O Cooperativismo no Paraná é caracterizado como um dos segmentos mais organizados e desenvolvidos do País. Para ter uma ideia da importância desse segmento, as 81 cooperativas paranense são responsáveis por 55% da economia agrícola do estado e com faturamento de aproximadamente 22 bilhões de reais/ano. Cerca de um terço dos agricultores do Paraná são associados a cooperativas, importantes demandantes e difusoras de tecnologias, que incluem desde técnicas agronômicas inovadoras até modernas ferramentas de gestão como sistemas de informação e de gestão do conhecimento.

A Digitaldoc, desenvolveu uma parceria especial com a cooperativa e customizou sua ferramenta de ECM

[private] Na região oeste do estado estão localizadas dez dessas cooperativas, a maioria agroindustrial. Pelo menos oito têm implantado ou estão em fase de implantação de processos gerenciais e/ou de Sistemas de Gestão da Qualidade. Como resultado da introdução de inovações a Cooperativa Agroindustrial Lar que, em 2009, teve um faturamento de 1,4 bilhão de reais e congrega 4922 funcionários, adotou a tecnologia de gerenciamento eletrônico de documentos.

Na implantação do sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001, em 2002 a Cooperativa necessitava de um software que atendesse, de forma otimizada, os requisitos da norma para controle da documentação, bem como a ampliação das facilidades do modelo da gestão de documentos eletrônicos para outras áreas e processos da empresa, como gestão de contratos, formulários e a própria digitalização de documentos.

Assim a Cooperativa buscou no mercado parceiros que pudessem oferecer um sistema que atendesse às reais necessidades da companhia.  “No início a empresa adquiriu uma ferramenta, mas passou por uma série de dificuldades na utilização do sistema, pois era  complexo e os usuários sentiam dificuldade de navegação mesmo nas telas e nas tarefas mais simples do sistema”, explica Clédio Roberto Marshall, coordenador do programa de qualidade e responsável pela implantação do sistema de gestão de documentação na Cooperativa Lar.

A empresa possui diversas unidades (filiais), duas delas no Paraguai, e havia a necessidade de comunicação de dados e de troca de documentos entre elas, o que não era possível no sistema anterior, pois não era preparado para internet. “Eles precisavam de um sistema capaz de resolver esses problemas que fosse um software mais leve, mas interativo e amigável ao usuário, com estabilidade, suporte de qualidade e, especialmente, que disponibilizasse constantes aperfeiçoamentos”, diz Nérison Leonhart, diretor-comercial da Digitaldoc, empresa nascida de uma incubadora de tecnologia e especialista na produção de soluções de ECM, escolhida para o projeto.

A partir dessa parceria foi desenvolvido um sistema que integrou várias facetas específicas das necessidades da Cooperativa, mas que resolveu um ponto crítico inicial que era permitir o acesso. Atualmente os usuários podem acessar o sistema via internet e senhas de segurança, de qualquer ponto onde a Cooperativa tenha suas operações.

“Com a implantação do sistema, que nasceu dessa análise, houve uma maior agilidade nos processos decisórios, redução do tempo gasto com a procura dos documentos, prevenção de erros custosos decorrentes do uso de documentos obsoletos, prevenção da recriação das informações que já existem na empresa, além da possibilidade do registro do capital intelectual e disseminação do conhecimento entre as suas áreas e processos”, completa Marshall.

Além dos documentos do setor de qualidade, a empresa gerencia documentos da área de segurança e procedimentos financeiros, uma vez que as configurações de acesso permitem um nível ideal de segurança. O sistema de busca, que inclui a procura inclusive em imagens digitalizadas, possibilita aos usuários a rápida localização dos documentos, fazendo do sistema uma ferramenta de grande utilidade no dia-a-dia da Cooperativa. [/private]