A unidade do Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) no Rio Grande do Sul inova mais uma vez ao 
escolher o fluig, plataforma de produtividade e colaboração da TOTVS, para otimizar o atendimento aos seus clientes. A entidade oferece soluções em educação, consultoria, acesso ao crédito e ao mercado, além de incentivar a abertura de novos pequenos negócios e a qualificação das empresas gaúchas já existentes.
Com a solução fluig, o Sebrae RS digitalizou mais de 15 processos administrativos, como controle de pagamentos, emissão de protocolos, elaboração de propostas de apoio de projetos, solicitações de compras, aprovações e acompanhamento de planos de ação. A plataforma acabou de ser implantada na unidade, mas já é possível mensurar resultados e benefícios.
Para se ter ideia do volume dos processos efetuados pela unidade gaúcha do Sebrae, por mês são emitidas mais de 2000 notas fiscais, todas processadas pelo fluig. Esse número corresponde a apenas um dos 15 complexos processos automatizados com o uso da ferramenta.
Algumas propostas de cooperação técnica com parceiros demoravam até quatro meses para serem emitidos. Tempo que já diminuiu pela metade com a aplicação do fluig. Em geral, o uso da plataforma faz com que o prazo de todos os serviços prestados pelo Sistema, como o reagendamento de uma consultoria, diminua expressivamente, de 10 para 3 dias na média mensal.
O Sebrae trabalha com muitos parceiros, como universidades, associações e entidades de classe. E são várias as transações necessárias entre eles para fechar um projeto. O fluig permitiu eliminar toda a burocracia e evita a troca e envio de papéis na hora de fechar uma parceria, por exemplo. Tudo é resolvido online e o pequeno empreendedor recebe os produtos e serviços de forma muito mais rápida.
“Pesquisamos no mercado uma ferramenta moderna e efetiva com recursos de gestão de processos e que incorporasse também a gestão eletrônica de documentos. A melhor solução que encontramos foi o fluig, pois além de permitir a integração total e transparente com o nosso ERP TOTVS, o custo era bem interessante. O investimento ficou compatível com o nosso orçamento, bem diferente de soluções internacionais e que possuem recursos tecnológicos semelhantes”, destaca Roberto Woltmann, gerente de TI e Gestão de Processos do Sebrae/RS.
Nomeado internamente de Projeto Orbe, a implantação da plataforma levou cinco meses, levando em consideração a migração do antigo sistema de ECM utilizado até os testes finais. Atualmente, cerca de 350 funcionários acessam o fluig nas operações do dia a dia da entidade, tanto local como remotamente. “Usufruir dos recursos de mobilidade ajudou muito no aumento da nossa produtividade. Com o fluig, todo o nosso corpo executivo, incluindo diretores e gestores, consegue acompanhar o andamento das ações, autorizar e aprovar documentos de forma simples e rápida, de qualquer lugar, em qualquer hora”, acrescenta o gerente de TI.
Outro recurso que a entidade está começando a utilizar da ferramenta é o card de rede social corporativa, com o objetivo de consolidar toda a comunicação interna. Com essa iniciativa, o Sebrae/RS eliminará a antiga intranet que possuía para configurar toda a interação entre colaboradores e áreas diretamente no fluig. Para o futuro, há a previsão de implantar novas funcionalidades de e-learning para capacitações e treinamentos internos.
“Poder oferecer nossa tecnologia para uma entidade de extrema relevância aos pequenos empreendedores, como o Sebrae, nos deixa muito felizes. Nosso objetivo é estimular a produtividade nas empresas e, se este benefício se estende ao atendimento de novos empresários, aumentamos a eficiência de todo um ecossistema”, reforça Gilmar Hansen, diretor de produto fluig.
