A Becton Dickinson and Company é uma empresa global de tecnologia médica focada em aprimorar a terapia medicamentosa, melhorar o diagnóstico de doenças infecciosas e promover a descoberta de medicamentos, está presente no Brasil desde 1956. A companhia produz e comercializa suprimentos médicos, dispositivos, equipamentos de laboratório, anticorpos, reagentes e produtos para diagnóstico através de seus três segmentos: BD Medical, BD Diagnostics e BD Biosciences. A BD atende a instituições de saúde, pesquisadores, laboratórios clínicos, indústrias e o público em geral.

[private]Seus produtos e serviços são importantes no combate a muitas doenças de grande impacto no mundo. Fundada em 1897 e sediada em New Jersey (EUA), a BD emprega cerca de 27 mil funcionários em aproximadamente 50 países.

Uma de suas unidades no Brasil, inovou ao conseguir ganhos imediatos com a adoção de sistema de gestão de documentos e ECM. A diretriz que norteou todo o processo exigia a criação de uma área de consolidação de funções e serviços, com um centro de expertise que atende a todos os quatro sites da empresa, que compreendem fábricas em Juiz de Fora(MG) e Curitiba(PR), centro de distribuição em Osasco(SP) e centro administrativo em São Paulo(SP). A necessidade era a de racionalizar e padronizar processos, liberando recursos para canalizá-los em projetos focados no incremento das vendas ou outras iniciativas que impactam a taxa de crescimento da companhia.

Isso foi obtido com a escolha da solução Converge, desenvolvida e implementada pela SML, que entrou em operação em março de 2009, em São Paulo; em abril, em Juiz de Fora; em junho, em Curitiba e Osasco no final do ano.

A ideia básica, descrita por Gustavo Cuzzi, diretor-financeiro da BD, “foi centralizar essas atividades”, ação em que, segundo ele, “não há nenhuma originalidade por parte da BD, uma vez que várias empresas já trabalham nesta direção”. Cita, contudo, a tecnologia como componente essencial para esse tipo de iniciativa funcionar, pois “sem ela e sem o intenso apoio da organização de IT, não seria possível realizar um projeto desse tipo. O Converge, foi crítico para centralizarmos o recebimento fiscal. Hoje, as notas fiscais chegam na BD nos três sites em que a implementação foi finalizada, são digitalizadas, enviadas e recebidas por uma área que centraliza a verificação fiscal”.

Os benefícios desse processo já foram sentidos e, segundo o diretor financeiro, “são enormes” e envolvem “o inerente arquivamento digital das notas fiscais, racionalização de recursos e padronização de processo. Outro benefício, é a disponibilização da tecnologia digital para outras aplicações que podem tomar carona:  prontuário de RH, contratos de fornecedores e de vendas, etc.”

Esses resultados iniciais, que se refletem em ganho de tempo no processo e na consolidação do recebimento fiscal das mercadorias, deram início à expansão para a área de Contratos (rebeates com clientes), para Qualidade (certificação da qualidade, por causa da indexação dos certificados porque pode colocar até o lote como index) e Jurídica (digitalização de contratos). Do início até agora, foram digitalizados mais de 500 contratos e cerca de 2,6 mil notas fiscais. 

Colocando a tecnologia para otimizar o processo, otimizando funcionalidades, consolidando funções e a melhoria do processo em si, a BD, hoje, tem tecnologia que atende à leitura e à exibição do dado e à criação de índice, faltando, ainda, a leitura do arquivo digital e sua transformação em texto, por exemplo. Para os operadores do sistema, tanto na área de notas fiscais quanto de contratos, a busca de informação é mais rápida, prática e em tempo real.

A consolidação é da funcionalidade, não do histórico, explica Aldemir Barbosa dos Santos, gerente de TI da BD para a América Latina, frisando que “eram quatro áreas fiscais checando a nota e hoje é uma só, em São Paulo, porque qualquer pessoa pode scanear a nota e enviá-la para o centro administrativo em São Paulo”.  Esses resultados levam Aldemir Santos  a prever a extensão da aplicação também para as demais unidades da BD na América Latina – mais especificamente localizadas no Chile, na Argentina e no Peru – e que são cuidadas pela unidade brasileira.

A expectativa do gestor da TI da BD é um ganho significativo quando o Converge interfacear com o ERP (SAP), mas esse é um trabalho para daqui dois ou três anos, pois exigirá modificações sensíveis, que serão feitas internamente na matriz norte-americana, após a conclusão do up-grade de versão do SAP, que está em andamento. [/private]