Contagem, cidade vizinha à Belo Horizonte”, explica a coordenadora do CDIC.

Nesse galpão, conhecido como Taquaril, tinha de tudo um pouco: máquinas pesadas, material de segurança das obras, sobras de materiais e num canto desse galpão, algumas centenas de caixas, tubos com desenhos e envelopes, com documentos.

“Fui surpreendida com este cenário de quase caos no Taquaril. Não havia padrão para a organização e guarda; cheguei a encontrar botas de obra dentro de caixas, envelopes destruídos pela chuva, além de nove sistemas diferentes gerenciando os documentos da empresa”, lembra Mônica Faria.

Por iniciativa da área de Qualidade, a cargo do diretor Érico Torres, já havia sido, numa iniciativa inicial, contratada uma empresa de prestação de serviços de triagem documental que fez um pequeno trabalho com o que havia no galpão.

A Diretoria de Qualidade da empresa, sempre muito prestigiada, apoiou a CDO, que ficou encarregada de estabelecer um padrão exclusivo para a gestão de documentos, entre outros desafios.   “Quando cheguei tive carta branca para trabalhar, isto é, nosso diretor, um homem de muita visão, engenheiro de obras, que migrou para a área da Qualidade, permitiu que eu planejasse a estruturação do CDIC, contratando pessoal e escolhendo o sistema mais adequado que viesse a atender às demandas atuais e futuras da empresa”, explica.

Criou-se um padrão para organização, guarda e recuperação de documentos em papel, com a elaboração de uma lista de itens a serem guardados com a respectiva tabela de temporalidade.  Durante alguns anos a empresa teve, ainda em Belo Horizonte, um departamento de microfilmagem e, internamente, microfilmava alguns grupos de documentos. O departamento foi extinto, mas os microfilmes referentes aos dossiês de funcionários, desde o funcionário 001, admitido em 1948, ainda são preservados. Este é o único grupo de documentos na Andrade Gutierrez que ainda é microfilmado.

Na elaboração das listas, grandes grupos de documentos foram identificados: os documentos de RH; os das sub-contratadas; os  documentos administrativos e fiscais da construtora; documentos técnicos, desenhos, especificações técnicas, assim como os da Qualidade, entre outros.

Durante a triagem, foram identificados também documentos em outros formatos que não o papel, como disquetes, microfimes e CD´s. “Ai encontramos um problema inesperado: muitos destes disquetes haviam sido gravados em programas que já não existem mais, impossibilitando o resgate da informação neles contida. Nosso consultor nos orientou, neste momento, a fazer também uma padronização para preservação digital das informações”, lembra a CDO.

Organização e padronização

Foram dois anos e meio de trabalho no galpão, triando, envelopando, separando o lixo de dentro das caixas, descartando o que era desnecessário até se chegar a um resultado que fosse satisfatório para os padrões estabelecidos pela CDO. “O primeiro padrão foi de treinamento do pessoal administrativo e técnico nas obras: como separar, o que separar, por quanto tempo manter documentos, onde e como guardá-los. Este padrão é seguido por todas as frentes de obra da empresa”, diz Mônica.

A mesma parceira que ajudou no início, terminou esta tarefa, mas foi necessária a realização de um trabalho de convencimento dos executivos para a necessidade de se contratar uma empresa especializada em guarda de documentos, com o objetivo de tirar aquele material de onde estava e evá-lo para um ambiente mais propício.

Após algumas reuniões, convencidos os executivos, foi contratada uma empresa que não tinha, na época, uma filial em Belo Horizonte. “Como todo bom mineiro é meio desconfiado, não havia ainda uma empresa de porte, idônea, na capital mineira, que fizesse este trabalho de guarda documental. Após muitas consultas, convencemos a Metrofile, empresa com quem mantínhamos contrato de guarda, aqui em São Paulo, a abrir a sua filial em Minas Gerais, para guarda de documentos da Andrade Gutierrez e que depois acabou por guardar documentos de outras empresas”.

A partir daí, houve uma segunda etapa de trabalho que foi a de se escolher uma plataforma de serviços para indexação de todos os arquivos em papel e principalmente dos digitais da organização. “Tivemos alguns problemas com o sistema que foi escolhido incicialmente e, depois de muitas análises, optamos por uma plataforma de serviços que nos atendesse de maneira mais completa, que permitisse a customização, de acordo com as necessidades específicas da Andrade Gutierrez”, recorda Mônica Faria.

A opção recaiu sobre a plataforma da Hummingbird que oferecia a gestão de documentos entre outras possibilidades. O atual sistema oferece Document Management – controle de versões e segurança dos documentos; Records Management – classificação e controle de temporalidade da informação; Document Imaging – captura e armazenamento de imagens de documentos em papel; além da previsão para Web Content Management – gestão de informações não estruturadas em websites ou na intranet; Knowledge Management – gestão de conhecimento, relacionando este conhecimento aos especialistas da empresa e Workflow – encaminhamento de informação para suporte ao processo de negócio. Todas as funcionalidades oferecidas por estas tecnologias foram e continuam sendo implementadas através de uma combinação entre a plataforma da Hummingbird e do Microsoft Sharepoint Portal Server.

Mudança cultural

“Já foram realizados vários treinamentos muito bem sucedidos, mas o que é dificil ainda é quebrar alguns paradigmas, por exemplo, ao produzir um documento eletrônico, o usuário pode salvá-lo no sistema através do preenchimento de um formulário simples para classificação e definição do critério de segurança do mesmo. Entretanto, ainda há o costume de se manter cópias em arquivos individuais, o que não seria necessário”.

Outro aspecto, importante para a Andrade Gutierrez, é a gestão do conhecimento. Por sua natureza de serviços, muito do conhecimento da empresa esta nas mãos dos funcionários que se defrontam, com os mais inusitados desafios em suas obras.

Durante os anos 90, a empresa desenvolveu um sistema de gestão do conhecimento, cujo objetivo foi incorporar as melhores práticas e as lições aprendidas em suas obras, além do conhecimento técnico e legal, que pudessem agregar valor e levar a companhia a ganhos expressivos de eficiência. A Andrade Gutierrez foi pioneira entre as empresas brasileiras na implantação deste tipo de sistema.

Em 2003, a Imageware foi contratada para avaliar o sistema existente e definir um plano de otimização da gestão do conhecimento anteriormente implantada na empresa. A arquitetura desenhada pela Imageware, previa a integração progressiva das tecnologias de Recods Management, Document Management/Imaging e Workflow com os processos de negócio facilitando a captura do conhecimento.

Nos próximos anos, muito conhecimento estará sendo armazenado pelo CDIC, fazendo nascer assim a próxima etapa a ser implantada pela CDO: a gestão e disseminação de todo este conhecimento. Para tanto, após a criação dos repositórios de documentos nas obras e corporativamente, será aplicada uma camada taxonômica permitindo a internalização do conhecimento armazenado.

Quanto à dualidade de mídias de informação Mônica não faz segredo: “Não podemos ainda, abrir mão dos documentos em papel, que permanecem guardados de acordo com a tabela de temporalidade por exigências legais, mas estamos iniciando a gestão dos documentos digitais através da plataforma de serviços, hoje já bastante empregada pelas áreas administrativas da empresa”. O que reserva o futuro? “O próximo passo será aprimorar o uso e a interatividade da gestão do conhecimento”.

A centralização da gestão documental num departamento é coisa rara no Brasil, mas a experiência da Andrade Gutierrez se mostra até aqui, eficiente e bem sucedida. “ Não sei se posso ser chamada de CDO , mas posso dizer que o meu trabalho à frente do CDIC tem sido, no mínimo, instigante e desafiador”, conclui Mônica Faria.

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