Está acabando o prazo para as Instituições de Ensino Superior (IES) se adequarem às novas regras para gestão documental no setor da educação determinadas pelo Ministério da Educação e Cultura (MEC), que regulam a digitalização, preservação e guarda de todo o seu acervo acadêmico. A Portaria 315 do MEC tem previsão para entrar em vigor para abril de 2020.

E esse acervo acadêmico não é pequeno. Inclui desde a inscrição no processo seletivo até a formatura, as IES são responsáveis pelo registro e conservação de todos os documentos que fazem parte da vida acadêmica do aluno – matrículas, provas, atestados, pesquisas, diplomas, histórico escolar, histórico financeiro, entre outras informações que devem ser inseridas na solução de gestão documental no setor da educação.

O desafio é grande, mas as vantagens da digitalização do acervo acadêmico são inúmeras. Para começar, temos o aumento da produtividade. Um funcionário da secretaria, por exemplo, leva cerca de 12 minutos para encontrar um documento em papel. Com a digitalização e implantação de um sistema de gestão documental, um arquivo pode ser encontrado em segundos. Além disso, temos a redução de custos com o fim das incontáveis impressões, manutenção de equipamentos, compra de insumos e do espaço ocupado por pilhas de arquivos.

Colaboração e segurança

Quando pensamos na digitalização do acervo acadêmico, certamente dois tópicos vêm logo à mente: certo, vamos poder compartilhar mais facilmente as informações, mas, ao mesmo tempo, como vamos garantir a segurança digital dessas informações?

Os dois tópicos estão interligados. Com a implementação de um sistema de gestão documental, todos os documentos são digitalizados, indexados e são perfeitamente rastreáveis. O acesso, seja via sistema ou web, é fácil, mas pode seguir rígidas regras de segurança, com senhas e permissões. Assim, só a pessoa autorizada terá acesso a determinado documento, inclusive especificando se tem permissão só para leitura ou pode fazer alterações ou compartilhar.

E também temos o problema da deterioração do próprio papel, já que certamente a sua instituição de ensino não deve contar com um arquivo como o de um museu, especialmente desenvolvido para preservar documentos históricos.

E, finalmente, temos a questão da continuidade do negócio. Infelizmente, nenhuma instalação está imune a desastres naturais. Com a digitalização do acervo acadêmico, todos os documentos estarão armazenados na nuvem em formato digital, e podem ser imediatamente enviados para o sistema local ou acessados via portal. E os arquivos físicos podem estar armazenados em salas cofre, com total segurança.

Não encare a obrigatoriedade da digitalização do acervo acadêmico como um problema, e sim como uma oportunidade de embarcar na jornada da transformação digital e aumentar a produtividade, reduzir custos, ganhar competitividade, atender as demandas de alunos altamente conectados e familiarizados com o uso de apps e, também, ser mais sustentável.

 

Carlos Alberto Ferraiuolo Jr.

Diretor de tecnologia e produtos da Access