* Nilson Yoshihara
Há alguns anos, as organizações públicas e privadas decidiram investir em estruturas formais para gerenciar seus processos. Essa iniciativa culminou no aumento dos chamados Center ofExcellence (CoE) em BPM (Business Process Management) ou escritório de processos. Acontece que, quando uma empresa decide por um CoE – na maioria das vezes apoiada por consultorias especializadas - é comum surgir a seguinte questão: “o escritório de processos deve ser implantado na área de negócios ou na TI?”.
Em muitos casos, a proposta para a criação de um escritório de processos é sustentada por um único departamento ou diretora e a implantação acontece na área de TI - quando há o apoio do gestor. Porém, quando a demanda pelo escritório de processos vem da alta direção, a sua implantação acaba sendo em áreas como planejamento ou assessoramento.
Mas, independentemente da área de implantação, a grande necessidade – e diferencial - é que o escritório de processos tenha atuação corporativa e ligada à estratégia da empresa. Sendo uma iniciativa corporativa, ele pode ser implantado na área de planejamento e trabalhar alinhado/integrado com a TI. Tendo uma atuação estratégica, o escritório de processos será defendido pela alta direção e contará com o apoio institucional necessário para ajudar a organização a atingir seus objetivos.
Além disso, diante das atuais plataformas tecnológicas de BPM disponíveis, é possível utilizar colaboração extrema para que os projetos relacionados à gestão de processos ocorram em unidades organizacionais distintas. Os projetos podem ocorrer paralelamente em toda companhia: na área de negócios com foco em documentação, qualidade e na área de TI, com foco em requisitos para desenvolvimento de sistemas ou implementação de soluções para automação de processos.
É fundamental que o gestor compreenda que os benefícios de um escritório de processos atingem toda a empresa, desde grandes projetos estratégicos até iniciativas menores, em áreas específicas. Porém, é importante ter em mente que o escritório de processos negocia, cria e mantém padrões de qualidade, mas cada departamento é gestor de seus próprios processos, gestão esta que envolve não só a operação do processo - como modelagem e documentação -, mas também sua melhora contínua.
Portanto, se uma empresa compreender que o CoE suporta as iniciativas de processos, e que cada unidade contribui com o seu BPM, será menos importante o local onde está implantado na estrutura organizacional. As técnicas e benefícios do BPM são para toda organização, e não apenas para estrutura que detém a tecnologia.
Por Nilson Yoshihara, Consultor de Pré-vendas – Software AG Brasil
