Com a criação do Programa de Melhoria na Qualidade da Gestão, que conta com novas medidas baseadas em cadeias de valor, o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) inovou suas rotinas administrativas e apostou na gestão por processos.
[private] Para atender a esse novo cenário de automatização, o Instituto optou por adotar a tecnologia de Business Process Management (BPM) para apoiar a modelagem de seus processos de trabalho. A solução escolhida para esta nova fase do IBGE foi o Ultimus Adaptive BPM Suite, desenvolvida pela fornecedora global Ultimus.
Entre os processos que passaram a ser gerenciados pela ferramenta e que comprovou a efetividade de seu uso foi o trâmite de expansão da infraestrutura para a realização do Censo 2010. Para atender aos 5.565 mil municípios, o IBGE passou de 530 agências para 7 mil postos de coleta, contando este ano com pelo menos uma base em cada cidade para suportar os 192 mil recenseadores. Isso porque a tecnologia permitiu que todo o processo de locação dos postos fosse realizado de forma automatizada.
Antes, com toda a burocracia das idas e vindas de documentos em papel para alugar os locais que serviriam de base para a realização das pesquisas, principalmente em locais mais afastados, como no interior do Amazonas, por exemplo, eram gastos, em média, de 45 a 60 dias, o que às vezes excedia o prazo de início da coleta de informações e algumas regiões ficavam descobertas. “Hoje, com o uso da solução de BPM, conseguimos otimizar o processo para cinco dias, agilidade que nos permitiu aumentar em 14 vezes o número de postos”, comenta Sérgio Côrtes, diretor executivo do IBGE.
A ferramenta será utilizada tanto para as necessidades de execução das rotinas administrativas diárias, que são realizadas por seus 7,2 mil funcionários ativos, quanto para apoiar os trâmites burocráticos dos seus mais de 3 mil aposentados.“Hoje temos seis processos que já estão automatizados a partir da aplicação da tecnologia de BPM da Ultimus. Em 2011, prevemos que esse número se eleve para 30. O objetivo é realizar um planejamento bem consciente utilizando a solução como complemento para efetivarmos nossas iniciativas”, explica Côrtes.
A área de Recursos Humanos, por exemplo, ainda não está sendo amparada totalmente pela tecnologia, mas hoje o IBGE já consegue realizar a renovação dos contratos temporários de analistas e agentes censitários, que somados totalizam cerca de 3 mil pessoas, a partir da solução da Ultimus. O processo, realizado todos os meses, levava cerca de 20 a 25 dias para ser concluído, ou seja, quando o trâmite estava finalizando já era hora de reiniciá-lo. Com o apoio da ferramenta de BPM, as renovações são realizadas em apenas 2 dias.
Autorizações e requisições de rotina, como o pedido de participação em eventos de curta duração, assim como a solicitação de veículos para o transporte de funcionários entre os seis postos do IBGE que estão espalhados pela cidade do Rio de Janeiro, também já são realizadas com base na ferramenta. Outra frente já concluída é a designação de gestores de contrato. Ao todo, mais de 100 contratos são gerados por mês no Instituto e, com base nas normas do serviço público, todo contrato precisa ter um responsável. A designação, que antes necessitava de documentos físicos, hoje é toda realizada de forma automatizada no próprio sistema. “Estamos isentando os processos burocráticos para garantir mais agilidade e melhor prestação de nossos serviços”, conclui Côrtes.
Para Valdir Pandolfi, gerente geral da Ultimus no Brasil, a adoção da tecnologia Ultimus Adaptive BPM Suite pelo IBGE permitiu que cada atividade passasse a ser gerenciada a partir de processos de negócios, o que facilitou na identificação dos trâmites que necessitavam de ajustes para uma execução otimizada, diminuindo o tempo de finalização dos processos e prevendo mais controle na gestão.
“Mais do que auxiliar o Instituto em seu novo programa de melhoria para a gestão de suas rotinas, o sistema da Ultimus se mostrou eficaz tanto na aderência aos processos necessários para atender ao programa, quanto pela facilidade de uso e execução, explica Pandolfi. [/private]
