Por Roberto Gonçalves, CEO na eBox Digital S.A.
Para gerenciar e preservar a segurança do grande volume de informações geradas diariamente, as empresas utilizam um conjunto de normas e procedimentos que permitem o fluxo de documentos de maneira segura e eficiente, assim como o monitoramento de serviços para minimizar os riscos de violação desses dados — é o que chamamos de gestão documental.
Nesse contexto, quando o assunto é organização de documentos e armazenamento de dados, sejam digitais ou físicos, é importante estar em conformidade com as novas regras de privacidade estabelecidas no país.
Em vigor desde 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) visa transformar o cenário das empresas, públicas e privadas, com o objetivo de garantir a proteção das informações pessoais dos usuários, buscando preservar a privacidade e garantindo aos indivíduos o controle sobre o uso das próprias informações.
Diante disso, muitos gestores ainda apresentam dúvidas em relação à norma, sobretudo às mudanças trazidas na gestão de documentos e os desafios dessa relação. Pensando nisso, neste post explicaremos tudo o que você precisa saber sobre a LGPD na gestão documental. Acompanhe a leitura e saiba mais sobre o assunto!
A relação entre a LGPD e a gestão documental
Como dito, a principal finalidade da LGPD é garantir a transparência na coleta, no tratamento e na aplicação dos dados dos usuários, fazendo com que eles estejam seguros e só sejam coletados com consentimento. Em outras palavras, a norma busca dar às pessoas maior controle sobre a maneira como seus dados pessoais são tratados – incluindo a coleta, o armazenamento, o compartilhamento, as finalidades para as quais são usados e o seu descarte.
Nesse sentido, para que seja possível se adequar às novas exigências, é preciso levar em conta que grande parte dessas informações pessoais estão registradas em documentos empresariais, que incluem cadastros de clientes e de fornecedores, registros de funcionários, contratos, leads de estratégias de marketing, entre outros dados. Dessa forma, as ferramentas usadas para armazenar os dados e os arquivos físicos devem atender à legislação.
Nota-se, portanto, que a LGPD e a gestão de documentos têm uma relação direta. Afinal, uma companhia que apresenta clareza nos processos de gerenciamento e conhece as normas da LGPD consegue facilmente reformular suas operações internas.
Em contrapartida, existem alguns problemas na gestão documental que podem tornar o controle dos dados pessoais que estão sob posse da sua organização complicado, uma vez que eles devem ser tratados em ambientes seguros e com total sigilo, adotando as melhores práticas para evitar acessos indevidos, vazamentos e perdas.
Nesse caso, o descumprimento de alguns aspectos determinados na lei pode gerar problemas para as empresas, pois as violações de segurança e, consequentemente, o vazamento de dados, ou o não atendimento a solicitações de usuários pode ocasionar multas pesadas. As sanções para o descumprimento das normas podem variar de 2% do faturamento bruto até R$ 50 milhões por infração.
Mudanças que a LGPD trouxe na gestão documental
Como vimos, a Lei de Proteção trouxe grandes mudanças para o tratamento de dados e, consequentemente, para a gestão de documentos. Ela contempla regras importantes sobre como lidar com informações, direitos dos titulares e outros fatores relevantes, sobretudo diante da expansão do uso de dados.
Na prática, a LGPD regulamenta o uso e o tratamento dos dados pessoais, na tentativa de protegê-los contra vazamentos e uso indevido, que envolve desde o processo da coleta, passando pela produção e arquivamento, até a extração. Por esse motivo, é fundamental tomar todos os cuidados em cada uma dessas fases.
Dessa forma, podemos dizer que algumas alterações são necessárias para que as empresas se adéquem às exigências, são elas:
realizar o mapeamento dos dados;
reforçar a política de privacidade e segurança da empresa;
coletar somente as informações necessárias;
promover a conscientização e a cultura da equipe;
compreender o fluxo de informações e o que pode acessado;
criar um plano de ação para colocar em prática as mudanças;
garantir o alinhamento entre as lideranças;
estar ciente das penalidades no caso de descumprimento das regras.
Como a privacidade é um dos focos da legislação, as empresas precisam ser totalmente transparentes e mostrar exatamente o que será realizado com as informações capturadas, sendo proibida a utilização para qualquer outra finalidade que não seja o divulgado.
Isso resulta na necessidade de implementar um sistema de gestão de documentos que possibilite o fácil rastreamento das informações, além de eliminá-las assim que não forem mais necessárias. Com isso, analisar o ciclo de vida do documento é fundamental para atender às novas regras.
Novas regras sobre a gestão e armazenamento de documentos
A integridade e a confidencialidade das informações são exigências básicas nas empresas, e ganham mais atenção à medida que aumenta a automatização dos processos nesse segmento. Afinal, além de comprometer a reputação da organização, as ameaças podem colocar em risco a relação com os clientes.
Sobre a gestão e o armazenamento dos documentos, a LGPD protege contra alteração, destruição, acesso e reprodução não-autorizada, assim como garante a localização e o gerenciamento do documento a partir da indexação dos dados.
Além das normas de segurança e de armazenamento de informações, a LGPD também é responsável por desenvolver regras para retenção dos dados, que obrigam as empresas a destruírem/eliminarem essas informações quando elas não forem mais necessárias. Porém, grande parte das empresas não tem conhecimento desse conteúdo e de quem está autorizado a acessá-lo, e esse talvez seja um dos grandes desafios para atender às normas.
É importante destacar que, para gerenciar e proteger os dados de forma eficaz, são necessárias estratégias de monitoramento contínuo. Nesse caso, torna-se indispensável a utilização de tecnologias e softwares para identificar riscos, fazer a gestão das informações, garantir segurança na transferência de dados e controle ao acesso.
Por isso, para auxiliar em todo esse processo, é importante que as empresas contem com algumas inovações tecnológicas, como os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que tem o objetivo de digitalizar e armazenar de forma online os documentos físicos da instituição, e, dessa maneira, agilizar todo o processo da rotina do negócio.
Assim, com uma gestão documental eficiente e sistematizada, o tratamento e armazenamento, como também a consulta online desses arquivos, favorece a segurança dos dados, garante um fluxo mais rápido dos processos internos e, principalmente, permite que a empresa esteja em conformidade com as normas.
Desafios impostos pela LGPD na gestão de documentos
Embora a gestão documental com foco na Lei de Proteção de Dados seja crucial para as organizações, existem diversos desafios a serem superados, sobretudo no caso de negócios que preferem o arquivamento físico de dados. Isso porque a lei reforça a necessidade deixar o uso dos dados de forma transparente aos usuários, porém assegurar esse processo aos clientes pode se tornar complicado.
Infelizmente, muitas empresas não têm um domínio amplo sobre as informações guardadas e dos colaboradores que estão autorizados a acessá-las. E, sem dúvida, esse é um dos principais desafios para seguir à risca os preceitos da LGPD.
Além disso, a falta de segurança da informação, a deterioração de documentos físicos, o pouco espaço físico, o risco de extravio, a ausência de padronização e a má gestão do tempo são outros desafios que podem ser encontrados durante esse processo.
Portanto, de forma resumida, podemos dizer que durante o processo surgem alguns questionamentos que se tornam os principais desafios da gestão de documentos nesse contexto. São eles:
Quais são os dados armazenados atualmente pela empresa?;
Quais as informações coletadas de colaboradores, clientes, fornecedores e outros envolvidos, que envolvem contratos de trabalho, de prestação de serviços, documentos pessoais, documentos contábeis e fiscais, formulários para contato, entre outros?;
Onde são armazenados e de que maneira estão organizados os dados?;
Por quanto tempo os dados são armazenados, quais estão disponíveis e quais podem ser descartados?;
A empresa dispõe de um sistemas de gestão de dados e documentos?;
Quais informações são guardadas em cada sistema?
A partir dos aspectos elencados, fica mais fácil saber como realizar o gerenciamento de documentos e o tratamento dos dados pessoais conforme as regras da LGPD. O ideal é que, ao recolher as informações, tudo seja bem elaborado para que não haja transtornos futuros. Ou seja, em casos de vazamentos de dados ou qualquer outro tipo de problema, as empresas precisam adotar soluções para contornar o ocorrido e assegurar aos usuários que tudo esteja sob controle.
É importante ressaltar que a adaptação à lei gera consequências significativas para o ambiente virtual, uma vez que muitos usuários apresentam referências em bancos de dados coletados por entidades e plataformas. Por isso, são necessários muitos cuidados.
É evidente, portanto, que as empresas devem adotar medidas para se adequar à LGPD na gestão documental, com o objetivo de garantir uma análise facilitada do ciclo de vida dos dados, a automatização de processos, o rastreamento das informações, o controle da quantidade de documentos e o armazenamento. Nessa hora, nada melhor do que contar com a ajuda de uma empresa especializada!
A eBox Digital, por exemplo, é uma instituição certificada no ramo de gestão documental, que segue devidamente as normas da LGPD. Ela utiliza inovações tecnológicas capazes de atender de maneira ampla as necessidades que as empresas têm em gerir os seus documentos dentro das legalidades.
A eBox Digital pode ajudar o seu negócio a realizar uma ótima gestão de documentos e, com isso, otimizar as operações dos seus colaboradores, além de auxiliá-lo na conquista das conformidades. Entre em contato com a gente e conheça as melhores soluções para a sua empresa!
Publicado originalmente em eBox Digital.
