As impressoras multifuncionais evoluíram muito desde a sua popularização, no fim da década de 90. Deixaram de ser mera combinação de funções – impressão, cópia, fax e digitalização – e passaram a incorporar recursos de informática sofisticados que lhes asseguram um papel de destaque nas estratégias de gestão de documentos das empresas. Ninguém mais duvida que esses aparelhos “tudo em um” podem representar grande avanço na forma de lidar com documentos no mundo corporativo. Entretanto, ainda não é maioria o número de companhias que usufruem de todos os avanços dos multifuncionais, sejam os software embarcados nos equipamentos, sejam os aplicativos que os acompanham e as possibilidades de integração com outros softwares de gestão de conteúdo empresarial. 

[private] De acordo com Luiz Humberto Carli, diretor de operações da OKI Printing Solutions, essa falha não pode ser atribuída unicamente aos usuários. A abordagem adotada por fornecedores é essencial para que esses equipamentos sejam usados em toda a sua potencialidade e de forma integrada com os processos. Nesse aspecto, ainda existem muitos clientes e usuários que precisam ser aculturados, na avaliação do diretor. “Um foco mais consultivo do fornecedor é relevante para que se identifiquem as necessidades associadas com os processos de negócios do cliente, se determinem as aplicações com as quais a tecnologia embarcada pode incrementar a eficiência desses processos e, enfim, se possa propor melhorias com base nas tecnologias disponíveis”, diz o executivo.

Carli explica que, comumente, os soft­ware que acompanham os multifuncionais tratam das fases de captura e entrega dos documentos em repositórios. “Para o processo de workflow e gestão do ciclo de vida dos documentos, outras camadas de solução são necessárias”, afirma. Mas os aplicativos que acompanham os multifuncionais já possibilitam um contato inicial com a gestão de documentos. “Eles permitem, por exemplo, que um papel seja digitalizado, organizado e combinado com um ou vários documentos eletrônicos e, em seguida, distribuído aos interessados por e-mail em questão de minutos, com simples comandos de arrastar e soltar”, diz.

Os benefícios são visíveis e imediatos, uma vez que no processo tradicional o documento eletrônico teria de ser impresso, organizado e combinado manualmente, digitalizado novamente para posterior envio por e-mail, conforme explica Carli. Ele ressalta, por outro lado, que é difícil generalizar os ganhos dessas soluções, tendo em vista que cada processo tem sua própria complexidade. “Há situações em que tarefas de dias podem ser reduzidas a algumas horas, mas tudo depende da complexidade do processo, da qualidade do serviço consultivo realizado e da disponibilidade de recursos associados à implantação”, assinala.

O desconhecimento é a principal barreira para uso inteligente dos multifuncionais e dos seus softwares, segundo Alessander Comandolli, CCO (Chief of Commercial Office) da ND Digital, fabricante de software e especializada em tecnologia de impressão e imagem. “São muitos os programas disponíveis no mercado para facilitar o dia a dia das empresas, mas o fato é que não há uso em larga escala no Brasil”, diz Comandolli. Posicionada entre as maiores da América Latina em seu segmento, a ND Digital atende, por meio de parcerias, a um grande número clientes com diferentes estágios de adoção desse tipo de software. “Há os que usam oito soluções, e há os que usam apenas uma”, diz.

A cultura das empresas é fator importante nesse cenário, mas Comandolli atribui aos próprios fabricantes e parceiros uma boa parcela de responsabilidade pela baixa utilização. “Não acho que o preço dos produtos seja o maior entrave, porque o cliente paga por volume e obtém inúmeros benefícios além do controle de impressões, cópias e cadeia de suprimentos, como economia de custos, integração e mobilidade”, diz o executivo. “O fato é que muitos fornecedores nem mesmo conhecem as necessidades dos clientes, um pré-requisito essencial para a oferta de soluções”, acrescenta.

O CCO destaca a mobilidade como um dos grandes benefícios dos programas de multifuncionais. Cita como exemplo o n-Releaser (siga-me), que permite ao usuário enviar impressão para uma espécie de impressora virtual e, posteriormente, imprimir o documento a qualquer hora e de qualquer lugar, de acordo com as regras de segurança. “Com soluções como essa, a empresa tem acesso aos custos de impressão antes de a mesma ocorrer, além de agilidade no acesso às informações com reflexos positivos  em praticamente todos os seus processos”, diz o executivo, explicando que o mesmo software tem recursos para controle, segurança e rastreabilidade de fotocópias, entre outras funções sofisticadas.

Entrada principal da rede

Na base de clientes da Lexmark, observa-se uma expansão significativa no uso de aplicativos ligados a multifuncionais para a melhoria dos processos de negócios e gestão de documentos e imagens, segundo José Antonio Abbate, gerente de Comunicação da fabricante no Brasil. “Percebemos que as multifuncionais workgroup a laser e seus aplicativos inteligentes têm assumido cada vez mais a função de “entrada principal” de documentos da rede corporativa”, afirma o executivo, que, a exemplo do especialista da OKI, também ressalta a abordagem do fornecedor como elemento-chave para estimular um uso mais eficaz de todos os recursos tecnológicos proporcionados por esses equipamentos.

Abbate defende a abordagem com ênfase na análise dos processos de negócios do cliente e no posicionamento estratégico dos multifuncionais dentro da organização.  “Focamos a digitalização de documentos naqueles processos que trarão maiores benefícios e maior produtividade a cada área da empresa, usando soluções embarcadas que capturam e roteiam o documento para aplicativos de ECM ou para determinado local da rede”, diz o gerente.

Para necessidades mais robustas e sofisticadas, a Lexmark é uma das que disponibilizam aplicativos de captura e roteamento com mecanismos elaborados de indexação, tais como OCR (Optical Caracter Recognition), OMR (Optical Mark Recognition) e leitura de código de barras.  “Dispomos de suíte com todos esses recursos e auxiliamos nossos clientes na integração das soluções Lexmark com suas aplicações ECM”, esclarece Abbate.

A Lexmark desenvolveu um portfólio de aplicativos denominados Vertical MFPS e voltados para escritórios de advocacia, recursos humanos,  saúde e logística, entre outras verticais. Abbate afirma que a suíte Lexmark Document Solutions Suite (LDDS) integra-se com alguns dos ECMs mais conhecidos do mercado, como MS Sharepoint, EMC Documentum, IBM Filenet. “Tudo associado com  novas soluções, como operação robusta em clusters e balanceamento de carga, garantindo alta disponibilidade e escalabilidade ao cliente”, explica o gerente da Lexmark. Como vantagem, ele destaca ainda a rede de parceiros BSPs  (Business Solutions Partners). “Eles têm boa capacidade de desenvolvimento dos conhecidos scripts de software da solução embarcada XML e do suíte LDD (Lexmark Document Distributor) e garantem que as soluções sejam implementadas com sucesso nos processos de negócios dos nossos clientes”, argumenta.

Abbate aproveita para informar que a mais recente novidade na prateleira da Lexmark é a plataforma DocMP de gestão de documentos, comercializada no modelo SaaS para o SMB ou departamentos de empresas. Por meio de uma conexão segura da internet, a solução possibilita a captura e o roteamento de documentos para um datacenter central, de onde podem ser recuperados de forma simples. “A vantagem é que o cliente não precisa adquirir servidores e infraestrutura, somente multifuncionais e o serviço DocMP”, diz ele.

Cópia e impressão prevalecem

Na Xerox, uma das maiores do mercado em número de softwares para multifuncionais, a percepção é que cresce expressivamente entre as empresas brasileiras o uso da função de digitalização (scanner) dos equipamentos. “É um avanço importante para a gestão de documentos, mas o fato é que ainda há muito campo a ser explorado, uma vez que a maioria das companhias ainda se limita mais à cópia e à impressão”, diz Daliana Gambaro, gerente de produtos softwares e scanners da Xerox do Brasil.

Para expandir ao máximo o uso das funções e dos softwares ligados a esses equipamentos, a Xerox criou em 2008 uma área de vendas específica, com forte estratégia de orientação do seu canal de distribuição. “O melhor argumento de vendas tem sido saber mostrar com clareza à clientela a  melhoria dos processos e a redução de custos obtidas com o uso dessas tecnologias, automatizando parcial ou totalmente atividades manuais”, diz Daliana.

De acordo com e executiva, as ações de digitalizar documentos, classificá-los, guardá-los em pastas eletrônicas disponíveis em diretório para acesso de toda a empresa, embora signifiquem uma melhoria em relação às caixas físicas cheias de papel, representam apenas o básico no mundo dos multifuncionais. O uso avançado e inovador somente ocorre quando os equipamentos estão associados a softwares inteligentes - embutidos ou comprados separados. Assim, quando uma empresa digitaliza e guarda um contrato em um repositório, por exemplo, não se trata apenas de  um diretório de rede, e sim de solução que gerencia essa guarda, vale-se de regras para acessos diferenciados e possibilita o armazenamento automático no ato da digitalização, sem necessidade de comandos do usuário, só para citar alguns recursos.

Em um cenário ideal, todo o processo seria composto e três fases, descritas resumidamente por Daliana. Na primeira, o multifuncional converte papel em arquivo eletrônico. Na segunda etapa, um software encarrega-se de fazer o OCR no arquivo (ou seja, memoriza todos os caracteres contidos no documento para pesquisa full text ou de campos, como CPF, código de barras, etc.).  Em uma terceira fase, o documento pode ser armazenado em um computador ou em um software específico, como o DocuShare, da Xerox. Com base na Web, essa solução permite armazenagem de todo o conteúdo digital ou digitalizado, além da recuperação e compartilhamento da informação – ilustra Daliana.

Pelos cálculos da executiva da Xerox, com essas soluções uma empresa pode encolher para até 30% o tempo de execução de processos. “São tecnologias que funcionam em qualquer máquina, com custos a partir de mil reais e que não depende do número de usuários, e sim do número de equipamentos”, conclui a gerente.

Além dos aspectos técnicos

Marcos Maciel, especialista em softwares e soluções da Gestetner, considera que o mercado de soluções para multifuncionais tem adquirido musculatura nos últimos anos, na esteira do aumento do volume de informações nas corporações e do desenho de políticas de gestão de documentos. Segundo ele, as empresas, que antes observavam apenas aspectos técnicos ao adquirir essa tecnologia, agora pensam em como podem se valer da mesma para melhorar os seus processos. “Já foi o tempo em que se vendia hard­ware ou software. Agora, as empresas buscam uma solução que combine ambos e que traga o máximo de benefícios”, diz o executivo.

Para Maciel, se a grande diversidade de soluções no mercado – e consequente aumento da concorrência entre marcas – beneficiam o consumo, ela também pode representar um desafio a mais para a empresa usuária. “Em meio a centenas de opções, o cliente tem de localizar aquela que faça sentido para o seu negócio, considerando custo total de propriedade (TCO), segurança da informação, compatibilidade regulatória, aperfeiçoamento de processo e sustentabilidade ambiental”, diz o especialista.

Nesse cenário, ele destaca a crescente importância e sofisticação de softwares que permitem a administração remota, via Web, de parques de impressão próprios ou terceirizados. Soluções como o @Remote, da própria Gestetner, atuam em rede antecipando problemas técnicos com alertas às áreas responsáveis e simplificando os processos de faturamento, com alto grau de detalhamento e sem contato humano na coleta de medidores, entre inúmeros outros recursos.

Maciel explica que a solução pode se basear em equipamento externo, capaz de monitorizar até 500 multifuncionais, ou usar a capacidade de monitoramento remoto já incluída no software interno de equipamentos Ricoh/Gestetner. Com um custo inicial entre 5 mil dólares e 10 mil dólares, dependendo do contrato, a solução não tem custo algum para quem adquire até cinco equipamentos da fabricante.

“É cada vez maior o número de empresas que apostam nesse tipo de gerenciamento remoto, deixando de despender esforços e de alocar pessoal para a enorme tarefa de administrar um parque de impressão, atividade que toma muito tempo e desvia o foco dos seus processos de negócio principais”, diz Maciel, ressaltando que, atualmente, a impressão é uma das atividades que mais gera chamadas de help desk em uma empresa. Além do gerenciamento remoto, a  Gestetner  comercializa soluções para avaliação e recuperação de custos e para gestão eletrônica de documentos, assim como softwares de parceiros.

Fuzio Ymayo, gerente nacional de Mar­keting e novos projetos da Konica Minolta, é outro que ressalta a importância, para a melhoria dos processos internos de uma empresa, do uso de aplicativos que facilitam e agilizam a instalação, configuração, gerenciamento de equipamentos e usuários, manuseio da memória e backup, entre outras funções. “O cliente pode, via Web e 24 horas por dia, gerar ordens de serviço, acompanhar o status das ordens, rastrear documentos e muito mais, sem sair de seu escritório ou mesmo de casa”, resume o executivo.

A Konica Minolta comercializa aplicativo para a configuração remota de equipamentos que inclui ferramenta de contabilização das funções de cópia, digitalização e impressão, com geração de relatórios gerenciais que possibilitam a visualização global do negócio. “É o caso do relatório de economia de papel, que mostra mensalmente quanto cada usuário está economizando nas impressões ou cópias, enquanto que as aplicações convencionais oferecem somente a contabilização das impressões e cópias”, ilustra.

Como os demais especialistas, Ymayo considera ainda pequeno o número de empresas brasileiras que se valem de todos os recursos ligados aos multifuncionais, embora acredite que a maioria já usufrua dos equipamentos, de uma forma ou de outra. “Tratam-se de ferramentas feitas para agilizar o processo de trabalho. Os softwares existentes, vendidos em conjunto ou separadamente, ajudam a entregar uma solução final adequada às necessidades, mas ainda há muitas outras oportunidades a serem exploradas”, finaliza. [/private]