O mundo fiscal no Brasil é repleto de regras complexas e a guarda de documentos fiscais se enquadra entre as mais cruciais. A não observância de prazos pode levar a penalidades severas, inclusive com multas pesadas, autuações e até mesmo o risco de perder créditos fiscais.
Por isso, entender como e por quanto tempo esses documentos devem ser mantidos não é apenas uma questão de conformidade, mas uma parte essencial da gestão financeira e tributária.
Sobretudo porque, em muitas situações, os empresários podem até ser alvo de fiscalizações que, com a documentação inadequada ou ausente, tornam-se um verdadeiro pesadelo. Felizmente, uma boa organização pode ser a chave para evitar tais problemas.
No entanto, quando se trata de guarda de documentos fiscais, as empresas ainda podem se ver perdidas em meio a prazos, exigências e regulamentações. Muitos empresários acabam se confundindo com os detalhes e comprometem o futuro de seus negócios por não seguirem as exigências legais de forma adequada.
Neste artigo, vamos abordar tudo o que você precisa saber sobre o assunto: desde os tipos de documentos que devem ser guardados até às obrigações legais envolvidas, os melhores métodos de armazenamento e as consequências de não seguir as regras.
Se você ainda tem dúvidas sobre esse tema ou busca aprimorar a gestão fiscal da sua empresa, continue a leitura para descobrir como evitar os erros mais comuns e garantir que seu negócio esteja sempre dentro da legalidade.
Guarda de documentos fiscais: do que se trata?
Quando o tema é guarda de documentos fiscais, o ponto de partida é entender do que estamos falando.
O que são documentos fiscais e por que devem ser guardados?
Documentos fiscais são todos aqueles que registram as transações realizadas pela empresa e que têm impacto nas obrigações tributárias. Isso inclui, por exemplo, notas fiscais eletrônicas (NF-e), livros contábeis, recibos e boletos de pagamento.
Esses documentos são indispensáveis para que a Receita Federal possa verificar a regularidade tributária das empresas, além de ser uma ferramenta importante em processos de auditoria.
A guarda de documentos fiscais serve para comprovar que a empresa pagou seus tributos corretamente, sendo necessários para o controle tributário e para a conformidade com a legislação vigente.
No caso de uma auditoria ou fiscalização, se a empresa não apresentar os documentos necessários ou os apresentar fora do prazo de guarda, pode enfrentar problemas graves, incluindo a aplicação de multas e a perda de benefícios fiscais.
Leis e regulamentações brasileiras sobre a guarda de documentos fiscais
A guarda de documentos fiscais está regulamentada por diversas leis e regulamentações.
Código Tributário Nacional (CTN), Lei nº 5.172/1966
O Código Tributário Nacional (CTN), sancionado pela Lei nº 5.172 de 1966, é a principal legislação brasileira que regula as questões tributárias, fiscais e administrativas relacionadas ao sistema fiscal.
No que diz respeito à guarda de documentos fiscais, o CTN estabelece os direitos e deveres dos contribuintes, incluindo a obrigação de manter registros contábeis e fiscais que comprovem a regularidade das operações realizadas.
De acordo com o CTN, os contribuintes são obrigados a manter os documentos fiscais por prazos específicos, que variam de acordo com o tipo de tributo ou operação realizada.
A retenção adequada desses documentos é essencial para garantir que a empresa consiga se defender de possíveis autuações fiscais, além de contribuir para a transparência na apuração dos tributos devidos.
É importante destacar que o Código Tributário Nacional também define que os documentos fiscais devem ser mantidos de forma acessível para facilitar a fiscalização. Caso uma empresa não cumpra essa obrigação, ela poderá ser penalizada pela Receita Federal e outros órgãos competentes.
Lei nº 8.846/1994
A Lei nº 8.846, de 21 de janeiro de 1994, trata de diversas questões relacionadas à fiscalização tributária e também aborda a guarda e a manutenção dos documentos fiscais pelas empresas.
Essa lei dispõe sobre o procedimento administrativo fiscal e estabelece as responsabilidades das empresas em relação ao cumprimento das obrigações tributárias, incluindo a conservação dos documentos.
A principal implicação dessa lei para a guarda de documentos fiscais é a obrigatoriedade de manter registros e comprovantes de todas as operações realizadas, por prazos específicos.
Ela define que a retenção desses documentos deve ser realizada de maneira sistemática e organizada, de modo a facilitar a verificação de eventuais inconsistências por parte da Receita Federal ou outros órgãos fiscalizadores.
De acordo com a Lei nº 8.846/1994, as empresas também devem garantir que os documentos estejam disponíveis para auditorias fiscais, caso necessário. A falta de conformidade pode resultar em penalidades, como multas ou a suspensão de benefícios fiscais.
RICMS/2000, artigos 202 e 230
O Regulamento do ICMS (RICMS), instituído em 2000, é um conjunto de normas que regulam o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) no estado de São Paulo e outros estados.
Nos artigos 202 e 230, o regulamento aborda a obrigatoriedade de retenção de documentos fiscais e contábeis para empresas que realizam transações sujeitas ao ICMS.
O artigo 202, por exemplo, estipula que as empresas devem manter todos os documentos fiscais referentes ao ICMS por um período de 5 anos, o que é considerado o prazo para a prescrição do crédito tributário.
Já o artigo 230 trata das obrigações acessórias relacionadas à guarda de documentos, destacando a importância de manter registros detalhados sobre a circulação de mercadorias e a prestação de serviços.
Esses artigos também enfatizam a necessidade de organização e armazenamento adequado dos documentos fiscais, de modo a garantir que as informações possam ser consultadas rapidamente durante uma eventual fiscalização ou auditoria. A não observância dos prazos e das exigências de guarda pode acarretar em autuações e multas elevadas.
Lei 13.874/2020
A Lei 13.874, sancionada em 2020, é uma importante atualização que altera a forma como a legislação fiscal brasileira trata a burocracia tributária, especialmente no que se refere à guarda de documentos fiscais.
Conhecida como a Lei da Liberdade Econômica, ela visa reduzir a burocracia e criar um ambiente mais favorável ao empreendedorismo, estabelecendo novas normas para a gestão fiscal das empresas.
Essa lei trouxe alterações no que diz respeito à digitalização de documentos fiscais, permitindo que as empresas possam armazenar seus documentos de forma eletrônica, desde que isso não prejudique a integridade e a autenticidade dos dados.
A Lei 13.874/2020 também flexibiliza a exigência de armazenamento físico, promovendo uma maior aderência à tecnologia e à automação. Além disso, a Lei da Liberdade Econômica estabelece que os documentos digitais devem ser arquivados de maneira que garantam a segurança e a integridade das informações.
Isso significa que, mesmo com a possibilidade de digitalização, as empresas continuam obrigadas a adotar medidas rigorosas para a proteção dos dados e o cumprimento das regulamentações fiscais.
Consequências legais por não guardar documentos fiscais corretamente
Não seguir as regras de guarda de documentos fiscais pode resultar em sérias consequências para a empresa. Uma das principais punições é a aplicação de multas pela Receita Federal, que pode ser bastante onerosa.
Além disso, a ausência de documentos pode acarretar em autuações fiscais, em que o fisco não consegue verificar os valores pagos em tributos, o que pode resultar no pagamento de tributos retroativos.
Outra consequência de não manter os documentos fiscais em conformidade com a legislação é a dificuldade de contestar um erro ou revisão fiscal. Quando os documentos não estão disponíveis, a empresa perde a capacidade de se defender em uma eventual revisão, podendo ser obrigada a pagar tributos não devidos.
Em casos mais graves, a empresa pode ser submetida a fiscalizações mais intensas, o que pode resultar em um processo de verificação detalhada, aumentando o tempo e os custos envolvidos com a regularização das pendências fiscais.
Prazos específicos para a guarda de documentos fiscais
Os prazos de guarda dos documentos fiscais variam conforme o tipo de documento. Para garantir o cumprimento da legislação, é importante entender as especificidades de cada categoria.
Por exemplo, documentos como notas fiscais eletrônicas e livros contábeis precisam ser mantidos por, no mínimo, 5 anos. Esses prazos são essenciais, pois a Receita Federal pode exigir esses documentos para auditorias e fiscalizações durante esse período.
Além disso, certos documentos fiscais, como recibos e comprovantes de pagamento, podem ter prazos de guarda diferentes. Alguns precisam ser mantidos por apenas 5 anos, enquanto outros, dependendo do tipo de imposto ou contribuição, podem exigir um período de guarda superior.
É importante que as empresas se atentem a esses prazos, pois o não cumprimento pode gerar penalidades severas.
Outro ponto relevante é que a guarda desses documentos deve ser feita de forma adequada, sem prejuízo da integridade do material.
Diferença entre documentos fiscais e contábeis
Uma dúvida comum é a diferença entre documentos fiscais e contábeis, ambos essenciais para a gestão tributária de uma empresa.
Documentos fiscais são aqueles que comprovam a realização de uma operação de compra e venda, como notas fiscais eletrônicas, recibos e comprovantes de pagamento. Esses documentos são utilizados para comprovar a regularidade das transações comerciais realizadas pela empresa.
Já os documentos contábeis são mais voltados para a apuração e o controle das operações financeiras da empresa. Livros contábeis, como o Livro Diário e o Livro Razão, são utilizados para registrar e controlar as entradas e saídas de recursos financeiros.
Esses documentos são fundamentais para a apuração dos impostos e a elaboração das demonstrações contábeis.
Embora tanto os documentos fiscais quanto os contábeis sejam essenciais para a conformidade tributária, eles têm propósitos diferentes. Documentos fiscais são voltados para o controle das transações comerciais, enquanto documentos contábeis têm um caráter mais abrangente e financeiro.
Ambos, no entanto, devem ser guardados pelo mesmo período, que é de, no mínimo, 5 anos, para que a empresa se mantenha regularizada perante a Receita Federal.
Como organizar e armazenar documentos fiscais de forma segura e acessível?
A organização dos documentos fiscais deve ser vista como uma prioridade dentro de qualquer empresa. Quando bem organizados, os registros podem ser acessados rapidamente em caso de fiscalização.
Além disso, a organização facilita o controle e o gerenciamento de processos fiscais e contábeis, o que é fundamental para a boa saúde financeira do negócio.
Uma das melhores práticas de organização é classificar os documentos de acordo com o tipo e a data de emissão. É recomendável agrupar as notas fiscais eletrônicas separadas das notas fiscais físicas, bem como os livros contábeis de outros documentos fiscais.
Essa classificação facilita a localização de documentos específicos e diminui o risco de extravios ou perda de informações cruciais.
Outro ponto essencial é a manutenção de um sistema de controle digital ou físico eficiente. Isso pode incluir o uso de software de gestão fiscal ou até mesmo planilhas organizadas, dependendo das necessidades da empresa.
O importante é que o sistema seja intuitivo e de fácil acesso, permitindo que qualquer pessoa responsável pela gestão fiscal consiga localizar rapidamente os documentos necessários.
Armazenamento físico vs. digital: qual a melhor opção?
A escolha entre o armazenamento físico e o armazenamento digital dos documentos fiscais depende das preferências da empresa e das exigências legais. Ambos os métodos têm vantagens e desvantagens que precisam ser analisadas para decidir qual é o mais adequado.
O armazenamento físico é um método tradicional, onde os documentos fiscais são guardados em arquivos, pastas e caixas. A principal vantagem desse método é a facilidade de acesso físico e a ausência de necessidade de equipamentos tecnológicos específicos.
No entanto, ele apresenta desvantagens, como o risco de deterioração dos documentos e o espaço físico necessário para a guarda, que pode se tornar um problema à medida que a empresa cresce.
Por outro lado, o armazenamento digital vem ganhando popularidade, principalmente com o advento das notas fiscais eletrônicas. Uma das maiores vantagens desse modelo é que ele economiza espaço físico e facilita o acesso remoto aos documentos.
Além disso, a digitalização permite maior segurança, pois os documentos digitais podem ser armazenados em backups, evitando que se percam por problemas como incêndios ou danos físicos.
Entretanto, para que o armazenamento digital seja eficaz, é necessário seguir alguns cuidados. A digitalização de documentos fiscais deve ser feita de maneira correta e organizada.
A empresa também deve garantir a segurança digital, utilizando sistemas de criptografia e backup em nuvem, a fim de evitar problemas relacionados à perda de dados ou invasões cibernéticas.
Melhores práticas para armazenar documentos fiscais de forma digital e segura
Quando se adota a digitalização dos documentos fiscais, é crucial implementar boas práticas de armazenamento digital para garantir sua integridade e segurança.
O primeiro passo é escolher ferramentas e plataformas adequadas que atendam às necessidades da empresa. Existem diversas plataformas no mercado que oferecem soluções completas para o gerenciamento de documentos fiscais digitais.
Algumas dessas plataformas oferecem organização automática, classificação inteligente e até busca por palavras-chave para facilitar o processo de localização.
Garantindo a segurança e a conformidade na guarda digital
Manter documentos fiscais de forma digital exige uma abordagem rigorosa para garantir segurança e conformidade.
O uso de criptografia é fundamental para proteger os documentos digitais contra acessos não autorizados. Além disso, a autenticação de dois fatores e o uso de senhas fortes ajudam a garantir que somente usuários autorizados possam acessar as informações fiscais.
A conformidade com as regulamentações fiscais também deve ser uma prioridade. As empresas devem assegurar que os documentos digitais estejam em conformidade com as exigências da Receita Federal e outros órgãos de fiscalização.
Isso inclui garantir que os documentos digitais possam ser facilmente acessados, auditados e preservados de acordo com os prazos de guarda determinados por lei.
Além disso, as plataformas digitais devem estar atualizadas em relação às normas fiscais. Utilizar ferramentas de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é uma ótima maneira de garantir que os documentos estejam organizados e protegidos de acordo com as regulamentações.
A auditoria interna regular também é essencial para identificar falhas no processo e manter a conformidade contínua.
Por fim, é fundamental ter uma estratégia de backup e recuperação de dados. A perda de dados fiscais pode acarretar sérios problemas, desde complicações com a Receita Federal até prejuízos financeiros.
Por isso, é recomendável armazenar cópias de segurança dos documentos em múltiplos locais, como em nuvem e em dispositivos físicos, como HDs externos ou servidores dedicados.
Com essas práticas de backup, a empresa assegura que seus documentos estarão sempre disponíveis, independentemente de falhas no sistema.
Por que terceirizar a gestão de documentos fiscais pode ser vantajoso?
A terceirização da guarda e gestão de documentos fiscais pode proporcionar diversos benefícios, como a redução de custos com armazenamento e a otimização de processos.
Ao confiar a gestão dos documentos fiscais a um parceiro especializado como a Central Inf, sua empresa pode evitar falhas na organização e no cumprimento das normas fiscais.
Outro benefício importante é a segurança na gestão de documentos fiscais. A Central Inf adota tecnologias avançadas para garantir a proteção e conformidade com as exigências legais.
A terceirização permite que sua empresa minimize riscos, como perda de documentos ou falhas na conformidade tributária, que poderiam resultar em multa ou problemas fiscais.
Por fim, a terceirização proporciona mais tranquilidade à sua empresa, que pode confiar em um time de especialistas para cuidar dos documentos fiscais de forma profissional e segura. Isso garante que a empresa esteja sempre atualizada e em conformidade com as normas fiscais, reduzindo os custos com gestão interna.
Como a Central Inf pode ajudar na guarda e gestão de documentos fiscais da sua empresa
Com a crescente demanda por conformidade fiscal e a necessidade de otimizar a gestão de documentos, a Central Inf tem se destacado como especialista na implementação de soluções digitais para a guarda e gestão de documentos fiscais.
Além de oferecer soluções completas para digitalização de documentos, podemos proporcionar uma gestão mais eficiente com automação de processos. Dessa forma, sua empresa ganha em agilidade, redução de custos e segurança na manipulação e armazenamento de dados fiscais.
Com uma equipe altamente qualificada e tecnologias de ponta, ajudamos a proporcionar mais eficiência e segurança no dia a dia da sua empresa. Por isso, agora que você já sabe um pouco mais sobre a guarda de documentos fiscais, entre em contato conosco agora mesmo e descubra como podemos transformar a gestão fiscal da sua empresa!
Publicado originalmente em Central Inf
