Por Equipe Prado Chaves,
Conhecer as boas práticas para o descarte de documentos é essencial para a regularidade e a segurança da empresa. Aprenda como fazer isso!
O dia a dia de um negócio envolve a gestão de diversos arquivos. No entanto, embora muitos sejam necessários e exijam o arquivamento por um longo período, outros podem ser descartados por já terem cumprido a sua finalidade. Logo, é importante saber como fazer o descarte de documentos corretamente.
Afinal, isso garante que a empresa não terá um acúmulo desnecessário de arquivos, enquanto assegura que o descarte acontecerá somente no momento correto. Ainda, é importante que os dados estejam protegidos, evitando a recuperação por terceiros.
Com tantas questões, é fácil entender a importância do descarte correto de documentos. Mas se você ainda não sabe como fazer isso, continue lendo e confira os passos fundamentais!
Entenda o tempo adequado de armazenagem de documentos
O primeiro ponto para um descarte correto é entender a partir de qual momento os documentos podem ser destruídos. Para auxiliar, a empresa pode contar com uma tabela de temporalidade documental (TTD). Ela trata do ciclo de vida do arquivo, abordando questões importantes da gestão documental e o prazo durante o qual eles devem ser mantidos.
Com essa organização, é possível que os arquivos sejam armazenados de maneira que considere os prazos de descartes, facilitando o controle pela equipe e a realização do processo de destruição quando chegar o momento certo.
Na prática, isso evita erros que podem prejudicar a empresa, como ao se desfazer de um documento antes do prazo. Ao mesmo tempo, previne o acúmulo excessivo de arquivos, com itens que não são mais necessários.
Conheça as leis que regulamentam o descarte de documentos
Para que a TTD seja desenvolvida corretamente, é preciso considerar a legislação. Por exemplo, existem documentos necessários para comprovar obrigações tributárias, trabalhistas ou previdenciárias da empresa e que podem ser necessários por um período determinado.
Geralmente, ele é equivalente ao prazo em que podem ser iniciados processos judiciais discutindo as questões relacionadas aos arquivos. Logo, o descarte antecipado pode levar a aplicação de multas e outras penalidades às empresas.
Além disso, é preciso ter atenção a outras leis. Por exemplo, o Decreto nº 10.278/2020 traz regras sobre a digitalização de documentos públicos e privados, com requisitos para que eles possam substituir as cópias originais.
No entanto, antes do descarte, é preciso verificar se eles não têm valor histórico, conforme o seu segmento e a sua atividade. Para sanar a dúvida, vale recorrer ao Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
Adote práticas para garantir a segurança do descarte dos arquivos
Você já aprendeu que é preciso ter uma tabela de temporalidade e observar a legislação para garantir que os descartes de documentos aconteçam somente nos prazos adequados. Porém, também é importante garantir que esse processo seja seguro, adotando boas práticas.
Por exemplo, para proteger os dados, os documentos devem ser inutilizados/destruídos e passar por processos que impeçam o seu reúso, quando for o caso. Outro ponto relevante é considerar a adoção de práticas sustentáveis, como ao dar a destinação correta aos papéis após a sua devida inutilização/destruição.
No caso de registros virtuais, tenha em mente que apenas deletar arquivos pode não ser suficiente. Existem meios de recuperar documentos — inclusive, como medida de segurança para situações de danos indevidos aos arquivos. Assim, vale a pena adotar ferramentas e softwares específicos para garantir a destruição total dos registros.
Conte com suporte profissional para a gestão documental
Para auxiliar com o descarte de documentos, a empresa pode recorrer ao suporte profissional. Existem negócios especializados na gestão documental, oferecendo auxílio em diversas atividades relacionadas, como digitalização, organização e, até mesmo, a destruição segura.
Com conhecimentos específicos, os profissionais conseguem ajudar com questões relacionadas à tabela de temporalidade e definição do momento ideal para descartar cada arquivo. Além disso, podem identificar esses documentos para aplicar métodos de destruição segura, protegendo a empresa.
Seguindo os passos que você conferiu nesse post, a sua empresa terá condições de fazer o descarte de documentos da maneira certa, garantindo mais proteção em todo o processo. Porém, para ter mais segurança e praticidade, você pode contar com o suporte profissional da Prado Chaves.
Que tal aprender mais sobre o assunto? Complemente a sua leitura e descubra como fazer a destruição segura dos documentos da empresa!
Publicado originalmente em Prado Chaves.