Com lucro total no balanço de nove bilhões de euros, o Ludwigsburg Kreissparkasse é o segundo maior banco de poupança do seu gênero na Alemanha. Como resultado do trabalho conjunto com clientes particulares, clientes corporativos e municipais no distrito de Ludwigsburg ,possui depósitos em conta de mais de € 5,9 bilhões, uma carteira de ativos de € 4,3 bilhões e cerca de 770 mil contas de clientes. É o primeiro banco de poupança a arquivar todos os documentos em cores, no formato PDF / A no arquivo central da OSPlus Finanz Informatik GmbH.
As Instituições financeiras são obrigadas a manter uma grande parte dos seus documentos, tais como aplicações, formulários,contratos e relatórios de peritos, por anos ou mesmo décadas. Como resultado, o volume de documentos aumenta continuamente.
Este também foi o caso para o Ludwigsburg Kreissparkasse. O volume de papel apenas nos arquivos do departamento de crédito responsável pelo financiamento de construções, se estende ao longo de dois quilômetros como
um todo. O espaço enorme requisitado, o armazenamento pesado e a dificuldade de acesso aos arquivos foram as principais razões para a digitalização dos arquivos de crédito e armazenamento eletronico dos mesmos. O arquivo de papel existente foi digitalizado por um prestador de serviços e novos arquivos recebidos são processados internamente.
Primeiro, o pessoal do banco responsável pelo projeto lançou um convite à apresentação de propostas para encontrar um fornecedor de serviços. A complexidade dos arquivos de crédito representava um desafio particular. Elas consistiam em cerca de 200 folhas de documentos diversos,tais como correspondência, contratos grampeados, documentos fora de formato padronizado, desenhos técnicos e resumos de títulos. Os documentos geralmente usam muita cor e contêm anotações nas margens e textos marcados. A encomenda foi finalmente entregue ao prestador de serviços de digitalização selecionado e com quem a questão do formato de arquivamento foi discutido.Como teste, a empresa selecionada digitalizou dez arquivos e os armazenou como TIFF e PDF / A. “Quando comparamos os resultados, a decisão foi tomada rapidamente para o PDF/A”, explicou Martin Ott, coordenador de TI no centro de serviço de Kreissparkasse Ludwigsburg.Na verdade, com o PDF / A as imagem digitais correspondiam à cor original e não precisavam ser convertidas para preto e branco para se obter a redução do arquivo, usando menos espaço de armazenamento do que um arquivo TIFF. Em alguns casos, o arquivos PDF/A necessitam de apenas 30% do espaço de armazenamento para arquivos TIFF. Uma vez que o Finanz Informatik usa o espaço de armazenamento como base para seu faturamento, o tamanho dos arquivos de pequeno porte na rede, são de grande importância econômica para os bancos. O PDF/A tem sido apoiado pelo Finanz Informatik como um formato de arquivo desde o início de 2008. A fim de tornar os tamanhos de arquivo tão pequeno quanto possível, o prestador de serviços escolhido, utiliza o PDF Compressor LuraDocument da LuraTech Europe GmbH.
Fácil de operar, este software para compressão de PDF/A garante arquivos onde os documentos permanecem fiéis ao original e são legíveis para o longo prazo. O produto gerou uma solução econômica com arquivos comprimidos em preto e branco ou a cores suficientemente pequenos para serem enviados como anexos de e-mails.
Depois de analisar todas as aplicações de captura certificadas para o arquivo OSPlus, a equipe do projeto no Ludwigsburg Kreissparkasse escolheu a solução da Bechtle.
O fator decisivo foi a captura de documentos eficiente, a experiência desenvolvida pela Bechtle em vários projetos para os bancos de poupança e as competências resultantes em consultoria também desempenharam um papel central.
O Ludwigsburg Kreissparkasse também queria aproveitar o padrão ISO PDF / A, para a digitalização dos novos documentos de pedidos de crédito recebidos. A solução de captura de Bechtle incluiu um scanner de produção de 120ppm, um scanner de mesa de 60 ppm e o PDF Compressor da LuraTech. A empresa integrou o PDF Compressor em sua solução de captura “OSP Archive Link”. Isso permite que o banco arquive os seus documentos (que pode ter um ou mais arquivos com páginas em preto e branco, coloridos ou em tons de cinza) em formato PDF / A no seu arquivo central na Finanz Informatik.
O fornecedor adaptou os parâmetros do software para corresponder as exigências da Ludwigsburg Kreissparkasse para que a qualidade dos documentos e tamanho, ficassem exatamente como era necessário. Os documentos em PDF/A altamente comprimidos, não são maiores do que as mesmas imagens em preto e branco e formato TIFF G4. “Dessa forma temos o valor acrescentado da cor sem maiores custos de arquivamento ou de tráfego na rede ou mesmo tempos de resposta mais lentos”, disse Ott, comentando sobre os benefícios da solução.
Na etapa seguinte, o Kreissparkasse planeja introduzir a busca livre por texto completa usando OCR, que faz parte do LuraDocument PDF Compressor. Outro projeto que está previsto é de digitalizar os arquivos de clientes corporativos e comerciais cujo volume de documentos para processar nessas áreas é tão grande quanto no departamento de financiamento de construções.
“Para nossos colaboradores isso já resultou em uma mudança de hábitos”, disse Ott. ”Agora nossos colegas consideram o PDF /A colorido, indispensável“, comentou.
No Brasil a Luratech é representada com exclusividade pela Scansystem. A empresa é distribuidora e revendedora de equipamentos e suprimentos para gestão documental, atuando no mercado desde 1995. Fundada em São Paulo, conta também com escritórios no Rio de Janeiro e Portugal, além de uma rede de revendedores para equipamentos comercializados com exclusividade. Em 16 anos de existência, a empresa apresenta resultados excelentes com 30% de crescimento no último ano.
A empresa procura sempre desenvolver novas soluções e tecnologias, visando melhorar sua linha de produtos, tendo como principal objetivo a satisfação de seus clientes. A Scansystem conta com loja virtual (www.scansystem.com.br) que permite a compra dos mais modernos scanners e produtos para área da gestão de documentos.
