Por Bruno Lacerda, CIO na eBox Digital S.A.
Atualmente, é muito comum as pessoas buscarem aprender como digitalizar documentos. Isso porque, todos os dias é necessário fazer o envio de documentos, seja por e-mail ou mesmo pelo WhatsApp.
Recorrer à digitalização nos dias atuais é mais do que necessário, principalmente, no contexto empresarial onde os documentos em formatos digitais vão trazer redução no uso do espaço físico.
Mas não só isso, pois ao serem digitalizados, as empresas não só conseguem acessar as informações de forma segura como também atendem às leis e possibilitam que o dia a dia seja mais produtivo.
Por isso, confira o nosso guia completo para digitalizar documentos fazendo uso do celular e da impressora.
Métodos de Digitalização de Documentos
Conhecer os métodos de digitalização de documentos é fundamental para que o ato de digitalizar seja eficiente e torne o cotidiano mais prático não só de pessoas comuns como também dentro das empresas.
A vantagem neste processo é que em tempos em que os smartphones estão cada vez mais modernos, é possível fazer toda a digitalização com o celular. Abaixo, vamos trazer um passo a passo para digitalizar documentos usando o seu smartphone.
Digitalização com Celular
O celular é fundamental na vida das pessoas. Com ele, as pessoas fazem praticamente tudo, incluindo a digitalização de documentos. Para isso, os smartphones atuais já contam com diversas funcionalidades que vão fazer com que seja possível digitalizar os papéis com facilidade e praticidade.
Nos iphones, o usuário consegue fazer uso do aplicativo Notas, pois essa é uma ferramenta que faz com que a digitalização seja feita de forma prática.
Já quem tem um celular com o sistema operacional Android, o Google Drive também já oferece esse recurso. Além deles, é possível ainda optar por outros aplicativos como:
- Google Drive
- CamScanner
- Microsoft Office Lens
- Adobe Scan
- PhotoScan
Funcionalidades de cada aplicativo
Acima, trouxemos uma lista de aplicativos que podem ser usados por quem precisa fazer a digitalização de um documento.
Para facilitar a escolha por quem está em busca de um app que atenda às suas necessidades, vamos explicar todas as funcionalidades de cada um dos mencionados anteriormente para que a pessoa opte pela melhor opção para digitalizar os documentos.
- Google Drive: esse aplicativo possibilita que a pessoa consiga não só digitalizar como ainda salvar o PDF e depois fazer a busca. No entanto, tal funcionalidade só está disponível para quem tem celular com o sistema operacional Android.
- CamScanner: é um app que funciona tanto no Android quanto iOS. Ele é ótimo para quem está em busca de uma opção para quem está procurando opções sobre como digitalizar documentos. Além de digitalizar, ele ainda permite converter arquivos, editar, compartilhar e, ainda, reconhecer os códigos QR.
- Microsoft Office Lens: outra opção para quem busca meios para digitalizar documentos. Ele não só faz a captura de imagens como também de documentos escritos, faz ainda a correção de sombras e ângulos, ajuda bordas e faz a capturas de imagens para que depois seja editada.
- Adobe Scan: como digitalizar um documento em pdf passa pelo uso desse app que tem a capacidade de fazer a conversão, mas além disso ele ainda faz a importação de cartões de visita, compartilha o arquivo que está salvo na Documento Cloud, permite a edição de PDFs e possibilita que sejam feita tanto a seleção como a cópia de textos.
- PhotoScan: esse app pode ser usado pelos smartphones que têm o sistema operacional Android e o iOS. Além de fazer a captura dos documentos, é possível armazenar ou deixar no celular e, se necessário, ainda fazer a edição. Seu diferencial está na qualidade de escanear fotos que já foram impressas.
Agora que já conhece cada opção e todas as particularidades dos apps listados, é hora de escolher aquele que vai atender de forma eficiente suas necessidades.
Em tempos em que usamos o celular para quase tudo, manter os documentos sem segurança em nosso smartphone é uma medida adequada e prática, pois sempre que for solicitado algum documento pessoal, entre outros, ele estará pronto para ser enviado.
Digitalização com Impressora
Mesmo fazendo tudo pelo celular, tem muita gente que não abre mão de ter uma impressora em casa. Por isso, agora vamos explicar como digitalizar documentos fazendo uso desse recurso.
Antes mesmo de começar o processo, é fundamental que sejam retirados todos os grampos e/ou clipes, as folhas precisam estar desamassadas e não podem ter umidade. É indicado ainda que as folhas sejam organizadas por tamanhos sendo da menor para a maior.
É importante ainda que ao usar a impressora para digitalizar, a bandeja de papéis para fotos seja evitada, pois as fotos podem ficar presas na parte interna do equipamento.
Em caso de papel maior que o suporte que o scanner possui, a melhor opção é contar com um app de celular, como os mencionado anteriormente, a fim de garantir que o documento seja escaneado de forma correta.
Com todas essas dicas, agora é hora de saber como digitalizar documentos pela impressora. O primeiro passo é deixar o equipamento configurado na função digitalizar. Depois, é preciso instalar no computador o programa próprio da marca da impressora. Feito isso, basta pegar o documento e colocar no scanner ou no alimentador de documentos.
Para finalizar, será preciso abrir o sistema e selecionar a opção digitalizar e ao término da digitalização bastará salvar ou encaminhar o documento.
Windows:
Quem está em busca de informações sobre como digitalizar documentos no sistema operacional Windows, o Scanner Windows é uma opção de app que está disponível de forma gratuita na Microsoft Store. Ele é vantajoso, porque possibilita fazer a digitalização não só de documentos como também de imagens e fazer o armazenamento em formatos como:
- JPEG
- Bitmap
- PNG
MAC
Acima, falamos sobre como fazer a digitalização fazendo uso do sistema operacional Windows que é usado por muita gente, mas ainda tem o sistema operacional chamado de macOS que é usado no MacBook que é um computador que tem a assinatura da Apple.
Quem tem um Macbook precisará apenas ligar o scanner e fazer a conexão usando o cabo USB ou via wi-fi. Em alguns casos, isso vai bastar, porque não será necessário fazer a instalação de nenhum software que faça a digitalização do documento.
Depois, é só optar pela opção “preferências do sistemas", fazer a seleção na alternativa “impressoras e scanners” e para finalizar, bastará apenas localizar o dispositivo, abrir scanner e dar início ao processo de scanner a foto ou o documento.
Vantagens da Digitalização de Documentos
Em tempos em que as mudanças climáticas no Brasil e no mundo são mais evidentes, os espaços estão ficando cada vez mais caros e pequenos e quando se é necessário que o ambiente corporativo seja capaz de propor soluções para transformar processos e flexibilizar as atividades, o ato de digitalizar é mais do que uma necessidade em ambientes como:
- escolas
- clínicas
- escritórios de contabilidade
- imobiliárias
- bancos
- indústrias
Por esse motivo, é preciso não só saber como digitalizar documentos como também colocar isso em prática no cotidiano a fim de usar de diversos benefícios. Para começar, é preciso falar sobre a diminuição no desperdício de papel.
De fato, é difícil encontrar quem tenha parado para pensar em quanto é gasto mensalmente com folha, pois se for colocar na ponta do lápis, cada uma custa centavos, porém ao final de cada vez, o investimento é bem alto. No entanto, quando se opta por digitalizar, o gasto começa a ser evitado.
Sem contar que, a diminuição no uso de papel vai trazer um impacto extremamente positivo para o meio ambiente, porque não só será possível ter um ambiente sustentável como ainda diminuir a emissão de carbono e isso pode ser usado de forma positiva pela sua empresa.
Além de todos os benefícios que foram listados acima, o ato de digitalizar ainda possibilita que sua empresa funcione de acordo com que determina as leis e as normas. Isso vai fazer com que os documentos digitalizados fiquem devidamente armazenados levando em consideração o que determina as políticas de retenção.
Assim, após o prazo em que eles precisam ficar arquivados, os documentos poderão ser eliminados com total segurança. Isso vai garantir que a sua empresa trabalhe de acordo com as normas.
Confira ainda mais alguns benefícios de apostar no uso de documentos digitalizados em pdf.
Economia de Tempo e Espaço
Em tempos em que os escritórios têm ficado cada vez menores, porque o aluguel tem ficado cada vez mais alto, o ato de digitalizar documentos surge como uma maneira de trazer tanto economia de tempo como de espaço.
Uma empresa precisa não só ter espaço para guardar papéis como também oferecer um ambiente saudável para os funcionários trabalharem e, muitas vezes, caixas de documentos acabam contribuindo para que isso não aconteça.
Assim, ao digitalizar os documentos, os profissionais não terão que conviver com caixas e todos os documentos ficarão devidamente guardados tanto nos servidores da empresa como na nuvem.
Tudo isso vai garantir a segurança no armazenamento e vai liberar espaço dentro da sua empresa fazendo com que as informações fiquem preservadas e diminui os custos, possibilitando o crescimento em outras áreas. O resultado disso tudo é que a sua empresa vai ganhar aumento na produtividade, porque tempo é dinheiro.
Com isso, ao invés de ficar horas e horas em busca de um papel, ao saber como digitalizar documentos e armazená-los de forma eletrônica, a busca será mais eficiente, fazendo com que as atividades estratégicas e produtivas sejam desenvolvidas.
Além de economia de tempo e de espaço, a empresa ainda ganha maior facilidade no desenvolvimento das atividades em todos os setores, porque quando há uma organização no armazenamento das informações, é possível que cada setor acesse os dados que precisa para executar suas atribuições.
Segurança e Compartilhamento
Quando se digitaliza documentos, é possível ter maior segurança tanto na manutenção deles, porque eles ganham durabilidade e não estão sujeitos a ação do tempo e da umidade.
Com o passar do tempo, é comum o fato dos documentos físicos apresentarem desgastes nas folhas, manchas e marcas do tempo, fazendo com que seja difícil comprovar os dados e até mesmo fazer uma consulta simples, o que resultará na perda da validade.
Ao digitalizar, o documento fica preservado por tempo indeterminado e assim a empresa não terá problemas. Mais uma vantagem é que quando se faz a digitalização, os dados podem ficar mais nítidos e o tamanho do documento também é ampliado.
Além da manutenção das informações, isso ainda vai possibilitar ainda que a gestão seja feita com segurança, porque o ato de digitalizar vai permitir que o uso da criptografia mantenha os dados em segurança, fazendo com que só tenha acesso às pessoas que foram cadastradas.
A medida é simples, mas muito eficiente, porque mantém o uso das informações sobre controle e, ainda, é possível saber se os documentos que estão no arquivamento horizontal sofreram algum tipo de alteração ou adulteração.
Mais um ponto é que só terá acesso aos dados quem realmente pode ter, fazendo com que as informações estratégicas estejam bem guardadas e disponíveis somente para aqueles que realmente devem ter conhecimento.
Soluções inteligentes da Gestão de Documentos: eBox
Ao longo deste texto, explicamos como fazer a digitalização usando celular e também impressora e listamos as vantagens que o ato de digitalizar documentos traz tanto para empresas como também para pessoas físicas.
As empresas que lidam com um volume grande de documentos precisam contar com a ajuda de quem é especialista em transformação como a eBox é. Isso porque o nosso serviço de digitalização conta com certificação digital e, ainda, OCR que é o Reconhecimento Ótico de Caracteres, seguindo ainda o que determina o Decreto 10.278.
Nosso objetivo é transformar o documento que está em papel em digital e fazer com que ele fique inviolável por meio do sistema GED. Além disso, ele poderá ser facilmente consultado em nossa plataforma ou do cliente e todo esse processo de digitalização poderá ser feito em nossa sede ou no cliente.
Ficou interessado em contar com esse processo de digitalização e transformação do seu cotidiano? Fale com nossos especialistas eBox. Conte com eBox na Gestão de documentos da sua empresa!
Publicado originalmente em eBox.
