Por Marcelo Araújo, Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.
A criação de documentos é uma atividade diária e constante nas empresas. Para ter acesso a esses registros de maneira eficiente, é necessário que as corporações obtenham um ótimo sistema de organização de registros, para que todos os seus processos intensifiquem a sua produtividade
Para organizar contratos de colaboradores e clientes de forma ágil e segura é importante contar com alguns recursos tecnológicos com diversas funcionalidades, capazes de transformar a rotina de atividades na empresa.
1. Defina um local para armazenar os contratos
Os novos recursos tecnológicos têm-se aprimorado para organizar e guardar os contratos da sua empresa de maneira que os torne acessíveis quando precisar serem usados. O armazenamento em nuvem, por exemplo, é um dos meios mais confiáveis atualmente, sobretudo quando ofertado por meio de software que atende a todas as normas de conformidade.
2. Crie pastas
Guardar os registros da sua organização em pastas ainda é um dos métodos bastante confiáveis e seguros. O tipo de pastas a que nos referimos, são pastas inovadoras com todos os padrões de segurança que toda empresa deseja. São pastas virtuais em que os documentos são encontrados com apenas um click do mouse. Fato que ajuda a otimizar as atividades dos colaboradores e acelerar o atendimento aos clientes.
3. Faça uso da tecnologia
Usar a tecnologia ao seu favor é a forma mais assertiva de organizar os contratos que a sua empresa cria diariamente. São tantos processos que envolvem o uso de documentos que, caso fossem administrados humanamente, absorveriam grande parte do tempo. Existem no mercado, softwares com tecnologias de ponta que realizam a gestão de documentos de forma completa. É válido optar por ferramentas que dispõem de algumas funcionalidades essenciais e os cuidados devidos aos documentos, como:
coleta de documento: um software eficaz faz a coleta de qualquer tamanho de arquivo e o torna plenamente acessível quando necessário;
digitalização: ter os documentos da empresa digitalizados antes de serem armazenados é um avanço para a organização;
monitoramento dos documentos: o monitoramento acontece quando o acervo é composto de caixas com chip RFID, que podem emitir sinal via rádio para o sistema que realiza a administração do software;
indexação e organização: indexar é uma técnica que ajuda a identificar os seus atributos específicos dos documentos, para fazer com que a sua recuperação ou localização seja simples e rápida.
4. Organize os seus acervos
Para manter os acervos bem organizados, é importante contar com um recurso que aplique metodologias avançadas, que possam atender aos objetivos da sua empresa. Há aplicativos com métodos que diminuem significativamente os custos anuais com a gestão de documentos na organização.
Sabemos que para organizar contratos e mantê-los sempre em ordem, é imprescindível uma boa gestão documental. Essa administração pode ser realizada por uma empresa especialista em guarda de documentos físicos e digitais. A eBox Digital, por exemplo, oferece várias soluções, como sistema GED, terceirização de processo (BPO), captura descentralizada, e tantas outras maneiras de deixar os documentos da sua empresa bem organizados e seguros.
Percebeu como a eBox Digital é altamente competente para gerenciar os documentos do seu negócio? Então, vale a pena fazer contato conosco. Estamos super ansiosos para potencializar a gestão documental da sua empresa e levá-la a mais alta produtividade, além de encaminhá-la para conformidade.
Publicado originalmente em eBox Digital
