Fazer uma boa gestão de documentos está na lista de prioridades dos grandes players do mercado. Isso porque a organização documental auxilia no sucesso da empresa, na medida em que facilita o acesso às informações e atribui maior segurança às rotinas.
Mas para organizar os documentos, sejam eles físicos ou eletrônicos, é essencial adotar algumas práticas, como estruturar como será feita a classificação e até considerar a utilização de algum software de gestão.
Para te ajudar, neste artigo, vamos abordar os benefícios da gestão de documentos e algumas dicas de como realizar um gerenciamento eficiente. Boa leitura!
A importância da gestão de documentos
A gestão de documentos é um conjunto de metodologias que possibilita o armazenamento e a organização de documentos de forma segura e eficiente, garantindo facilidade na localização e descarte adequado conforme a legislação.
As empresas precisam lidar com um grande volume de documentos todos os dias e muitos desses arquivos contêm informações valiosas que influem na competitividade, desde contratos com clientes e fornecedores e dados de cadastro até fichas com estratégias e procedimentos internos.
Isso pode ser observado em uma pesquisa realizada pela Serasa Experian. Segundo o estudo, 52% das organizações utilizam as informações com o objetivo de manter a qualidade dos negócios e otimizar os custos com as operações.
Daí a importância de fazer uma boa gestão documental para evitar situações como:
- dificuldade de localizar documentos;
- vazamentos de documentos importantes;
- não cumprimento de regras previstas por lei;
- perdas de documentos;
Empresas que colocam o gerenciamento entre suas prioridades têm menos chances de serem impactadas por esses problemas e conseguem garantir um melhor fluxo de trabalho para todos.
A seguir, você pode acompanhar algumas dicas de como organizar e armazenar os documentos da sua empresa corretamente.
Como fazer uma boa gestão de documentos?
1- Reserve um local para a guarda de documentos físicos
Embora a tendência seja optar cada vez mais pela digitalização, ainda é muito difícil se livrar dos documentos físicos, sobretudo porque alguns documentos precisam ser armazenados por um período determinado.
Dessa forma, a dica é escolher um local seguro para guardar esses arquivos. Pode ser em gavetas e armários (em caso de menor quantidade) ou, então, em uma sala direcionada exclusivamente para este fim.
E no espaço definido, não esqueça de estabelecer uma matriz de organização (por ordem alfabética, por data, por importância, por departamentos, etc).
2- Tenha uma rotina de digitalização
Em um cenário de transformações digitais, é necessário pensar também na digitalização de arquivos para garantir uma gestão documental eficiente e preservar as informações.
Então, providencie um porta documentos para cada setor depositar o que deve ser digitalizado e reserve um horário do dia para realizar essa atividade.
Em caso de seu negócio não contar com equipamentos para fazer a digitalização, vale considerar a locação das máquinas com uma empresa especializada.
3- Considere a temporalidade
É comum ver gestores guardando documentos antigos por muito mais tempo do que seria necessário. Essa prática não apenas dificulta a otimização de espaço, como também pode atrapalhar na localização de outros arquivos.
Para evitar isso, esteja por dentro das tabelas de temporalidade ou, em outras palavras, por quanto tempo o documento deve ser armazenado. Assim, passado o período de armazenamento, a empresa pode fazer o correto descarte.
Por exemplo, comprovantes de pagamentos de conta de luz e telefone possuem um prazo de 3 meses até 50 anos de validade, enquanto IPTU e extratos bancários têm um prazo de 5 anos. Já as escrituras de imóveis, PIS e carteira de trabalho possuem validade permanente e devem ser devidamente guardadas.
4- Construa uma política de uso dos documentos
Para garantir a segurança das informações e fazer com que os documentos sejam utilizados adequadamente, estabeleça regras específicas de uso.
Inicie esse processo definindo quais pessoas e departamentos podem acessar determinados documentos, os procedimentos adequados de solicitação, bem como as informações disponíveis a cada colaborador e quais são as boas práticas no manejo dos arquivos.
5- Realize backups com regularidade
É preciso que a empresa faça backups com regularidade para não correr o risco de perder documentos importantes, caso ocorra algum problema no HD do computador ou sofra ataques cibernéticos.
Por isso, crie o hábito de realizar backups com certa frequência e garante que as informações empresariais estejam sempre seguras e atualizadas.
Muitas empresas de Outsourcing de TI oferecem serviços de gestão de documentos junto com a opção de backups de armazenamento, então vale procurar essa solução também para ter mais tranquilidade.
6- Utilize a tecnologia a seu favor
É visível o quanto a gestão documental pode tomar muito tempo dos colaboradores se for feita manualmente. Logo, se torna importante investir em um bom software de gestão de documentos.
Publicado originalmente em Selbetti
