A Prosegur está entre as maiores empresas privadas no mundo em soluções globais de segurança e do mercado de transporte de valores. De origem espanhola foi instalada no Brasil em 1981 e está presente em 13 países (França, Itália, Portugal, Espanha, Peru, Paraguai, Chile, Argentina, Uruguai, Romênia, México, Colômbia, além do Brasil). No Brasil, a área de Logística de Valores da companhia é responsável por 65,8% do faturamento. Com 1.200 carros-fortes e 650 carros leves, que operam em 83 bases para atender 2.292 municípios, por meio de suas regionais e filiais.
[private] Visto que a base do negócio da empresa está fundamentada eminentemente em processos de papel, diariamente a companhia movimenta um volume de cópias, controles, documentos, fluxos e processos que precisam estar integrados ao seu sistema de ERP.
Conforme relata José Soares Lara Junior – superintendente de TI da empresa, havia um enorme desafio já que a informação é o principal insumo na tomada de decisão. E, a área de TI precisava superar a limitação imposta pela ineficiência dos processos.
“Precisávamos garantir, principalmente, o acesso mais rápido aos documentos, muitas vezes espalhados entre as várias filiais e regionais. A ideia era centralizar a gestão, a partir de um sistema de digitalização. Começamos com um piloto na área de Recursos Humanos, na sede de Belo Horizonte, que gera todo tipo de documentação para os 28 mil funcionários da empresa”, conta Lara.
Como cerca de 80% de seus custos fixos relativos ao gerenciamento de pessoal, além de um volume de documentos importantes, o RH foi escolhido como a porta de entrada para a gestão de informações da empresa. Além dos controles, conforme relata Lara havia também a necessidade de melhorar o controle da entrega dos documentos pelas filiais e sua rastreabilidade.
Com a entrada em operação do projeto-piloto estima-se que até o final de janeiro sejam 800 mil documentos já digitalizados e todo o pessoal treinado para uso da ferramenta escolhida.
A empresa fez uma opção pelo sistema da Hyland/OnBase, que foi eleita diante da possibilidade que a ferramenta oferece de se criar processos com bastante facilidade e agilidade. “Graças a esta característica o projeto pode ser implantando e em apenas 2 meses foi possível se realizar a preparação, criação de uma central de recebimento e um núcleo de processamento para o teste”, explicou o executivo. Em paralelo, a empresa também está desenvolvendo com o software da OnBase um projeto de auditoria interna, workflow, controle de frota e também das NF-e.
“Estamos começando pelo RH, mas a intenção é replicar o sistema e simplificar o fluxo de processos na filiais da empresa em toda área administrativa”,disse.
O grande diferencial do projeto da Prossegur deu-se a partir da implantação do projeto na base brasileira, que será a responsável por criar um benchmark para as demais filiais da companhia no resto do mundo.
“A facilidade de criar processos e a agilidade permitirão que se chegue rapidamente a digitalização de 1 milhão de documentos, depois que toda a infraestrutura estiver montada”, disse o executivo. Conforme informou, o resultado será extrair 1 milhão de informações associadas e indicadores em território nacional, além de dados para tomada de decisão que reforçam como a gestão documental não abrange, portanto, apenas o papel. A Prossegur irá digitalizar os documentos em papel, bem como imagens, fotos e centralizar todo este material num acervo gerenciado.
“Estamos recriando a Prossegur e essa mudança de trabalho significa uma ruptura com o que acontecia no passado. Estamos apostando na sistematização dos processos por meio das ferramentas de ECM”, conclui Lara.
Para Wallace Mello, diretor de TI da Stoque, integradora da solução da Hyland/OnBase, localizada em Belo Horizonte, responsável pela condução do projeto na Prossegur, a conscientização da importância dos processos de ECM pela empresa, demonstra o valor que o conceito te para o nível mais crítico de decisão e de como pode ser disseminado.
“Para participar desse projeto como integradora foi importante apresentar os resultados obtidos no mercado e o grande desafio foi trazer um valor tangível complementar ao ROI”, explicou Mello. “Estamos vivendo uma época de transformação mundial, buscando confiança na gestão, e isso é possível, tanto que o projeto será replicado em nível mundial”, afirma Mello. A boa notícia é que, com o piloto em andamento, já no segundo semestre de 2011, a empresa poderá demonstrar os ganhos obtidos com o novo processo. [/private]
