O uso da tecnologia provê mais organização e monitoramento das atividades realizadas pelo RH, bem como gera muito mais precisão nas atividades. Além disso, há um grande conjunto de vantagens, as quais facilitam o trabalho diário.
Aumentar a eficiência, reduzir o índice de perda dos prazos, proporcionar mais escalabilidade e segurança às tarefas são os principais benefícios da solução completa W3K: digitalização + archiving + guarda + plataforma ECM/GED e BPMs.
Com esta, as empresas automatizam os seus processos, otimizam o tempo e reduzem o espaço físico de armazenamento de documentos, garantindo, assim, a governança da informação e ganhos significativos de produtividade.
Digitalização do RH: gestão sem papel e rastreabilidade
O RH é um setor que armazena muitos documentos, por isso, o gerenciamento eficiente dentro do departamento facilita, por exemplo, o acesso seguro à informação que precisa ser encontrada com agilidade.
Na prática, ao necessitar consultar informações e documentos de um colaborador, para uma demanda de processo trabalhista ou validação de informações do departamento pessoal, o RH consegue localizar essa informação de forma simples e rápida, afinal, os arquivos digitalizados são disponibilizados em um ambiente web.
Mas essa é apenas uma das vantagens. A digitalização de documentos provê mais agilidade nas atividades, aumentando a produtividade e ajudando a diminuir espaços físicos, reduzir riscos e aumentar o controle dos dados, pois permite rastrear acessos aos dados com confiabilidade.
A W3K possui um eficiente processo de digitalização de arquivos. Na prática, digitalizamos o seu legado, novos documentos ou sob demanda, local ou remoto, adequando-se à sua realidade.
Archiving: arquitetura da informação e classificação de temporalidade
Rastreabilidade do acervo documental, taxonomia e previsibilidade de espaço físico disponível são alguns dos benefícios do archiving no setor de RH.
A W3K, apoia no desenvolvimento de uma arquitetura da informação, incluindo definição de plano de classificação de temporalidade, além do processo de triagem, digitalização e indexação.
Somando archiving + plataforma Greendocs você ganha mais eficiência em suas responsabilidades e na mitigação dos riscos sobre os processos de gerenciamento documental do RH, permitindo que o seu foco possa ser mais dedicado nas atividades fim de seu setor.
Da mesma forma, facilidades como o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), a indexação dos mesmos para pesquisa e guarda em warehouse regular também fazem parte dos recursos oferecidos nesta solução completa.
Custódia segura dos documentos de RH
Tratando dos dias que muitas vezes uma empresa leva para localizar um documento, não é exagero dizer que pode levar mais de 30 dias para localizar o documento ou até mesmo não localizá-lo.
Isso porque ter várias caixas com o mesmo critério faz com que as buscam sejam onerosas e lentas, além de não permitir o controle de documentos faltantes e haver o risco de pragas ou incêndio sobre um volume não rastreável de documentos.
Além de tornar o clima organizacional pesado, realocando profissionais estratégicos para encontrar essas informações, a guarda física e local torna mais onerosa a tarefa de buscar um papel perdido no meio de milhares. É inviável nos dias de hoje.
Com a contratação da guarda física externa, especializada em armazenamento confiável, promovida pela solução completa W3K, a informação se mantém preservada com segurança.
Ademais, com a custódia dos documentos em local adequado, a W3K provê controle do espaço físico, acessibilidade da informação, gerenciamento da documentação de forma sistemática, rastreabilidade, controle, gestão da caixa ou tratamento individualizado.
Como o Greendocs pode otimizar o RH da sua empresa?
Na teoria parece mais fácil entender todos os benefícios da solução Greendocs + Digitalização + Archiving + Guarda para gerir e otimizar processos de RH. Na prática, exemplos cotidianos podem mostrar essas vantagens.
Quando o RH precisa fazer uma identificação individual de um colaborador, mas essa informação está em alguma das várias caixas de funcionários com a letra A, quantas horas a mais será preciso para encontrar esse dado? Com a digitalização e a busca sistemática na guarda desses documentos, o tempo otimizado é um processo natural e orgânico na empresa.
O legado, ou seja, os documentos guardados recebem tratamento, organização e higienização. Isso é eficiente para aqueles dados que não podem ser descartados, levando em consideração a tabela de temporalidade. Auditar a manutenção destes documentos de forma manual é muito mais lento e oneroso para a organização. A tecnologia apoia no controle de manutenção.
Além disso, quando a empresa contrata 100, 200, 500 colaboradores, pode otimizar os processos que envolvem desde os primeiros contatos, passando pela mensageria destinada a esses novos profissionais até a assinatura dos contratos. Tudo isso é feito na plataforma Greendocs, reduzindo o risco de perder os prazos.
O processo de checklist de tarefas, que envolve o dossiê de colaboradores, prontuários, solicitações de férias, solicitação de documentos, onboarding, treinamentos, assinatura do cartão ponto, disponibilização de crachás e kit boas-vindas, também são tarefas que o sistema Greendocs otimiza.
Em resumo, a solução completa em gestão da informação da W3K atua desde a digitalização, passando pela guarda física até a disponibilização online de seus documentos digitais.
Quer mais informações sobre como a solução da W3K completa pode otimizar os seus processos de RH? Fale com um dos especialistas da W3K.
Publicado originalmente em W3K
