Por Equipe Prado Chaves
Conheça a importância, vantagens e etapas de implementação da gestão de conteúdo empresarial (ECM) nos processos internos.
ECM ou Enterprise Content Management (Gestão de Conteúdo Empresarial), é um termo para o gerenciamento de nível corporativo de todos os dados de uma organização. Normalmente, funciona para integrar diferentes aplicativos, regular o fluxo de conteúdo pelos departamentos, de acordo com as regras de negócio, e transformar processos operacionais de diferentes negócios.
O ECM se tornou, ao longo dos anos, um pilar essencial para organizações de diferentes setores de atuação, espalhadas por todo o mundo. Em termos mais simples, ele é um sistema para armazenamento e acesso de informações. Pode ser tão simples como um servidor de arquivos ou como um sistema de gerenciamento de conteúdo que organiza as informações digitais em uma estrutura que oferece suporte às necessidades para os processos da empresa.
Para conferir quais as etapas e qual a importância dessa técnica para a sua empresa, continue a leitura deste artigo.
Qual a importância do ECM?
Quando você tem a sua disponibilidade todos os dados de diferentes setores de um negócio em um só lugar, é muito mais fácil olhar em toda a organização e avaliar o impacto desses dados nas atividades desenvolvidas pela empresa.
Esse tipo de visão geral reduz o tempo gasto na busca de documentos, aumenta a produtividade e garante a conformidade com os padrões corporativos. Com um sistema ECM instalado, é muito mais fácil acompanhar os requisitos de relatórios regulatórios e tomar decisões para otimizar processos dentro da organização.
Para a prática do gerenciamento de conteúdo de uma empresa e obtenção de resultados através dele, a empresa deve, desenvolver estratégias que contemplem as necessidades organizacionais e, em paralelo a isso, utilizar ferramentas capazes de, além de armazenar, capturar e distribuir dados.
O ECM é um sistema que, através da automatização, proporciona e facilita a organização das informações e dos documentos de uma organização. Ainda, com a aplicação dessa ferramenta, é possível que a gestão seja realizada de uma forma mais otimizada e com mais chances de resultados nas tomadas de decisões.
Com a aplicação do ECM é possível:
localizar documentos e informações rapidamente;
gerar discussões produtivas entre os times;
realizar a integração de diferentes documentos com os fluxos do trabalho;
analisar informações e tirar insights.
Vantagens de aplicar o gerenciamento de conteúdo em sua empresa
O primeiro passo do ECM é o comprometimento da gestão com as informações adquiridas, o que é fundamental para o sucesso da iniciativa, assim como a dotação de recursos tanto para o sistema quanto para a aplicação de melhorias, por exemplo.
Em empresas de grande porte, é comum que haja um alto fluxo de informações e dados o tempo todo, vindo de diferentes setores e que, se não utilizados de forma correta, podem se perder e não agregarem aspectos positivos para o negócio.
Toda a informação ou dados de uma empresa, independente do departamento de origem, deve ser transformada em uma ferramenta que irá auxiliar na gestão e nos momentos de tomada de decisão da empresa.
Etapas para a implementação do ECM
Para conquistar resultados vantajosos para o seu negócio, é necessário que toda a fase de implementação seja levada a sério. Além disso, é essencial que a empresa tenha claro qual o ponto de partida e onde deseja chegar com a aplicação do gerenciamento de conteúdo.
Isso ajudará as ações serem tomadas de forma correta e guiará toda a implementação para um caminho de resultado. Confira, a seguir, quais as etapas para implementar essa ferramenta em seu negócio.
Capturar
Nessa fase, o sistema instalado é responsável pela captura de dados de diferentes plataformas, como por exemplo: websites ou aplicativos. A ideia é que com a automatização dessa tarefa, a empresa consiga agregar a redução de custos e de erros durante o processo. Além disso, após capturar, o ECM pode classificar e validar a qualidade dos dados obtidos.
Gerenciar
A parte de gerenciamento dos conteúdos capturados se torna mais simples, uma vez que esses conteúdos podem ser facilmente direcionados para os profissionais e departamentos responsáveis. Ainda, com ele fica mais fácil localizar dados úteis e, consequentemente, agilizar e otimizar a tomada de decisões relacionadas a diferentes setores de uma organização.
Armazenar
Tudo o que for capturado, deve ficar armazenado de forma online e que possibilite, com agilidade, que os documentos sejam acessados e, caso necessário, alterações.
Isso se torna ainda mais importante no contexto de compartilhamento de documentos, por exemplo, com os clientes do seu negócio, onde eles devem ter acesso às versões atualizadas em tempo real. E, para não perder nenhum dado importante, é essencial manter o backup na periodicidade correta.
Preservar
O que está em jogo, são informações extremamente importantes e confidenciais da organização como um todo. Por esse motivo, deve-se investir o máximo em segurança para esses dados. Criptografia e senhas são algumas das formas de proteger os dados de possíveis hackers, por exemplo.
Entregar
Aqui, a premissa é que o documento ou o dado capturado seja entregue no momento certo para a pessoa certa. Simplificando, podemos utilizar como exemplo a geração de relatórios que, após gerados, são direcionados para os profissionais que têm domínio sobre a área relacionado com as informações inseridas no arquivo.
Benefícios do Enterprise Content Management
Por se tratar de uma ferramenta facilitadora e fácil de ser implementada no dia a dia da de empresas de diferentes setores de atuação, é comum que essa implementação agregue diferentes benefícios para as empresas que optam pela sua aplicação no dia a dia. Ficou curioso? Confira quais são eles a seguir!
Redução do uso de papel
Por se tratar de um sistema que a premissa é trabalhar com diferentes formatos de arquivos digitais, é um padrão reduzir a necessidade de documentos físicos. Isso porque, tudo que for capturado e armazenado, poderá ser consultado e alterado de forma digital, por exemplo. Além de colaborar para o meio ambiente, isso ajuda na organização do ambiente e dos documentos em altos fluxos de documentos.
Organização e padronização de processos
Com a implementação do ECM, é possível reduzir a necessidade de trabalhos manuais e, paralelo a isso, dá para desenhar fluxos de trabalhos e processos que são otimizadores das atividades que são recorrentes, ou seja, realizadas diariamente e de forma repetitiva. Além disso, com uma ferramenta que facilita a visualização, é possível visualizar pontos que precisam de melhorias em diferentes setores.
Informações centralizadas
Por premissa e de acordo com o armazenamento, já citado anteriormente, todas as informações são categorizadas e ficam localizadas em um mesmo ambiente digital, pré-estabelecido pela empresa. Isso facilita a consulta de documentos e informações úteis para a tomada de decisões de gestores e times completos.
Consulta facilitada a documentos
Por estarem categorizadas, a consulta de documentos se torna mais simples, já que é possível buscar por uma barra de pesquisa, por exemplo, pelo nome ou número de série do arquivo desejado. Seja em pastas, filas ou por setor, a organização faz com que um colaborador perca menos tempo encontrando um material, do que caso fosse em um ambiente físico.
Liberação de espaço físico
Intrinsecamente ligado ao primeiro benefício dessa prática, a redução de papel, a liberação de espaço físico, se dá devido a não necessidade de impressão de novos papéis, já que todas as informações ficarão armazenadas digitalmente.
Fácil instalação
Sem grandes dores de cabeça, o ECM é uma ferramenta que pode ser instalada com pouco esforço, pois trata-se de uma ferramenta “low code”. Além disso, é uma ferramenta em português e de uso intuitivo que facilita a compreensão dos colaboradores que irão utilizá-las no dia a dia.
Aumento da produtividade
Pela facilidade em encontrar qualquer tipo de informação apenas com alguns cliques, é normal que os colaboradores percam menos tempo tentando achar informações e passem mais tempo engajados em suas tarefas. Assim, é possível entregar mais e com mais qualidade para o cliente final.
Assinatura digital
Com o uso dessa ferramenta, é possível que tanto a empresa quanto o cliente, realizem assinaturas digitais, tornando assim os processo mais ágeis, permitindo mais mobilidade, rapidez e redução de custos com a necessidade de assinaturas presenciais.
Sinais que sua empresa precisa implementar o gerenciamento de conteúdo
Para saber o momento certo de implementar essa ferramenta no dia a dia do seu negócio, é necessário analisar com calma o contexto da sua empresa. A seguir, citaremos quais são os motivos que mais indicam a necessidade do gerenciamento de informações e demais conteúdos. Confira!
Arquivos espalhados e desorganizados
Esse é um dos principais problemas de lidar com documentos físicos, já que é muito difícil estabelecer o controle de onde estes arquivos estão. A desorganização e até o descuido que é comum do dia a dia, pode custar caro, tanto em questões financeiras como em relacionamento da empresa com o cliente.
Por exemplo, imagina não conseguir encontrar um contrato de venda? Isso pode afetar toda a logística de despacho e atrasar o lado do cliente, gerando, assim, atritos desnecessários. E mesmo que seja encontrado posteriormente, quanto tempo isso levou para acontecer? Quantos colaboradores perderam tempo nessa atividade de nenhum valor agregado, que é procurar documento? É importante considerar todos esses fatores.
Dificuldade para localizar arquivos importantes
Assim como dito anteriormente, não conseguir localizar documentos e informações importantes de forma rápida, é um indício forte de que seu negócio precisa do gerenciamento de conteúdo automatizado. Isso porque, esse é um investimento que tende a otimizar o tempo e aumentar a produtividade da equipe, ou seja, a longo prazo, é super positivo para o negócio.
Riscos de perder documentação física
A documentação física, além de ocupar um espaço que poderia ser utilizado para outros fins organizacionais, ainda gera um alto custo de manutenção para a empresa. E, como se isso não fosse o bastante, ela está sempre suscetível a possíveis acidentes que podem colocar em risco sua integridade. Portanto, investir na digitalização e usar a tecnologia a favor da sua empresa, pode ser uma necessidade mais urgente do que se pensa.
Ausência de controle dos documentos
Controlar os documentos, alterações e quem pode acessar, por exemplo, é essencial para que informações não se percam e para que todas as pessoas envolvidas no projeto estejam na mesma página. Sem o ECM, esse controle é inviável, já que demanda um tempo excessivo e poucos recursos tecnológicos para manter o histórico de alteração, por exemplo, atualizado.
Como implementar o ECM em sua empresa?
A forma mais comum é optar por contratar empresas que já são especializadas nesse tipo de serviço, isso porque, assim é possível agregar benefícios e a expertise de mercado. Ao optar por seguir internamente, pode ser que haja uma sucessão de erros que podem causar prejuízos financeiros consideráveis para a sua empresa.
Portanto, pesquise bastante e entenda quais são os principais objetivos e quais as soluções são mais viáveis para o momento da sua empresa, não tenha pressa no momento de decidir.
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Publicado originalmente em Prado Chaves
