Aqueles que vivem nos grandes centros têm dificuldade de imaginar o avanço da tecnologia fora destas áreas. Isto talvez seja
decorrente do fato de vivenciarmos, diariamente, pessoas interagindo com estas tecnologias. Não faz muito tempo que ao entrar
no metrô você observa a maioria das pessoas olhando para seus celulares, interagindo com eles a ponto de perder a noção do
tempo. Quem vive na metrópole muitas vezes imagina o pessoal do interior e da área rural desprovidos de tecnologia. Mas isto
não condiz com a realidade. A tecnologia já está presente nas localidades mais remotas. Aliás, é com essa tal de tecnologia que
estas localidades estão cada vez mais conectadas com o mundo e participando ativamente dele.
Quem teve uma experiência similar recentemente foi a área de compras da Comgás. Eles tinham um grande desafio. Uma grande
obra em Guaratinguetá para instalação de um City Gate (Estação de Distribuição de Gás). A obra começaria pela terraplanagem
do terreno e a empresa selecionada apresentou um orçamento e prazo aquém da expectativa da Comgás. O pessoal de compras
e o pessoal do terreno da obra identificaram uma empresa de terraplanagem que estava perto da obra. Com apenas dois sócios -
pai e filho são os donos da empresa e também os únicos operadores das escavadeiras, foram consultados e fizeram o orçamento
solicitado. O orçamento foi aprovado e restava a formalização do contrato. O ideal era começar o serviço em 3 dias, mas o
contrato em papel levaria um prazo médio de 20 dias para ser formalizado. Maurício Delfino, analista sênior de suprimentos
da Comgás arriscou. Ligou para dono da empresa que trabalhava naquele momento em seu trator perto da localidade. Quando
questionado se possuía um certificado digital para assinar o contrato, sua resposta foi imediata: Tenho sim! Retirando sua luva
e saindo do meio do lamaçal, buscou em sua picape um laptop e o certificado. Acessou via internet o portal de documentos
eletrônicos e assinou rapidamente o contrato. Delfino ficou surpreso com o fato, “eu nunca imaginei que ele pudesse ter um
certificado digital, mas a verdade é que a maioria das empresas já possui e neste caso foi fundamental para darmos início da
obra. Este exemplo real virou uma referência. Foi um caso emblemático”, disse Fernando Mattedi, Gerente de Compras e
Contratações da Comgás. “Depois disso, sempre utilizamos este fornecedor como exemplo. Se uma empresa com 2 funcionários
tinha certificado digital, qual empresa poderia dizer que não tinha? Este fato nos ajudou a acelerar o processo de implantação do
novo processo de formalização de contratos da empresa” Complementou.
Foi desta forma que a área de compras da Comgás implementou em um curto período de tempo a assinatura digital de contratos
com fornecedores.
A ideia
Foi com a observação e o hábito de questionar que Maurício Delfino, Analista de Suprimentos Sênior da Comgás, começou com
uma nova ideia: ”Automatizar e eliminar o papel na formalização de contratos e documentos na área de Compras”.
Trabalhando em compras na Comgás há 13 anos já conhecia muito bem os processos que existiam, mas não se acomodou,
procurou melhorá-los, observando-os e focando no principal problema: o excesso de papel e processos morosos que atrasavam,
muitas vezes, o início de um projeto importante para a Comgás. Deste problema decorria uma série de atividades de manipulação
e tratamento dos documentos físicos: montar pastas, preparar contratos de 80 páginas em média, furar, grampear, arquivar,
localizar, assinar, coletar assinaturas com os Diretores, enviar aos fornecedores, controlar a localização dos mesmos. Enfim,
quando pararam para avaliar descobriram que estavam gastando muito tempo em atividades operacionais e que não agregavam
muito ao negócio da empresa.
O Processo
Assim que perceberam os benefícios e resultados de curto prazo que a tecnologia de assinatura digital traria, Delfino, com total
apoio de Mattedi, iniciou a proposta do projeto para assinatura digital dos contratos. Inicialmente ele se reuniu com outras áreas
importantes da empresa (Jurídico, TI, Controles Internos e Auditoria) para levantar as necessidades, pareceres e preocupações
de cada um em relação à adoção desta nova tecnologia. Em seguida levantou os custos de todo o processo e da manutenção
de contratos em papel versus os contratos em meio eletrônico utilizando a nova tecnologia. O resultado foi apresentado para a
para a diretoria, indicando que o retorno sobre investimento, incluindo a compra de certificados digitais, era de apenas 1 (um)
ano. O projeto foi aprovado e a área de compras iniciou o processo de seleção de um portal de assinatura digital de documentos
eletrônicos, que culminou na escolha do PNDE – Portal Nacional do Documento Eletrônico.
“O fato de a solução ser SaaS (Software as a Service) e não exigir investimento inicial, pesou significativamente na decisão final. A
implementação foi rápida. Começamos orientando os fornecedores e oferecemos a assinatura digital como opcional, em seguida
passamos a dar preferência e agora é obrigatória, ou seja, os contratos só são assinados digitalmente. Alguns poucos fornecedores
ainda não tinham conhecimento do certificado digital e que , principalmente, era possível assinar digitalmente com ele”, disse
Mattedi.
Resultados
A partir da utilização desta tecnologia, a área de compras começou a apurar e avaliar os resultados, sendo alguns deles imediatos.
Delfino estimou que a média do prazo de formalização de um contrato era de 25 dias. Se fosse um fornecedor de uma localidade
mais remota o prazo subia para 45 a 60 dias. Com a assinatura digital, o prazo máximo é de 24horas. A redução de custos também
foi evidente e significativa, com uma redução em torno de 61%.
Mattedi destacou ainda os ganhos de eficiência operacional: “Eliminamos uma série de atividades operacionais ligadas ao
tratamento dos documentos físicos. Com isto temos mais tempo para atuar na atividade essencial da área de compras: gestão dos
contratos, melhores negociações e consequente melhor resultado para a empresa.”.
“A área de compras começou a validar quem assinava os contratos melhorando o controle, via validação societária, daqueles que
realmente poderiam assinar um contrato em nome do fornecedor”, complementou Delfino.
Os prazos reduzidos no processo de formalização permitem à área de compras tomar uma ação rápida quando se percebe que
o processo de formalização não ocorre dentro do prazo esperado. “Tivemos um caso que o fornecedor começou demorar a dar
uma resposta e percebemos que ele não ia aceitar as condições do contrato. Mudamos rapidamente para uma 2ª alternativa e
mantivemos os prazos dentro do esperado. Se estivéssemos no processo em papel, demoraríamos muito para perceber isso e
certamente teríamos impactos nos prazos dos projetos da Comgás, disse Mattedi.”
Com esta experiência positiva, a Comgás já está ampliando o uso da assinatura digital em outras áreas como a jurídica
(procurações eletrônicas), Licenças & Autorizações e Gestão de Contratos.
Inovação e senso de urgência!
Inovação, cultura do paperless, praticidade, senso de urgência, ter uma visão de um futuro melhor, acreditar na solução e
trabalhar com foco no resultado. Benefícios alcançados, a consequência é a disseminação da cultura do paperless em outras áreas.
Isto com certeza serve de estímulo para que continuem a busca da inovação e de oportunidades para a Comgás.