Uma preocupação importante para as companhias nos dias de hoje é quanto aos documentos de seus profissionais. Tratar e guardar este acervo pode evitar multas e sanções.

[private] Pouca gente sabe, mas os famosos cartões de ponto dos funcionários devem ser guardados pela empresa durante um período de cinco anos.  E que as folhas de pagamento têm prazo de pelo menos 30 anos! Isso sem falar dos documentos relativos a acidentes de trabalho, que devem estar devidamente arquivados por vinte anos após a volta do empregado ao trabalho. A área de Recursos Humanos das empresas além de uma grande geradora de documentos é obrigada por lei a manter esses e outros papéis em ordem durante determinado tempo.

Saber que os documentos estão organizados e arquivados não só deixa os responsáveis mais seguros em caso de alguma inspeção de fiscais do Trabalho, como também facilita, e muito, a vida dos profissionais de recursos humanos quando precisam agilizar os processos para fins de aposentadoria, por exemplo.

“Os arquivos de RH guardam o histórico de vida da própria organização e de seus funcionários”, ressalta Suely dos Santos, especialista em gestão de documentos da Técnica, empresa especializada em serviços de guarda de documentos e organização de arquivos e bibliotecas de empresas de São Paulo.

Para a executiva os procedimentos fundamentais para o departamento de RH das empresas passam por alguns itens que são:

*Manter tudo em ordem – O primeiro passo é separar os documentos por assunto e colocá-los em pastas. No fim do ano, esses papéis devem ser guardados em envelopes específicos. Se for preciso manuseá-los de tempos em tempos, eles devem seguir para o arquivo ativo. Se não, para o inativo (em geral uma empresa terceirizada fica responsável pelo depósito e pela guarda desse arquivo).

* Guardar “praticamente” todos os documentos – FGTS, folhas de pagamentos, cartões de ponto e guias de INSS, entre outros – devem ser organizados por ordem cronológica. A exceção fica por conta dos prontuários dos funcionários, que devem ser mantidos em ordem alfabética.

* Não acumular papéis – A quantidade de papéis que a área de RH tem de manipular diariamente ou mensalmente é enorme. Portanto, se não tiver tempo de guardar os documentos no mesmo dia, é preciso tentar ao menos arrumar tudo uma vez por semana. Para tanto, é preciso ter disciplina. Só assim se evita o risco de perder algum documento importante.

* Contrate profissionais habilitados – Se sua empresa prefere tratar do assunto por conta própria, é aconselhável ter um funcionário só para cuidar da organização e do arquivamento de toda a papelada. O ideal é que seja um arquivista habilitado. Mas se ele não tiver essa formação, é indispensável pelo menos ter longa experiência nesse tipo de serviço, pois é um trabalho metódico que requer muita concentração, paciência e zelo. Nesse caso as empresas de guarda e gerenciamento de documentos são especializadas no assunto.

* Cuidado com a preservação – Os arquivos devem ser mantidos em áreas limpas e bem ventiladas. Nada de poeira acumulada sobre os papéis! Outros inimigos da boa conservação dos documentos são a umidade e sol. Além disso, o local precisa ser dedetizado a cada seis meses, em média, para evitar a presença indesejável de traças, cupins, baratas e outros insetos.

* Digitalização – A organização manual pode ser prática recorrente, mas não se concebe uma organização sem uma correta preservação de longo período sem a transformação desses documentos em papel em arquivos digitais. Para isso os processos de digitalização e preservação de mídias digitais são os mais indicados. Nesse aspecto também as empresas especializadas prestam este serviço como parte da gestão de documentos.

Documentos digitais agilizam serviços de RH

Para que os departamentos de RH de empresas, tenham mais disponibilidade e acesso integral a seus arquivos as empresas de guarda e gestão de documentos oferecem como serviço de outsourcing, a digitalização e indexação acervos de prontuários, permitindo que sejam controlados em qualquer sistema de gerenciamento eletrônico de documentos ou mesmo via Web.

Conforme reforça Luis Augusto Bellucci da PDF Brasil,  caso o usuário não tenha um sistema próprio, recomenda-se o uso de ambientes Web, que gerenciem o acesso aos documentos com recursos de segurança.

”Hoje os recursos disponíveis de integração com internet podem facilitar muito o dia a dia dos responsáveis por documentos de RH. Um outro serviço para a área de RH é o desenvolvimento de formulários em PDF, que agilizam os processos de coleta de dados entre os funcionários e colaboradores da empresa”, explica o executivo da PDF Brasil. Bellucci exemplifica que entre os  documentos que podem ser digitalizados estão os dossiês de empregados; os currículos (com reconhecimento de texto e pesquisa pelo conteúdo integral); prontuáros médicos; recibos e comprovantes de pagamentos.

Um levantamento realizado pela Interfile, empresa especializada em terceirização de serviços (Business Process Outsourcing), com mais de 180 empresas, revelou que cerca de 68% dos gestores de Recursos Humanos apontam a falta de controle efetivo de prontuários como principal entrave à gestão eficiente, ao pronto-atendimento de processos internos e as solicitações de seus funcionários, como pedido do número de PIS, em casos de primeiro emprego. Outro ponto problemático ressaltado é o número de causas trabalhistas perdidas pela deficiência na guarda dos documentos, gerando um grande prejuízo para a empresa.

“A área de Recursos Humanos é estratégica nas empresas e deve ficar a atenta para não concentrar seus esforços somente na atuação operacional por conta da enorme demanda de organização e controle dos documentos, que podem chegar a 150 por funcionário. Hoje em dia, mais do que isso, os profissionais de Recursos Humanos precisam focar a sua atuação na gestão de talentos, políticas de integração, capacitação profissional e campanhas motivacionais, iniciativas fundamentais para manter a competitividade e reduzir a rotatividade de colaboradores”, explica Márcia Evangelista, diretora de Recursos Humanos da Interfile.

A empresa constata que existem ineficiências percebidas nas empresas na gestão de prontuários de RH  que são:

• Ocupação de espaço físico para armazenamento;

• Alocação de funcionários para a guarda e busca de documentos;

• Falta de controle dos documentos armazenados;

• Deficiência no manuseio e conservação de documentos;

• Risco de perda e extravio;

• Tempo despendido para rearquivamento;

• Dificuldade no acesso aos documentos.

Para os especialista em documentos a grande mudança oferecida hoje pelo mercado é exatamente a possibilitade de transformação de toda a documentação, origináriamente  nascida em papel, para documentos eletrônicos. Conforme explicam, com a implantação de projetos de digitalização e serviços on-line  as  informações ficam disponíveis, possibilitando que as auditorias internas ou externas possam ser realizadas em tempo real  ou até remotamente.

Para as empresas que terceirizam funcionários, por exemplo, além da obrigatoriedade de enviar todos os documentos para o cliente, ou onde seu pessoal está locado, um sistema via web representa uma redução de custos com cópias e transporte, além de trazer agilidade ao processo. “Já para as empresas que contratam, a solução facilita o acesso aos dados dos colaboradores terceirizados, evitando desgastes desnecessários com a fiscalização”, acrescenta Bellucci. Para visualizar as informações, cada usuário, nos sistemas via Web, possui uma senha exclusiva que determina o tipo de acesso ao sistema, o que garante mais segurança e sigilo aos dados dos colaboradores.

Outsourcing

A gestão de negócios baseadas nas estratégias de outsourcing é uma realidade global. Hoje dificilmente se encontram empresas que realizam projetos, de qualquer natureza, estritamente centrados, em seu próprio corpo de colaboradores. O outsourcing tem se mostrado como uma alternativa viável e bastante confiável que apresenta inúmeras vantagens para quem contrata o serviço. “Os benefícios alcançados com o outsourcing e otimização do serviço possuem ganhos tangíveis de segurança na custódia de arquivos, dos tempos de acesso à informação, e do maior foco dos recursos nas atividades core das companhias”, ressalta  Suely Santos.

O aumento da segurança e integridade da informação (confidencialidade), a diminuição dos custos de custódia e espaço necessário para arquivos, redução de custos de processamento administrativo de informação em suporte documental; diminuição de tempo para o processamento de atividades ligadas à gestão administrativa de Recursos Humanos são apenas algumas das vantagens. [/private]