Todo início de ano é o mesmo ritual angustiante: as empresas precisam decidir o que fazer com a montanha de papéis acumulados durante o exercício anterior, normalmente, armazenados em caixas abarrotadas de documentos trabalhistas, financeiros, contratuais, societários e fiscais. Para não correrem riscos com multas após fiscalização e ações em diversas esferas, os responsáveis devem escolher o que necessita ser guardado para respeitar a legislação, o que é importante para os negócios ou simplesmente descartá-los. Isso ocorre principalmente entre os setores que mais geram documentos, como grandes indústrias, varejistas, hospitais, universidades e instituições financeiras, bem como os responsáveis por fechamento de balanços na área contábil.Eduardo Gutierrez

Com o volume de papéis já no limite, precisam não apenas desafogar as áreas físicas para armazenagem como ainda criar mais espaço para os novos documentos que irão nascer no ano.  A saída é procurar uma das 70 empresas especializadas no gerenciamento de documentos no país, que, em conjunto, guardam mais de 40 milhões de caixas atoladas de tudo que é tipo de papelada corporativa.

“Para cada caixa destruída, por conter documentos com prazo vencido, quatro novas são arquivadas com o crescimento da burocracia no Brasil. Isso representa um crescimento de 25% ao ano. Por conta disso, acreditamos que em menos de quatro anos o setor irá duplicar de capacidade”, informa Eduardo Gutierrez, presidente da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) e da Keepers Brasil, pioneira no setor.

“Normalmente fazemos visitas técnicas para mapear as necessidades do cliente e sugerir ações, como a terceirização da guarda de dados”, explica Gutierrez. Segundo o executivo, uma boa triagem já representa economia de custos de manutenção, uma vez que 30% de toda a papelada é inútil e poderia ser eliminada e 37% das fotocópias impressas são desnecessárias.

No dia a dia do universo corporativo, uma série de documentos devem ser guardados entre cadastros de clientes, fichas, documentos trabalhistas e fiscais, entre outros. Na área trabalhista, por exemplo, há papéis que devem ser arquivados por cinco anos, como os comprovantes de aviso de férias, porém há outros relacionados ao INSS ou tempo de serviço que precisam ser mantidos por 30 anos ou mais. Na esfera tributária, de maneira geral, a lei determina a guarda por cinco anos, mas devido à complexidade fiscal e quando há questionamento da Receita Federal, não se pode eliminar o documento até que o processo seja finalizado, o que pode levar até dez ou 12 anos. Há ainda os casos em que é obrigatório o armazenamento vitalício, como prontuários médicos.

 

Negócio bilionário

 

As empresas especializadas na guarda e gestão de documentos  movimentaram mais de R$ 2 bilhões em 2013, um crescimento de cerca de 15% sobre o resultado de 2012, antecipa o presidente da ABGD.“Um desempenho que deve ser considerado excepcional, uma vez que a taxa média mundial está em torno de 2%”, analisa.

O crescimento da Keepers foi da ordem de 20% na área de guarda física de documentos. A empresa recebe cerca de dois milhões de documentos por mês.  Segundo um estudo da ABGD, no mínimo 2/3 das informações guardadas pelas empresas em suas dependências podem ser removidas de onde estão e transferidas para outros estabelecimentos que gerem menos custos, ou mesmo destruídas por serem obsoletas. Na Keepers Brasil, uma das soluções encontradas foi enviar toda a tonelada de papéis vencidos para reciclagem e todo o dinheiro arrecadado com a sua venda vai para obras sociais.

As caixas armazenadas nas empresas do setor de guarda e gerenciamento de documentos no somam cerca de 120 bilhões de documentos apenas no Estado de São Paulo. Se a papelada fosse enfileirada, daria para fazer 40 viagens de ida e volta à Lua. Além das caixas que abarrotam os galpões das firmas especializadas, estima-se que existam mais 50 milhões arquivadas nas empresas e instituições que ainda não terceirizaram a gestão de documentos - a maioria elas de pequeno e médio porte.