No meu livro BPM & BPMS expliquei o que é a Desorganização Informacional (DoI): Doença causada pelo uso incorreto e/ou inadequado ou, ainda, ocasionada pelo mal funcionamento das Tecnologias da Informação. A DoI pode ser descrita como a perda de controle da nossa parte, quer como indivíduos quer como coletividade (organizações), sobre os meios de geração, captura, guarda, recuperação e difusão de dados, informações e conhecimentos. Por isso a DoI se manifesta tanto na nossa vida profissional quanto na nossa vida particular. 

[private] A Desorganização Informacional tem vários graus, pois ela acomete diferentemente pessoas e organizações. Além disso, dependendo do remédio que pessoas e organizações venham a tomar (e dependendo da posologia) poderá haver evolução da doença para a fase terminal; ou a regressão da mesma a níveis de convivência aceitáveis (se é que é aceitável ser desorganizado). Entretanto, não existe cura, mas há a possibilidade de controle da doença. DoI é uma doença incurável!

A Gestão Documental (GD) é uma das possibilidades de controlarmos a DoI, mas, mesmo tendo esta oportunidade, não raro as organizações fazem Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) pensando que assim estão adquirindo controle sobre seus ativos de conhecimento. Infelizmente não estão. Fazer Gestão Documental é muito mais que simplesmente criarmos tabelas de temporalidade, estruturas de índices e de direitos de acesso. A GD requer que cada documento, ou melhor, que cada mídia seja estudada sob vários aspectos. De onde ela, mídia, surgiu, quem a criou e por que, para quê? Quem a recebia originalmente e hoje quem a recebe? Que uso cada um dos receptores faz da mídia e quais são as destinações que dão a ela? Aspectos legais, funcionais, estatutários, regimentais e históricos também devem ser levados em conta, quando da análise de cada mídia para a implantação da GD. Enfim, necessitamos entender cada veículo de dados, informações e conhecimento de forma essencial e não esquecermos jamais que para implantarmos GD o pior que podemos fazer são ações imediatistas e sem fundamentos que impeçam de entendermos e explicarmos a vida de cada documento.

Mais uma vez estamos falando de Análise, Mapeamento, Modelagem e Organização de Processos de Negócio! (Amop)

Somente por meio da Amop podemos ter certeza que estamos fazendo Gestão Documental e não puramente GED. A contextualização de cada documento, de cada mídia, se dá por meio do conhecimento do processo como um todo, no qual a mídia trafega. Origens e destinos, usos e necessidades, vida e morte de cada documento são aspectos que precisam ser gerenciados pelas organizações como forma de controlar a Desorganização Informacional. Não adianta, simplesmente, transferirmos todo o meio físico dos arquivos ativos ou inativos, para um meio eletrônico, venha este repositório a ser ativo ou inativo. Isto causará mais Desorganização Informacional, e é fácil entender por quê. Qualquer documento físico sempre pode ser encontrado, mesmo nos ambientes mais caóticos que possamos imaginar. Já qualquer documento eletrônico que tenha sido guardado sem que dele se tenha entendido sua essência, sua existência...

As diferenças entre GED e GD nem sempre são fáceis de serem explicadas, pois por muito tempo as organizações foram instadas a fazer GED; isto é, a pelo menos digitalizarem todo o passivo documental existente. Transformar o arquivo inativo em GED é algo muito comum e para tanto basta criarmos as tabelas de temporalidade, as estruturas de índices e as regras que darão o direito de acesso aos usuários para termos um acervo eletrônico razoavelmente organizado. Mas se estivermos falando de documentos vivos, não há como prescindirmos da Gestão Documental. [/private]

 

* Texto escrito por Tadeu Cruz,  professor M.Sc.,  formado em Administração de Empresas; especialização em Engenharia de Sistemas e em Análise & Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em Engenharia de Produção. Membro-pesquisador do GEACTE-FEA-USP e do Sage-Coppe-UFRJ  e da Escola de Engenharia Universidade Mackenzie.