Entenda o que é e como criar uma política de retenção de dados!

Entenda o que é e como criar uma política de retenção de dados!

Por Roberto Gonçalves, CEO na eBox Digital S.A.

Roberto Gonçalves

Sabemos que a informação é um ativo muito valioso e que as empresas se deparam com a necessidade de gerenciar seus dados de maneira eficiente e segura, certo? É nesse contexto que entra em cena a política de retenção de dados, uma abordagem estratégica para lidar com a grande quantidade de informações que circulam nas organizações.

A importância desse processo vai além da simples organização. Em um cenário em que a privacidade é cada vez mais valorizada, a política de retenção de dados acaba tendo um papel muito importante, especialmente no contexto da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Neste texto, você vai entender a fundo como funciona a política de retenção de dados e conhecer dicas valiosas sobre como criar e gerenciar uma política eficaz em sua empresa. Quer fortalecer a segurança e conformidade dos dados em sua organização? Então continue a leitura e aproveite!

Mas afinal, o que é uma política de retenção de dados e para que serve?

Podemos imaginar que a política de retenção de dados é como um guia que define o tempo pelo qual os dados devem ser mantidos, quais devem ser descartados e sob quais condições. Ela garante que a empresa armazene dados conscientemente e que ainda esteja alinhada com as regulamentações e as melhores práticas do setor.

O principal objetivo, portanto, é garantir que a empresa mantenha apenas as informações relevantes pelo tempo necessário, evitando a acumulação de dados.

Qual é a importância da política de retenção de dados?

Ao estabelecer prazos claros para a retenção de dados, a empresa consegue otimizar o espaço de armazenamento, reduzir custos operacionais e mitigar riscos ligados à manutenção prolongada de informações sensíveis.

Além disso, a política de retenção de dados desempenha um papel crucial no suporte à conformidade legal, especialmente em um cenário em que regulamentações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) — legislação, que estabelece diretrizes sobre o tratamento de informações pessoais — são cada vez mais rigorosas. A implementação de uma política de retenção alinhada a essas diretrizes é fundamental para garantir a conformidade.

A LGPD destaca a importância da transparência no uso de dados pessoais e reforça o direito dos titulares dessas informações. Sendo assim, a política de retenção de dados passa a ser uma ferramenta essencial para as empresas, pois ajuda a definir claramente quanto tempo os dados pessoais vão ser mantidos e sob quais condições vão ser descartados.

A importância da política de retenção de dados é bem clara quando notamos que ela proporciona à empresa uma base sólida para demonstrar transparência e responsabilidade no tratamento de dados, ou seja, aspectos essenciais para atender às exigências legais e proteger a privacidade das pessoas.

Quais as melhores práticas para criar e gerenciar uma política de retenção de dados na empresa?

A criação de uma política de retenção de dados é apenas o primeiro passo rumo à gestão eficaz das informações na empresa. A implementação prática dessas diretrizes é indispensável para garantir que a empresa atinja seus objetivos de segurança e conformidade legal. Veja algumas práticas valiosas para orientar a implementação bem-sucedida da política de retenção de dados na sua empresa!

Defina pré-requisitos de armazenagem

O primeiro passo ao criar uma política de retenção de dados é estabelecer critérios claros para a armazenagem. Isso envolve a identificação dos tipos de dados que a empresa coleta e processa, bem como a determinação de quais desses dados são considerados críticos ou sensíveis.

Ao definir pré-requisitos de armazenagem, a organização consegue criar categorias distintas, facilitando o gerenciamento e permitindo a aplicação de políticas específicas para cada tipo de informação.

Além disso, lembre-se de considerar a segurança dos dados ao estabelecer esses pré-requisitos. A criptografia e outras medidas de proteção devem ser incorporadas para garantir a integridade e confidencialidade das informações armazenadas.

Escolha as informações que serão armazenadas

Você precisa ter uma abordagem seletiva sobre quais informações devem ser mantidas. Nem todos os dados coletados são igualmente importantes, e a empresa deve avaliar cuidadosamente a relevância de cada tipo de dado para seus processos e objetivos. Isso é importante, pois otimiza o uso do espaço de armazenamento e ainda diminui o risco ligado à retenção desnecessária de informações.

Ao escolher as informações que serão armazenadas, considere os requisitos legais, regulamentares e contratuais que impactem a decisão. Além disso, a empresa deve envolver as partes interessadas relevantes, incluindo equipes de TI, jurídico e departamentos responsáveis pelos dados, para garantir uma abordagem alinhada aos objetivos da empresa.

Analise a conformidade com a Lei

A conformidade com a legislação, como a LGPD, é um pilar central na criação de uma política de retenção de dados. A empresa precisa fazer uma análise detalhada para garantir que sua política esteja alinhada com os requisitos legais.

Isso inclui a definição de prazos de retenção em conformidade com as leis vigentes e a consideração de como a política se encaixa nas demais exigências legais, como o direito do titular dos dados ao acesso e exclusão.

É indicado que você envolva profissionais jurídicos especializados em privacidade de dados para garantir que tudo seja feito corretamente. Além disso, a política deve ser revisada periodicamente para garantir sua atualização em resposta às mudanças nas leis.

Estabeleça procedimentos de descarte e de arquivamento

Outra prática fundamental é a definição de procedimentos claros para o descarte e arquivamento de dados. Para isso, você precisa criar um processo eficiente para a remoção de dados que atingiram o final de seu ciclo de vida útil, seja por razões legais, operacionais, seja por razões estratégicas. Lembrando que os procedimentos de descarte devem ser documentados e comunicados amplamente na organização.

Implemente controles de acesso adequados

A gestão da política de retenção de dados não se resume apenas a decidir quanto tempo manter as informações. É preciso ainda controlar quem tem acesso a esses dados durante o período de retenção.

Implementar controles de acesso adequados garante que apenas pessoas autorizadas possam visualizar, modificar ou excluir informações, reduzindo os riscos associados a acessos não autorizados. É necessário ter a atribuição de permissões específicas com base nas funções e responsabilidades dos colaboradores.

Viu só como é importante e necessário ter uma política de retenção de dados? Não deixe de implementar essas práticas discutidas, para a sua empresa poder responder às demandas legais e de segurança e seguir o caminho para uma cultura organizacional fundamentada na responsabilidade e na transparência. A gestão eficaz de dados não é apenas uma obrigação, mas uma oportunidade para fortalecer a confiança dos clientes, melhorar a eficiência operacional e impulsionar o sucesso nos negócios.

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