Em um mundo corporativo cada vez mais orientado por dados, otimizar o armazenamento, a organização e o acesso a documentos tornou-se um diferencial competitivo. Por isso, em 2025, a expectativa é que as melhores práticas de gestão documental estejam diretamente ligadas à segurança da informação, à conformidade regulatória e à digitalização inteligente.
É o que aponta Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, empresa especializada em gestão e proteção de documentos físicos e digitais: “A gestão de documentos do futuro exige um modelo moderno, digital e seguro. Para isso, será necessário adotar IA, armazenamento em nuvem, automação de workflows e conformidade - elementos-chave para garantir eficiência, segurança e competitividade”.
O executivo listou seis melhores práticas que devem ganhar força em 2025 na área de gestão documental. Elas seguem abaixo:
1 - Digitalização automática
Em 2025, a digitalização não é mais uma opção, mas uma necessidade. Conforme Araújo, ferramentas de captura automática, como OCR (Optical Character Recognition) e IA, permitem a conversão de documentos físicos em arquivos pesquisáveis e organizados de forma inteligente e devem ser adotadas amplamente.
2 - IA na organização documental
A utilização de IA para indexação, classificação e análise de documentos está revolucionando a gestão documental. Sistemas inteligentes podem categorizar arquivos automaticamente, identificar padrões de uso e sugerir fluxos de trabalho otimizados. Além disso, chatbots e assistentes virtuais serão cada vez mais utilizados para localizar documentos rapidamente, reduzindo o tempo gasto com buscas manuais.
3 - Armazenamento em nuvem com segurança reforçada
A segurança da informação é uma preocupação crescente. Para 2025, as empresas devem apostar em soluções de armazenamento em nuvem que ofereçam criptografia de ponta a ponta, autenticação multifator e políticas de acesso segmentado.
4 - Conformidade e governança de dados
Para Marcelo, com regulações cada vez mais rigorosas, como a LGPD e o GDPR, a governança documental precisa ser levada a sério. Isso inclui a definição de políticas claras de retenção e descarte de documentos, auditorias periódicas e monitoramento de acessos. A gestão documental deve estar alinhada à conformidade regulatória para evitar riscos legais e garantir transparência nos processos e esta é uma prática importante.
5 - Automação de fluxos de trabalho
“Os softwares de ECM (Enterprise Content Management) estão integrando workflows automatizados para aprovação de documentos, redução de burocracia e melhora na produtividade. A automação de processos documentais reduz erros humanos, aumenta a eficiência operacional e melhora a colaboração entre departamentos”, destaca o diretor.
6 - Sustentabilidade e redução do uso de papel
A agenda ESG (Environmental, Social, and Governance) está pressionando as empresas a adotarem práticas sustentáveis, e a redução do uso de papel é um dos principais focos. “A digitalização melhora a eficiência e reduz o impacto ambiental, tornando a gestão documental um fator estratégico dentro da política de sustentabilidade das companhias”, finaliza o executivo.
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