Por Rodrigo Giosa, CTO at eBox Gestão e Proteção da Informação S.A.
Quer investir na transformação da sua empresa? O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma ferramenta extremamente indispensável para gerir bem os processos de registros da sua organização. O curioso é que, para receber verdadeiramente todos os benefícios que esse sistema pode promover, tudo começa pela escolha do melhor software.
Caso decida por um sistema com gerenciamento eletrônico gratuito, talvez sua empresa não obtenha todos os recursos de que necessita, e isso ainda pode ser um risco para o seu empreendimento.
É importante que você faça uma investigação profunda antes de decidir qual plataforma deseja implantar. Foque nas funcionalidades que o sistema tem, na seriedade com que atende às empresas etc. Acompanhe para saber mais!
Conheça os riscos de utilizar um GED gratuito
Atualmente, não é difícil encontrar sistemas GED gratuitos no mercado. São plataformas que de alguma forma podem ajudar em alguns tipos de serviço na empresa. No entanto, apresentam certas deformidades que podem não sanar todas as necessidades da organização no que se refere à gestão de documentos.
Falta de segurança
Uma das maiores preocupações que o gestor pode ter ao contratar um sistema para a sua empresa é quanto à questão da segurança. O índice de hackers tem crescido intensamente, e a probabilidade de vazamento de dados é elevada quando não se tem um aplicativo com funcionalidades significativas de segurança da informação.
Falta de recursos
Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos gratuitos, normalmente, não dispõem de inúmeras funcionalidades que possam atender a todas as demandas documentais da empresa. Com isso, não atendem a todas as expectativas do negócio.
A falta de alguns recursos também pode impedir a agilidade das atividades de rotina dos colaboradores, fato que leva à redução de produtividade e até mesmo à possibilidade de erros que possam comprometer a credibilidade da organização.
Veja o que um sistema GED pago pode oferecer
Ter um sistema GED com tecnologia de ponta é uma ação que vai transformar todos os processos documentais na sua organização, desde as atividades mais simples até as mais complexas, ou seja, as que precisam de recursos mais avançados. Vamos apresentar para você, mais precisamente, alguns benefícios do sistema GED da eBox Digital.
Segurança
A questão da segurança de dados é levada plenamente a sério pela eBox Digital. É por essa razão que ela utiliza a plataforma Azure da Microsoft, que é líder em infraestrutura em nuvem. A Azure atende a diversas normas de conformidade internacionais e específicas da indústria, como ISO, 27001, HIPAA, FedRAMP, SOC 1 e SOC 2.
À vista disso, a plataforma tem tráfego 100% criptografado, informações geo-replicadas, banco de dados criptografado e 99,9% de disponibilidade garantida. E mais, a eBox usa alguns recursos como:
- storage;
- políticas de backups;
- disaster recovery
- Monitoramento dos documentos
A eBox Digital tem estratégias inovadoras para monitorar 100% do acervo de caixas e documentos da sua empresa. As caixas e documentos contêm chip RFID (Rádio-Frequency IDentification) em suas etiquetas. São chips inteligentes, que podem emitir sinais de rádio para o sistema da eBox. Essa forma de gerenciamento dispõe de total rastreabilidade para fazer a localização dos documentos. O melhor é que esse serviço é prestado às empresas de forma gratuita.
Facilidade de uso
A usabilidade da plataforma é um fator que deve ser levado em consideração na hora de escolher um sistema para as atividades diárias dos colaboradores. Vale ressaltar que o sistema GED da empresa deve ter funcionalidades que os profissionais consigam aprender a manusear com muita facilidade. Dessa forma, podem fazer uso de todos os recursos sem dificuldade alguma.
Uma plataforma considerada saudável para os funcionários é aquela que tem uma interface que provoque atração, que seja amigável e que possa ser compreendida nos primeiros momentos de uso.
O sistema GED da eBox digital é uma ferramenta bem acessível de ser explorada. Você pode organizar os documentos, fazer o controle, armazená-los e recuperar as informações de forma rápida. A praticidade do uso do software é promovida por ele oferecer:
pesquisas instantâneas: os documentos são encontrados em milésimos de segundo, mesmo em meio a milhões de documentos;
formas de pesquisar: a pesquisa pode ser feita ao utilizar qualquer atributo do documento, como data de criação, tipo, edição, termos e dados. Assim, qualquer atributo é pesquisável;
compartilhamento: você pode enviar documentos por e-mail, fazer download ou imprimir direto do portal;
visualização: é possível visualizar todo o histórico de alterações, pedidos e associações dos documentos.
Conquista de certificações
Uma das grandes vantagens de ter um sistema GED aprimorado é a probabilidade de conquistar certificações por estar em conformidade com as regras exigidas pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). A LGPD dispõe sobre o armazenamento, a coleta e a maneira de fazer o compartilhamento dos dados das pessoas que a empresa utiliza.
Essas normas são fundamentais para a gestão e segurança de dados dos clientes. Conhecer bem todas as exigências da LGPD ajuda a empresa a manter-se alinhada no trato com as suas atividades diárias, para que, ao passar por uma consultoria, esteja hábil para receber a certificação. Para atender a todas as imposições dessa lei, é importante saber minuciosamente tudo o que ela determina.
A Certificação ISO 27001, por exemplo, confirma que a empresa é habilitada, por atender a todos os requisitos do International Organization for Standardization (ISO) para a gestão de segurança da informação. Isso significa que a organização é uma instituição séria e que se preocupa com os dados que estão em sua posse.
Como vimos no decorrer do artigo, optar por uma plataforma com gerenciamento eletrônico de documentos gratuito não é a melhor opção para garantir que os processos documentais aconteçam com total segurança e eficiência na sua empresa. Ao contrário disso, escolher um software que tem alto nível de excelência no mercado e certificação ISO, por exemplo, é, sem dúvidas, o ideal para a sua organização.
Percebeu como você já encontrou o software mais adequado para a sua empresa? Então, que tal fazer contato com a eBox agora mesmo? Estamos aptos a implantar o software mais completo e que é referência no mercado!
Publicado originalmente em eBox
