A atividade de gestão de documentos de arquivo (expressão definida na ABNT para records management) remonta há séculos onde os tabeliães ou notários eram responsáveis pela guarda dos instrumentos que formalizavam juridicamente a vontade das partes, nos atos e negócios jurídicos.
Aliás, o pai de Leonardo da Vinci era notário...
Este papel puro de Systems of Records - gestão de documentos de arquivo -começou a ser encorpado com novas possibilidades de tratamento da informação com o advento dos PCs que passaram a ser conectados em redes locais, permitindo a criação dos primeiros ambientes de colaboração.
Passa-se a engajar as pessoas sobre o conteúdo via web e posteriormente via redes sociais nos conceitos de Systems of Engagement.
E a máquina criadora de conteúdo é turbinada gerando cada vez mais conteúdo mais rapidamente.
Tanto conteúdo que começamos a ter a realidade ROT – Redundante, Obsoleto e Trivial, gerando enormes lixões digitais (de Digital Landfill – expressão criada por John Mancini).
Para separar o joio do trigo, precisamos conseguir diferenciar esta montanha de conteúdo e esta diferenciação só é possível se soubermos o que é aquilo.
A descrição do conteúdo pode estar em rótulos e/ou metadados externos, mas também pode depender do conteúdo propriamente dito.
Surgem então as primeiras técnicas de análise visando tirar inteligência deste conteúdo. Esta extração de inteligência do conteúdo é alavancada com o uso de sistemas cognitivos e semântica e é batizada de Systems of Understanding – Sistemas para o Entendimento – oferecendo visões estruturadas a partir do universo de informações não estruturadas.
Estas eras na gestão da informação estão vindo cada vez mais rapidamente em decorrência das mudanças tecnológicas. Mas lembre-se que uma era NÃO SUBSTITUI a era anterior e sim constrói sobre ela.
Não tem como fugir da lição de casa passando por cada uma das etapas. Querer começar a construção da casa pelo telhado para depois se preocupar com as fundações não vai dar certo.
Algumas organizações comentam sobre o fim do ECM.
Mesmo que isto ocorra, a base criada não vai deixar de existir e esta ainda demanda de muito esforço para ser considerada concluída.
Você não pode simplesmente jogar fora os seus acervos de Records Management e decidir que agora vai tentar algo diferente.
As organizações estão em diferentes estágios de maturidade entre si, com algumas organizações alavancando agressivamente os seus investimentos em Sistemas de Documento de Arquivo, Sistemas para Engajamento e agora, Sistemas para o Entendimento, para fomentar suas estratégias de automação, enquanto outras ainda se digladiam com a automação de processos básicos, tentando se livrar do papel.
Obviamente a maturidade da organização está diretamente relacionada com a competência de seus profissionais em conseguir visualizar as oportunidades e obter as vantagens competitivas nestes cenários.
Uma das razões pelas quais a AIIM tem atualizado o seu programa de certificação de profissionais em intervalos cada vez menores é exatamente para manter a maior aderência possível com o que está acontecendo neste fascinante mundo da gestão da informação. Entendido?
