A Honda uma das grandes empresas globalizadas no ramo automobilístico possui no Brasil três unidades fabris e administrativas. Sua área de TI que permeia todas estas unidades, em seus mais de 100 departamentos, identificou um grande desafio a ser vencido: diminuir o volume de cópias e impressões. Havia um consumo de 1 milhão e 100 mil páginas ao mês na empresa. Este fato denotava que seria necessário implementar um sistema de gestão documental corporativa, visando a racionalização do uso de papel e principalmente a geração de uma economiza significativa para a companhia.
[private] Responsável pela gerência da área de infra-estrutura e tecnologia da Informação, Celso Martins, passou a fazer um controle inicial destes custos. “Ao analisar os gastos com impressão, individualmente não eram significativos, porém bastante expressivos se computados em sua totalidade”, lembra o executivo. A conclusão óbvia, neste caso, é que havia um alto consumo que se apresentava diluído entre os departamentos e sobre os quais, até então, pouco se sabia.
Através de seu conhecimento de mercado e também baseando-se em literaturas sobre o assunto, Martins sabia que não se tratava de um fato isolado, mas de uma ocorrência comum á várias empresas, e que deveria ser tratado com acuidade.
Era preciso investigar as origens desse alto consumo e pensar numa solução que abrangesse não só a gestão da impressão, mas de todo o ciclo de vida dos documentos dentro da organização. Conforme o próprio gerente da Honda já identificara, no passado os projetos de gestão documental, aliados ao alto custo dos equipamentos e da tecnologia que os envolvia, tinham custos altíssimos, entretanto esta não era mais uma realidade. Dada a popularização de produtos e serviços voltados para esta área, hoje, esta sistematização estaria mais próxima da realidade da empresa. “A Honda apesar do seu porte, ainda não dispunha de um sistema de gestão documental formalizado e diante da necessidade de se resolver um problema de alto consumo de impressão decidimos pelo outsourcing e também por um trabalho de gestão documental que envolvesse a parte administrativa da empresa no Brasil”, explica Celso Martins.
Para iniciar este processo, foi feito um levantamento de todos os equipamentos existentes nas diversas unidades, suas marcas e tecnologias. Havia multifuncionais, impressoras jato de tinta até preto e branco convivendo com scanners e ploters, numa mescla de tecnologias diferentes.
Estava claro para os executivos de TI da Honda que era preciso investir na gestão documental como a melhor solução para o problema que se apresentava “ Somente assim poderíamos melhor atender aos requisitos de eficiência e agilidade fundamentais para nossa atividade”, concorda Martins. Além disso, havia ainda outras variáveis a serem atendidas como abastecimento suprimentos, manutenção, logística, entre outros.
“O que fizemos de diferente, aqui na Honda, foi contratar um consultor, para nos auxiliar neste processo de contratação de outsourcing. Foi feito um desenho para que o fornecedor atendesse à nossa realidade, pois não interessava à companhia modelos pré-determinados”, lembra Martins, cujo departamento, levou três meses para finalizar o levantamento.
A principal premissa do projeto, por ser a Honda uma empresa de grande porte e globalizada, era que os fornecedores fabricantes de equipamentos de impressão participassem do processo, escolhendo seus parceiros, pois se deseja ter uma garantia dada pelo próprio fabricante tanto para serviços quanto da tecnologia empregadas.
“A exigência do projeto previa que o fabricante fosse um co-responsável. Isso abriu um precedente no mercado porque nunca uma empresa deste porte havia requisitado das empresas de outsourcing do mercado brasileiro esta parceria de forma tão incisiva.”, lembra o consultor contratado pela Honda para este projeto, Eduardo Lopes, da Doos Consultoria. “Este perfil ficou de tal forma interessante que outras empresas passaram a adotar o modelo da Honda para procura de parceiros de negócios, que tivessem esta mesma visão voltada para a gestão documental”.
A RFP (Request for Proposal) da Honda consistiu num documento com várias exigências para que os participantes puderem fazer suas propostas. Os dez critérios eliminatórios para escolha da empresa vencedora, incluíram notas para cada item. Havia critérios de acordo de serviços, cláusula de multa para rescisão de contrato, equipamentos back ups, softwares, participação no mercado, experiência e também preço.
“Das dez empresas que ofereceram propostas apenas seis foram classificadas segundo os critérios estabelecidos“, explica Lopes.
O principal critério era a redução de custos para a empresa (com dobro do peso dos outros itens), elaborado de tal forma que além do preço final fosse atingido o propósito maior da empresa que era ter o melhor serviço, com a melhor qualidade.
Assim, a partir da implantação do processo de outsourcing, a Honda tem uma expectativa em reduzir o volume de impressão em 20% ao mês. Esta perspectiva até conservadora, no volume de cópias, poderá gerar uma redução nos custos acima de 20%.
“O interessante no projeto é que ele possui outras etapas a serem vencidas”, conta Lopes. “A primeira é a implantação do outsourcing de impressão, que será seguida, após avaliação dos pontos críticos desse funcionamento, dos planos de gestão documental da empresa”.
Ao ter um controle na quantidade e dos tipos de documentos por departamentos, a intenção é dar início a gestão de documentos, com uma avaliação departamento por departamento da documentação, seguido de uma análise dos processos de criação dos documentos, eliminação da duplicidade e conseqüente normalização.
A terceira etapa do projeto consiste, na migração de parte da documentação para outros tipos de mídias além do papel. Segundo o executivo da Honda, o projeto só atingirá seus objetivos após a consolidação das primeiras etapas e segundo ele, a gestão documental será plena em todas as unidades da companhia até 2010.
“Em empresas cujo core business está voltado para a produção, a tecnologia de ponta é sempre o grande aglutinador dos processos, que levam a um produto final da mais alta qualidade, e, o que vem acontecendo na Honda, é que a área administrativa também está perseguindo esta excelência tendo como meta uma maior eficiência que acabará se refletindo num melhor serviço”, avalia Martins.
“Com a redução dos custos oriundos do outsourcing espera-se que haja um impacto de cerca de 5% de economia ao mês, da receita total da companhia,”, conclui.
Parceria
Com know-how de trabalhar com grandes nomes do mercado a Lexmark foi a vencedora, como fornecedora, deste projeto de outsourcing da Honda. “Como empresa focada no nosso negócio, falar somente em outsourcing é ultrapassado, não vamos tratar somente de gestão de impressão, mas do outsourcing como parte do processo de gestão documental, que é também o objetivo final do nosso cliente”, explica Áureo Fittipaldi Costa, diretor de Serviços e Soluções – Divisão Corporativa da Lexmark.
“A Honda não queria só um fornecedor de equipamentos na área de impressão. Desejava um parceiro que entendesse sua forma de trabalho, suas necessidades e oferecesse toda a modernidade através de seus produtos”, diz o diretor.
Para isso, a empresa disponibilizou profissionais que estarão distribuídos pelas unidades da empresa para treinar os usuários, a fim de que eles possam repassar informações e que eles venham a utilizar os equipamentos em toda sua potencialidade.
“Sabíamos que a Honda buscava algo a mais e acredito que a inovação tecnológica e criativa de nossos equipamentos podem proporcionar isso, pois têm um grande diferencial no mercado”, salienta Costa, “Nosso objetivo é trazer soluções que permitam ao cliente se preocupar com seu negócio”.
Excelência do canal
Para execução do projeto, a Lexmark que atua por meio de seus canais corporativos, integrou ao time, neste projeto, a Tecmach -empresa nacional, voltada ao universo corporativo, com 17 anos de existência e um curriculum de serviços especializados em outsourcing e GED que inclui aproximadamente 600 clientes de todas as áreas do mercado, em todas as regiões do território nacional. “Nossa proposta é agregar valor na melhoria de processos da Honda”, informou o diretor da empresa Anderson Conesa.
Assim, no projeto desenhado para Honda, onde o outsourcing de impressão é a porta de entrada para a segunda fase de gestão documental, estão sendo utilizados dispositivos, softwares e treinamento de pessoal, de forma que possibilitem executar o gerenciamento de documentos, incorporando os meios eletrônicos desde o início.
Para execução da primeira fase do projeto foi determinado um responsável pela logística de suprimentos, pelos softwares e relatórios executivos. Estes relatórios terão suas informações analisadas e levarão à identificação dos principais usuários, daquilo que imprimem, do conteúdo que é impresso, além das impressoras e equipamentos mais utilizados, bem como horários de picos de impressão, reposição de papel, tonner etc. A partir desses relatórios a área de TI da Honda poderá fazer uma análise completa de como está se desenvolvendo a implantação.
De sua parte, a equipe da Tecmach está atenta para que cada equipamento tenha sua melhor performance de utilização, com base SLA ( Service Level Assistence)- Tempo Resposta da Assistência Técnica. Este índice serve para que a equipe da Tecmach supere as expectativas do cliente quanto ao uso dos equipamentos, além da Redundância de Assistência Técnica que dá uma vantagem adicional ao cliente que terá equipamentos sempre disponíveis e em perfeitas condições para uso.
“Os três integrantes do projeto, ou seja, a Honda, que é a contratante do serviço, a Lexmark fornecedora dos produtos e nós como executores temos um cronograma para implantação da primeira fase do projeto que está sendo cumprido criteriosamente”, reitera Conesa.
“Muito mais que oferecer o outsourcing de impressão, estamos participando para que o processo de gestão documental da Honda, seja bem sucedido, trabalhando ativa e integralmente desde o início de sua implantação”, afirma Wagner Windsor, diretor comercial da Tecmach, “Como parte integrante desse projeto, que apresenta características singulares e muitas peculiaridades e dado o cor business da Honda, o desenho apresentado possui etapas distintas e metas, e é, sem dúvida, bastante desafiador.” [/private]
