*Por Walter W. Koch
A indústria de ECM não é nova. Historicamente remonta à década de 1980, quando as primeiras soluções comerciais de document imaging passaram a ser ofertadas. Ou seja, estamos falando de um mercado com mais de 30 anos.
Curiosamente, até bem pouco tempo atrás, havia poucas normas e procedimentos regulando essa indústria, permitindo que as maiores barbaridades fossem cometidas sem a possibilidade de uma contestação formal. Em 1988, surge o primeiro padrão – ANSI/AIIM MS 44 - Recommended Practice for Quality Control of Image Scanners, que era uma adaptação dos padrões de controle de qualidade da micrografia para a imagem digital.
Porém o primeiro marco efetivo para a indústria foi a norma ISO/TR 15489 - Information and documentation - Records Management. Esta norma, publicada inicialmente em setembro de 2001, possui na sua seção de diretrizes uma sugestão de metodologia para a implementação de projetos de gestão documental, que é semelhante à utilizada na metodologia MIKE2 – Method for Integrated Knowledge Environment.
A partir deste ponto assistimos a uma profusão de iniciativas nas mais diversas frentes. Governos como o australiano e inglês, órgãos como o Ministério da Defesa dos EUA (DoD) e o Mercado Comum Europeu passam a produzir farta documentação.
A iniciativa de definição de requisitos para sistemas de gestão de registros (MoReq - Model Requirements for the Management of Electronic Records), desenvolvida pela Comunidade Europeia e, posteriormente, incrementada com requisitos para metadados – MoReq2, publicada em 2008, serviu de diretriz para outras ações. No Brasil, o CONARQ publicou em 2009 a versão 1.1 do e-ARQ Brasil, que passou a ser referência não só aos órgãos públicos, mas também à iniciativa privada para a definição de sistemas de gestão de documentos. No final de 2010, a ISO publica, entre uma série de novos padões voltados para nosso mercado, o padrão ISO 13028.
Quando vivemos em um mundo cada vez mais globalizado, as empresas brasileiras precisam estar enquadradas em um contexto cada vez mais complexo no que diz respeito à forma de gestão de seus registros. E esta ação consome tempo e esforço corporativo considerável. O desenvolvimento e implementação de uma Política de Gestão Documental, aderente aos padrões nacionais, internacionais e específicos de cada indústria, precisa de uma equipe multidisciplinar com capacitação em legislações, segurança, processos de negócio e de tecnologia. A definição de responsáveis e de responsabilizáveis normalmente implica em negociações políticas internas complexas.
Não adianta alguém querer fugir deste processo. Afinal, hoje em dia ninguém minimamente esclarecido aceitará definições do tipo “a imagem deverá ter boa qualidade”, “a indexação deverá ser um índice de 98% de assertividade” ou “as instalações deverão ter procedimentos de segurança adequados”. Isso não é mais aceitável em uma indústria com o nível de maturidade e de regulação como a do EIM.
