Por Roberto Gonçalves, CEO na eBox Digital S.A.
Você já parou para pensar que o desperdício de papel é uma das formas de agressão ao meio ambiente? Por vezes, pensamos que o extravio de uma única folha de papel não vai ocasionar grandes danos à natureza.
É interessante reconhecer que essa ação afeta a saúde do planeta. Saber que existem diversas práticas que ajudam na redução do uso de papel nas empresas faz com que você adote medidas que tornem possível essa economia na organização e o cuidado com o ecossistema. Implementar novas estratégias documentais na empresa é uma forma de torná-la sustentável. Acompanhe!
Utilize a tecnologia ao seu favor
Fazer uso da tecnologia é a melhor maneira de não utilizar papel na empresa. Por meio de um software inovador você pode realizar diversas atividades e ainda compartilhá-las para evitar o uso de impressão. A eBox Digital é uma plataforma em que você pode gerenciar diversas ações sem uma única folha de papel. Por meio dela a sua empresa pode:
fazer a guarda de documentos digitais;
realizar admissão digital;
assinar documentos de forma eletrônica.
Recicle
Sabe aquelas folhas de papel que parecem não ter mais utilidade alguma? Se o verso está em branco, você pode cortá-la em seis ou oito pedaços, para que sirvam de post-it. Utilize-os para anotar lembretes para o dia seguinte, deixar alertas ou avisos de tarefas para colegas de trabalho, entre tantas outras utilidades.
Visualize antes de imprimir
Antes de solicitar a impressão do documento é indispensável que seja feita uma leitura detalhada e atenciosa de todo o corpo do texto, para fazer todas as correções necessárias. Em seguida, visualize o que você pediu para ser impresso, e atente-se para ver se as margens e toda a estrutura estão oferecendo boa apresentação documental.
Dê preferência para arquivos digitalizados
A digitalização de documentos é uma estratégia muito utilizada em empresas que priorizam a sustentabilidade no seu negócio, principalmente por meio da eliminação, quase que total, de documentos físicos. Ter os documentos em formato digital faz com que eles se tornem mais seguros, conservados e acessíveis aos funcionários dos diversos setores da organização.
Compartilhe documentos
Ter uma ferramenta digital com diversas funcionalidades modernas permite que os funcionários compartilhem documentos pela própria plataforma. Isso reduz em números significativos o envio de documentos físicos aos setores internos ou, até mesmo, externos. Essa forma de socializar informações nas empresas torna os processos das atividades diárias mais ágeis e benéficos para o desenvolvimento da organização.
Por fim, para que a redução do uso de papel nas empresas aconteça de forma segura é imprescindível que os gestores optem por tecnologias modernas presentes no mercado. A eBox Digital, por exemplo, é uma instituição certificada no trato de gestão documental. Ela utiliza inúmeras inovações tecnológicas capazes de atender de forma ampla as necessidades que as organizações têm de administrar os seus documentos dentro das legalidades.
A eBox Digital pode ajudar a sua corporação a realizar um excelente gerenciamento de documentos e, com isso, otimizar as atividades dos seus colaboradores, além de auxiliá-la na conquista das conformidades. Que tal fazer contato?
Publicado originalmente em eBox Digital
