Por Rodrigo Giosa, CTO at eBox Gestão e Proteção da Informação S.A.
O Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, foi criado com o propósito de dar base legal aos documentos físicos digitalizados de instituições públicas ou privadas, além de determinar que eles tenham os mesmos efeitos jurídicos que os documentos originais. As regras podem ser aplicadas a documentos elaborados por pessoas jurídicas de direito público interno, mesmo que tenham vínculo com particulares, pessoas jurídicas de direito público ou pessoas naturais. Para que a organização realize o cumprimento fiel ao que o Decreto estabelece, é fundamental conhecer muito bem os seus princípios. É isso que vamos abordar neste artigo. Acompanhe!
Integridade e confiabilidade dos documentos
A integridade dos documentos digitalizados é apontada no art. 3°, inciso I do Decreto, que afirma que os documentos não podem ser corrompidos, ou seja, eles devem ser idênticos aos originais. É necessário que sejam assinados de maneira digital com certificado ICP-Brasil, isso assegura a sua autenticidade.
Indexação de metadados
O Decreto nº 10.278 aponta o que são metadados em seu art. 3º, inciso II, anexo II. No que se refere à indexação e metadados dos documentos digitalizados, é importante ter consciência de que a digitalização não é apenas uma forma de escanear um documento. O procedimento é muito mais avançado, preciso e exigente. Há necessidade de que os documentos digitalizados contenham metadados, ou seja, tenham as informações estruturadas em sua completude para ter a real eficácia, sobretudo jurídica. Portanto, é imprescindível que os dados permitam classificar, descrever e gerenciar os documentos. Por isso, é importante a presença de algumas características indispensáveis, como:
assunto;
autor;
data e local da digitalização;
identificador do documento digital;
responsável pela digitalização;
espécie de documento;
hash (chekcsum) da imagem, algoritmo que faz a avaliação da integridade.
Importante destacar que, de acordo com o que o Decreto informa, após a digitalização dos documentos, é autorizado descartar alguns impressos originais, com exceção dos que têm valor histórico. O Decreto determina, em seu art. 7º, a desnecessidade da digitalização por pessoas jurídicas de direito público interno. Essa manobra é precedida por meio de averiguação do grupo de documentos, que as tabelas de temporalidade apontam, e sobre a destinação dos documentos. Desse modo, fazer uma avaliação com antecedência é o mais adequado para identificar os que podem ser encaminhados para descarte.
Rastreabilidade
A rastreabilidade está alocada no art. 4º inciso II, que trata também da auditabilidade dos procedimentos empregados. Significa que os procedimentos utilizados para realizar a digitalização e a guarda dos documentos devem conter informações sobre os processos que são produzidos. Além disso, essas atuações devem ter um histórico dos dados que foram digitalizados. Essa prática é conhecida como “logs dentro do sistema”, sendo fundamental para situações jurídicas.
Qualidade da imagem
A qualidade da imagem e sua legitimidade de digitalização estão presentes no art. 4º, inciso III. Para que a digitalização de imagens dos documentos tenha validade, é essencial atender às normas técnicas que o Decreto estabelece. Existem padrões técnicos que apontam algumas especificidades para essa tipologia de digitalização, que deve ser obedecida, por mais que ocorra a compressão e descompressão dos arquivos. O anexo I do Decreto nº 10.278/2020 determina diretrizes no que se refere às características das imagens dos documentos, como cor, resolução mínima, tipo original e formato do arquivo. Acompanhe algumas peculiaridades da qualidade das imagens de documentos digitalizados. Vamos apresentar o tipo de documento, resolução mínima, cor e tipo original. Observe!
textos impressos com ilustração, em preto e branco, 300 dpi, escala cinza e texto/imagem;
textos impresso com ilustrações e cores, 300 dpi, RGB colorido e texto/imagem;
fotografias e cartazes, 300 dpi, RGB colorido e texto/imagem.
Confidencialidade
Manter os documentos de maneira confidencial é uma ação determinada no art. 4°, inciso IV do Decreto. A confidencialidade dos documentos pode ser atendida quando a empresa disponibiliza um sistema aos funcionários, com vários perfis de acesso. Ao agir dessa forma, somente os colaboradores autorizados terão acessibilidade aos documentos considerados sigilosos. O compromisso de manter a confidencialidade nos documentos, quando necessário, tem que ser confirmado de alguma forma. O termo de compromisso é o que fortifica a confiança entre as partes nesse momento.
Assinatura digital
A assinatura digital é um quesito indispensável para que o documento tenha validade jurídica. Ela deve ser levada tão a sério quanto uma assinatura física, por ter o mesmo valor e por ser o que confirma a validade do documento. Mesmo sendo um documento digital, há necessidade da confirmação de que a pessoa é, em outras palavras, quem ela diz ser. É também uma maneira de promover a segurança das informações contidas no documento. Como a assinatura digital tem um valor imensurável, diversos cuidados precisam ser colocados em prática. Por isso, é recomendado não fazer o compartilhamento de computadores quando ali há uma assinatura digital. Assim, um dos melhores métodos de segurança é não deixar mais de uma pessoa utilizar o aparelho no qual está guardada a chave de criptografia de uma assinatura digital. Outra forma de garantir a segurança da assinatura digital é investir na gestão de documentos digitais, assim como na proteção de dados. Com esses métodos de resguardo, diminui de forma significativa a probabilidade de invasão de hackers no sistema, evitando transtornos e descrédito da empresa.
Padrões técnicos de digitalização
A digitalização de documentos deve seguir alguns padrões técnicos, como a certificação digital. Trata-se de um documento eletrônico que tem a função de fornecer uma chave pública, que é legitimada perante uma autoridade certificadora dentro de uma Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP). No que se refere à digitalização de documentos, a infraestrutura fala do padrão ICP-Brasil. Esse tipo de certificado faz menção de ser a identidade da ação. É por atender a essas regras que o certificado assegura a rastreabilidade da assinatura do documento. A peculiaridade da criptografia é que ela se baseia na transformação de um dado que utiliza um código secreto. Ainda, a chave do certificado é utilizada para desconverter o dado e acessá-lo. A competência de digitalizar os documentos cabe ao proprietário do documento físico ou a terceiros. É decisão do possuidor do documento a responsabilidade diante do terceiro de determinar a conformidade da ação de digitalização. É importante conhecer em quais documentos é cabível a digitalização. O Decreto é restrito ao que se aplica a essa prática. Ele determina que esse tipo de metodologia não alcança os documentos que já são considerados natos-digitais, como os documentos audiovisuais, de identificação, documentos de porte obrigatório e os das operações no sistema financeiro nacional.
Interoperabilidade
A interoperabilidade está inserida nos procedimentos e nas tecnologias utilizadas na digitalização dos documentos físicos. Ela é apontada no art. 4º, inciso V. Isso significa que, na sistemática que for aplicada no processo de digitalização, é necessário salvar o documento em um formato aberto, como PDF/A. O tipo de armazenamento permite a acessibilidade do documento em qualquer sistema. Esse tipo de mecanismo pode ser utilizado em qualquer espécie de organização. Porém, caso a digitalização tenha a presença de entidades públicas, é importante observar alguns fatores, como: obedecer o mínimo dos padrões técnicos e conservar os metadados específicos para essa classe de instituição. Além disso, o documento deve ser assinado em formato digital, com certificação digital padrão ICP-Brasil.
Preservação dos documentos
Sobre a preservação dos documentos digitalizados, o Decreto faz menção a ela no seu art. 11. Ele orienta que os documentos digitalizados que não apresentam nenhum valor histórico podem ser conservados, no mínimo, pelo período do prazo de prescrição ou ao término dos direitos a que se referem. Já o art. 12 informa sobre a preservação de documentos digitalizados e entes públicos. Esse artigo orienta que as pessoas jurídicas de direito público interno devem realizar as suas práticas de digitalização de documentos de acordo com o que estabelece a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991. As pessoas jurídicas de direito público também devem ser guiadas pelas tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são definidas pelos órgãos arquivistas públicos. Os devidos órgãos públicos realizam as suas competências em observação às diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) no que se refere à temporalidade de guarda, ao destino e à proteção dos documentos das referidas pessoas jurídicas.
Manutenção dos documentos
O art. 10º do Decreto nº 10.278 afirma com muita convicção o que o armazenamento, segundo as normas, deve assegurar a todas as pessoas físicas e jurídicas que confiarem os seus documentos à digitalização. A digitalização dos documentos é protegida contra diversos fatores que possam causar danos, como destruição, alteração e, quando oportuno, contra a acessibilidade e a reprodução sem autorização do seu proprietário. A proteção se estende também à indexação de metadados que viabilize a localização e a gestão do documento digitalizado, assim como à conferência da realização da digitalização que foi aceita. Por fim, observamos que são inúmeras as regras que o Decreto nº 10.278/2020 determina para as empresas que trabalham com a administração de documentos. A eBox Digital é uma organização certificada pela ISO 27001. Isso comprova a sua habilidade para realizar a guarda e a gestão de documentos, assim como, a digitalização, em conformidade com o referido decreto, e dentro de todas as normas legais que a função deve atender. Percebeu como é importante conhecer uma empresa que atua dentro da legalidade para gerir os documentos do seu negócio? Então, aproveite a oportunidade e faça contato com a eBox Digital agora mesmo.
Publicado originalmente em eBox Digital
