Ser sustentável, ecologicamente correto, contribuir com o meio-ambiente são conceitos que deixaram de ser apenas palavras de ordem para se incorporarem ao discurso estratégico das empresas em todo o mundo. Os recursos ambientais desempenham funções econômicas, entendidas como qualquer serviço que contribua para a melhoria do bem-estar, do padrão de vida e para o desenvolvimento econômico e social. 
[private] A sustentabilidade está associada à idéia de estabilidade, de permanência no tempo, de durabilidade. Segundo Maurice Strong: “O desenvolvimento sustentável é aquele que atende as necessidades do presente sem comprometer a possibilidade de as gerações futuras atenderem as suas próprias necessidades.” Esta definição foi criada pela Comissão Mundial de Meio Ambiente e Desenvolvimento, que produziu um relatório chamado “Nosso futuro comum”, também conhecido como Relatório Burdtland.
Diante dessa definição de “Sustentabilidade” rapidamente se associa à idéia de eliminar o papel dos processos de negócios e assim “salvar” o planeta.
As novas tecnologias do Enterprise Content Management podem sim trazer soluções de grande impacto na economia dos negócios, porém com muita sensatez, viáveis e sem nenhuma fórmula mágica.
O papel existe nas corporações e existirá ainda por muito tempo, entretanto a sua racionalização, assim como a racionalização dos recursos eletrônicos e de toda a infraestrutura de TI ( leia-se aqui desde a produção de equipamentos fabricados dentro das normas ambientais mais exigentes até a expansão da Banda Larga) é que trarão, ao longo do tempo, efeitos sustentáveis efetivos garantindo a longevidade do planeta e da vida nele existente.
Seis razões
Quando em 2009, pela primeira vez, a AIIM divulgou um relatório em comemoração ao Dia da Terra com as seis principais razões pelas quais as organizações podem se tornar verdes utilizando as tecnologias de Enterprise Content Management (ECM), o mercado se deu conta de quão verde o ECM é em sua essência.
No relatório John Mancini, presidente da AIIM, afirma que se os Estados Unidos cortassem 10% do uso de papel de escritório, 540 mil toneladas, aproximadamente, haveria uma redução de 1,6 milhões de toneladas nas emissões de gases tóxicos responsáveis pelo efeito estufa, o que é equivalente a tirar 280 mil carros das ruas por um ano, naquele país.
“As tecnologias de ECM são estratégicas quando se trata de investimentos em tecnologia que podem ajudar ao meio ambiente. Para fazer se ter um resultado real é preciso pensar sistemicamente sobre o “papel” do papel nas organizações. Há uma grande foco na redução da utilização de papel, por meio de esforços como a cópia feita em ambos os lados etc, embora isso seja importante, este tipo de esforço só começa a gerar economia de consumo após a automatização e digitalização dos processos de negócio”.
Essa economia, não é suficiente para simplesmente gerar os benefícios ambientais esperados. A chave para obter o impacto do efeito multiplicador de tecnologias de ECM, segundo o presidente da AIIM, é entender que as tecnologias podem criar tanto redução de custos quanto benefícios ambientais.
Não há dúvida de que a redução ou eliminação de processos baseados em papel apresentam claras e consideráveis vantagens econômicas. Em grande parte, essa economia tem impulsionado a demanda por gerenciamento de conteúdo, mas a digitalização de processos também é um componente essencial da sustentabilidade, ou do Green ECM.
Por sua natureza, o ECM, promove a eficiência e utilização ótima dos recursos. Ao substituir os processos em papel por processos eletrônicos e eliminando as tarefas papel-relacionadas, incluindo transporte, armazenagem e manuseio, as soluções de ECM podem ajudar as organizações a perceberem mais rapidamente, esse impacto em suas receitas.
A sustentabilidade em números
Os processos comunicação e a tecnologia da informação são responsáveis por cerca de 2% de toda emissão de dióxido de carbono na atmosfera, de acordo com a Energy Information Administration (EIA). Isso pode não parecer muito, mas pode facilmente, ser reduzido. As soluções de ECM apoiam iniciativas verdes, seja fornecendo aos usuários a capacidade de redução do consumo de papel, seja pela otimização na produção da indústria. Um trabalhador da área de gestão da informação utiliza cerca de 100 kg/ano de papel. Estima-se, também que 15.000 folhas de papel são usadas por dia nas companhias americanas, de acordo com a American Records Management Association (ARMA).
De acordo com levantamentos feitos pela entidade, as soluções de ECM permitem que os documentos a serem processados, gerenciados e armazenados por via eletrônica, incluindo a entrega via e-mail, reduzam significativamente a quantidade de papel que o trabalhador consome por dia.
A ARMA e a IDC estimam que uma empresa média gasta entre 7 a 14% dos seus custos totais de processamento de documentos, com papel. Por meio da digitalização de processos de negócios, o ECM pode identificar automaticamente conteúdos e fluxo, tais como faturas, aprovações, tipos de usuários, eliminando a necessidade de transporte ou múltiplas cópias, bem como diminui o armazenamento de documentos e sua destruição, ao final de sua vida útil.
Um trabalhador de nível médio, de qualquer área em uma empresa, conforme avaliou a IDC, pode utilizar até 200 kg de papel por ano. O relatório também cita estimativas de que a produção de faturas em papel ocuparia o espaço equivalente a 10 campos de futebol, sobrepostos e com 100 metros de profundidade (e isso em espaço de armazenamento, antes de chegar ao aterro).
O mesmo relatório aponta, por exemplo, que uma empresa pode economizar entre US$ 8.000 a US$ 10.000 por mês em papel e toner, apenas usando tecnologias de ECM.
Outros estudos têm demonstrado que o documento em uma organização de porte médio é copiado ao menos 19 vezes. Os sistemas de ECM permitem que as organizações distribuam documentos eletrônicos de forma segura, por meio de intranets, extranets e/ou em conexão de Banda Larga.
O armazenamento de documentos de papel nos Estados Unidos custa em média US$ 0,14 por página ou U$ 1.400 por arquivo, de acordo com a ARMA.
“As organizações podem realizar boa parte de suas atividades on-line, produzindo menos quantidade de resíduos. Além disso, este acesso e disponibilidade em tempo real (24/7) permite que os funcionários revisarem, aprovarem ou até colaborarem com documentos, sem impressão e/ou envio”. comentou Derrick Murphy CEO da ibml, provedora de sistemas de scanner e soluções de capture para documentos nos Estados Unidos, em um artigo recentemente publicado pela empresa. “Não há necessidade de se preocupar que a organização terá de
sacrificar a eficiência operacional pela a eficácia de ser ambientalmente correta. As tecnologias de ECM podem ajudar as organizações a fazerem as duas coisas”, disse Murphy.
Indústria de TI
A indústria de TI ligada aos processos de ECM como as grandes empresas mundiais fabricantes de impressoras e scanners, já atentaram para a questão ambiental, muito antes de se falar em Green ECM.
Empresas como a Kodak , Xerox, Lexmark, Oki Printing, HP, Samsung, Epson, apenas para citar algumas, já possuem uma política verde para produção de equipamentos.
“Basicamente o ECM agiliza os processos de negócios, reduz custos gerais e específicos como papel, simplesmente por não manuseá-los. Ao se manusear menos começa-se a economizar na cadeia.”, ratifica Nelson Yassuo Ossanai , diretor de Vendas da Fujitsu Brasil.
Ele conta que a Fujitsu, por exemplo, possui uma série de certificações atestadas por organismos internacionalmente reconhecidos como ISO 14000, e esmera-se em atender as estritas normas da diretiva européia de Restriction of Certain Hazardous Substances (ROHS) e da Waste Electrical and Electronic Equipment Directive (WEEE).
No Brasil, a Fujitsu não tem fábricas de equipamentos, mas nos países onde isso acontece a companhia está totalmente aderente às normas para fabricação de produtos eletro-eletrônicos, bem como aos resíduos produzidos por seus produtos, em todo o mundo.
“No Brasil o principal incentivador de adoção de práticas de Green ECM é o próprio Governo Federal, por meio de projetos no Judiciário tem mudado a conduta e os paradigmas do próprio governo em relação aos documentos físicos e eletrônicos”, afirma. Para ele, os bancos, o comércio e a introdução do sistema de Notas Fiscais Eletrônicas, entre outros, são grandes exemplos dessa mudança.
“A agilidade na busca de informações, o BPM, o workflow são os beneficios claros do desenvolvimento da tecnologia. São muitos os argumentos a favor dessa transição que aqui já se iniciou e já colhe bons resultados”, conclui.
Seis Razões para Implantar o Green ECM
1 - Economia de dinheiro com consumo de papel e seu transporte – Um estudo com quatro clientes da Oracle Corporation quantificam os custos diretos e economia ambiental de se eliminar o papel dos principais processos ao implantar tecnologias de ECM. Segundo estudo de caso ficou visível estimar o quanto de economia os processos geraram em apenas alguns meses.
2 - Aumento da eficácia dos processos core – É preciso pensar sobre os benefícios das tecnologias de ECM como um processo único, pois seu uso permite que grande número de processos que geram um grande consumo de papel, sejam cortados em até 10 vezes, gerando economia na base dos custos da organização. Esse tipo de poupança pode ser normalmente replicado em outras áreas.
3 - Integrar operações de campo - A aplicação de tecnologias de captura distribuída, aliada à soluções de armazenamento remoto muitas vezes se pagam apenas com a economia feita em custos de correio e transporte.
4 - Reduzir custos com espaço – Menos papel significa menos área para depósito, significa disponibilizar espaço dentro da empresa - o que reduz custos. Deixando para a custódia externa apenas o que é necessário e/ou exigido por lei.
5 - Melhorar a produtividade dos funcionários - Ao digitalizar o máximo de informação possível, prepara-se o terreno para permitir que os funcionários tenham maior flexibilidade de horários, de local e de colaboração, que também se traduz em menos inventário de imobilizado dentro da empresa ou despesas com viagens e deslocamento desnecessários.
6 - Reduzir os custos de armazenamento fora do local - O armazenamento representa uma despesa. Ao se criar regras de armazenamento eliminam-se um ônus significativo sobre o que não é necessário guardar e reforçam-se os benefícios das soluções de ECM.
Fonte: AIIM [/private]
