Sempre ressaltamos a importância e os benefícios do armazenamento e da gestão de documentos em arquivo. Mas, e os documentos ativos, aqueles que estão em circulação e em constante utilização, como gerenciá-los estrategicamente?
O controle de uso do documento e das informações ao longo da execução de uma tarefa é fundamental tanto para o bom andamento do processo, quanto para a segurança dos dados. Para tanto, o ArqFlow (software de worflow da Arquivar) reúne ferramentas e recursos capazes de rastrear, proteger documentos da empresa, bem como otimizar o fluxo de trabalho. Que tal conhecer as vantagens deste softaware para sua empresa?
O que é Workflow?
Trata-se de um software de gestão de documentos, voltado para organização e controle de fluxos de trabalho. A solução desenvolvida pela Arquivar permite a gestão das tarefas e da circulação dos documentos.
Apropriado para empresas que estão em busca de otimização de rotinas e aumento de produtividade, o ArqFlow é totalmente adaptável às características de processos e atividades de acordo com a necessidade do cliente.
Como o Software Workflow garante a segurança e o controle dos documentos?
Alguns segmentos da economia, como concessionárias de veículos e escritórios de advocacia têm um “vai e vem” intenso de documentos, até que todo o processo seja concluído. Qualquer perda ou extravio de informações pode colocar tudo a perder.
Diante disso, viu-se a necessidade de se desenvolver um software capaz de monitorar cada passo dado com um determinado arquivo. Como o workflow gerencia cada etapa de um projeto, ele possibilita que o documento seja rastreado e que se tenha registrado:
- Em que fase do projeto cada documento deverá recolhido, utilizado e apresentado
- Quais informações estão em aberto, para que se tenha ciência do que é necessário anexar
- Quem é o responsável pela utilização, bem como todas as ações executadas por esse colaborador no sistema
Como esse sistema é implantado nas empresas?
Assim como as demais soluções, implantação do software Workflow é planejada com base no estudo e entendimento das necessidades e condições do cliente. Após o diagnóstico, o projeto de Workflow segue as quatro fases:
Mapeamento dos fluxos
- Detalhamento de cada tarefa e contato com o responsável
- Criação de categorias para a liberação do acesso. É possível restringir o acesso a documentos e dados sigilosos
- Liberação do acesso, inclusive de maneira remota e 24h por dia.
03 vantagens fundamentais do ArqFlow
Entre os diversos benefícios que este software dispõe para o dia a dia corporativo, salientamos:
- Organização das etapas de cada processo da empresa;
- Aumento de produtividade;
- Redução de custos.
Com todos esses recursos, o trato com os documentos é facilitado e a segurança e a preservação também. Todas as naturezas de negócios precisam de agilidade, economia e segurança.
