Poucas coisas nos atrapalham tanto quanto o trabalho manual, no nosso dia a dia corporativo, e mesmo as soluções mais complexas de Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM), são propensas a tarefas repetitivas, propiciando atrasos e erros humanos.
É por isso que a Fotoware está lançando o Flow – uma “caixa de ferramentas” para automação avançada de fluxos de trabalho, permitindo que grandes volumes de arquivos e dados sejam carregados, modificados ou excluídos automaticamente, com base em critérios pré-determinados, tudo sem intervenção humana.
O que é Flow?
O Flow é a mais nova adição à suíte de produtos Fotoware e é fornecido como um módulo complementar ao Fotoware Veloz – solução de Gerenciamento de Acervos Digitais na nuvem (SaaS). É um espaço de trabalho que auxilia equipes a gerenciar, automatizar e otimizar fluxos de trabalho a partir de um hub central na nuvem.
O Flow permite que os editores criem fluxos automatizados de maneira amigável e organizada. É, portanto, a ferramenta ideal para implementar fluxos de trabalho digitais rápidos e precisos, como purga automática, distribuição, atualizações em lote e muito mais.
Ele é construído com monitoramento avançado, mas intuitivo, que permite rastrear todos os uploads e alterações realizados no sistema.
“Com o Flow, trazemos seus fluxos de trabalho de alto volume para a nuvem – automatizando o que é mais importante em seu DAM”, diz Andreas Bergman, Gerente de Produto do Flow.
“O Flow é uma ferramenta intuitiva para automação de fluxos de trabalho – projetada para um futuro que prioriza a nuvem, com arquitetura moderna e escalável. Vimos muito interesse em nossa plataforma SaaS e queremos garantir que você possa realizar operações críticas para os negócios na nuvem, mais rápido e melhor do que outras alternativas.
Com esta nova ferramenta, conseguimos isso, permitindo automatizar todos os seus fluxos de trabalho de forma mais acessível e eficiente, capacitando as equipes a trabalhar de forma mais inteligente.“
Você pode usar o Flow para resolver uma infinidade de problemas diferentes, pois ele é altamente personalizável e fácil de usar. O Flow pode disparar ações específicas automaticamente, economizando tempo e garantindo um repositório limpo e atualizado.
Como o Flow funciona
Como criador de fluxos de trabalho, o Flow permite que você defina gatilhos condicionais que irão disparar uma ação específica assim que os critérios definidos forem atendidos, sem necessidade de escrever uma linha sequer de código de programação. Os gatilhos podem ser configurados com alto nível de detalhe e são baseados em metadados, garantindo que cada ação esteja vinculada a dados existentes e não dependa de execuções manuais. Dessa forma, você controla exatamente quando e quais ativos são afetados pelos fluxos de trabalho.
Você pode permitir que seus fluxos de trabalho sejam executados continuamente ou configurá-los para executar ações em horários específicos – como nos finais de semana, por exemplo. Tudo é resgistrado, para que você possa monitorar facilmente quais ativos são afetados e perceber rapidamente se há algum ajuste a ser feito.
Maneiras típicas de usar o Flow
Upload via FTP
Com o Flow, os usuários podem garantir que muitos lotes de arquivos sejam carregados continuamente no sistema, diretamente do servidor FTP, com pouca ou nenhuma intervenção humana.
Os gatilhos de upload podem ser configurados com grande nível de detalhe e o mesmo vale para as ações a serem executadas. Você pode definir os metadados que devem ser preenchidos automaticamente durante o upload ou, por exemplo, ajustar o momento de upload, conforme necessário.
Distribuição via FTP
Além do upload contínuo, o Flow também oferece suporte à distribuição automática de conteúdo.
Ao definir gatilhos predeterminados, você garante que todos os itens que atendem a esses critérios sejam exportados automaticamente para outros ambientes ou sistemas. Dessa forma, você pode alimentar continuamente seus sites, portais online ou outros canais com arquivos relacionados, sem se preocupar em fazer isso manualmente.
Atualizando e modificando informações
Muitas vezes, os metadados precisam ser modificados, mas nem todas as atualizações precisam ser feitas manualmente. O Flow ajuda a automatizar o processo de inserção e alteração de metadados, com base em condições predeterminadas.
Você pode aplicar automaticamente um selo de qualidade ou de verificação em arquivos que atendam a determinados critérios. Ou talvez você precise adicionar informações sobre um evento específico, caso um ativo seja marcado com algum código relacionado a este evento, por exemplo. Tudo isso é possível com o Flow.
Classificação automática simplificada
Se você já estiver usando algum tipo de indexação automática com IA, o Flow é a ferramenta perfeita para simplificar ainda mais o processo de preenchimento de metadados. Em vez de ficar selecionando manualmente os arquivos a serem submetidos à classificação automática, você pode criar um fluxo de trabalho personalizado que submeta os arquivos automaticamente quando determinados requisitos forem atendidos.
Digamos que você queira realizar OCR (reconhecimento de texto) automaticamente em imagens .jpg e .png. Ou que você precise detectar instantaneamente quantas pessoas são visíveis nas fotos tiradas em determinados eventos. Com o Flow você vai poder automatizar estes processamentos.
Exclusão automática de ativos
O Flow é compatível com fluxos de trabalho de manutenção e limpeza de arquivos: excluindo ativos que passarem a atender critérios predeterminados. Por exemplo, ativos não essenciais que atingiram uma data de validade ou de direito de uso podem ser removidos automaticamente do sistema – liberando espaço de armazenamento e evitando desordem e uso indevido.
Auditoria e Monitoramento
Cada automação executada no Flow pode ser rastreada e visualizada em um painel com interface amigável. Dessa forma, você pode acompanhar facilmente todos os fluxos de trabalho, sabendo exatamente o que foi feito e em quais arquivos.
“Sabemos que nossos usuários prezam e exigem pleno controle sobre seus ativos e dados. Portanto, priorizamos um painel de monitoramento o mais intuitivo e flexível possível. É fácil ter uma visão geral de seus fluxos de trabalho e seus efeitos, mesmo que você tenha muitos fluxos configurados. E isso é algo que oferecemos no Flow.” – Andreas Bergman (Gerente de Produto – Flow)
Por que você deve incorporar o Flow à sua solução DAM
Se você tem grandes coleções de ativos digitais, realiza tarefas manuais e repetitivas, que tornam seu gerenciamento de conteúdo mais lento ou precisa carregar ou excluir grandes volumes de arquivos com frequência, provavelmente se beneficiará com o Flow.
Fluxos de exclusão automática são particularmente úteis para organizações que frequentemente arquivam grandes quantidades de arquivos, como empresas de mídia ou varejistas – normalmente armazenando muito mais ativos do que precisam manter no longo prazo. Ao mesmo tempo em que fluxos de upload por FTP são um ótimo complemento para equipes que recebem conteúdo de fotógrafos profissionais e desejam implementar um processo de ingestão simplificado de muitas imagens das câmeras para o DAM.
Com o Flow, você pode gerenciar grandes volumes de conteúdo e dados automaticamente, reduzindo drasticamente muitas operações manuais, como classificações e transformações. O Flow foi projetado para ser personalizável e escalável, sendo a solução ideal até mesmo para casos de uso altamente específicos.
O futuro do Flow
O Flow é uma ferramenta de automação avançada que facilitará a realização de operações mais elaboradas para as necessidades do seu negócio. O contínuo desenvolvimento do produto é conduzido com estreita colaboração de organizações de vários setores – desde agências de notícias, mídia e entretenimento até empresas manufatura e comércio eletrônico – garantindo que os desafios mais urgentes e variados sejam enfrentados e resolvidos.
“O Flow foi desenvolvido para ser mais do que apenas uma ferramenta de fluxo de trabalho – ele está se tornando o hub central para que os administradores de DAM gerenciem e distribuam seu conteúdo. Nossa visão é que o Flow desempenhará um papel fundamental no ecossistema DAM, ajudando as equipes a trabalhar de forma mais inteligente, automatizar mais rapidamente e manter o controle à medida em que suas coleções e negócios crescem.” – Andreas Bergman (Gerente de Produto – Flow)
Se quiser saber mais sobre como o Flow pode contribuir para sua solução DAM, entre em contato conosco.
Créditos: Amalie Widerberg (Fotoware)
https://www.fotoware.com/blog/flow-the-ultimate-dam-automation-tool
Publicado originalmente em: Amplex
